Gjetja e dublikatave të bezdisshme në ACT tuaj! Baza e të dhënave 2007 është e ndërlikuar por jo e pamundur. Sepse të kesh regjistrime të shumta për të njëjtin person ose kompani është e zakonshme, VEPRO! ju mundëson të kontrolloni lehtësisht për regjistrime të kopjuara bazuar në kriteret e paracaktuara. Më pas mund të krijoni një kërkim të të dhënave të kopjuara dhe t'i fshini ato. Ju gjithashtu mund të ndryshoni kriteret e përdorura për të gjetur këto regjistrime të kopjuara.
Për të eliminuar kontaktet e kopjuara, ndiqni këto hapa:
1. Nga çdo AKT! ekran, zgjidhni Mjetet -> Skano për Dublikata.
Si parazgjedhje, ACT! kërkon rekorde kontakti të kopjuara bazuar në emrin e kompanisë, emrin e kontaktit dhe numrin e telefonit. Nëse përmbajtja e këtyre tre fushave është identike për dy ose më shumë kontakte, ACT! i sheh ato si dublikatë. Tani mund të specifikoni se si VEPRON! kontrollon për regjistrime të dyfishta të kontakteve në kutinë e dialogut Kontrollimi i dyfishtë.
2. Në zonën Find Duplicate Contacts, zgjidhni tre fushat që dëshironi ACT! për t'u përdorur për të kërkuar të dhëna kontakti dublikatë.
3. Klikoni OK.
Hapet Lista e Kontakteve, së bashku me një kuti dialogu që ju informon se janë gjetur dublikatë, duke pyetur nëse dëshironi t'i kombinoni ato. Nga kjo listë, ju mund të fshini të dhënat, të mbani shënime ose të kombinoni regjistrime të kopjuara.
4. Nëse dëshironi të kombinoni dublikata, klikoni Po për të vazhduar në prompt.
Hapet dritarja Kopjo/Lëviz të dhënat e kontaktit. Kjo është e para nga gjashtë dritaret që kaloni kur bashkoni kontakte të dyfishta. Bashkimi i dublikatave është një detyrë e ngadaltë, rraskapitëse; ju duhet të bashkoni dublikatat tuaja në një bazë çift pas çifti. Pasi kontaktet janë bashkuar së bashku, nuk ka funksion të shkrirjes. Vazhdoni me kujdes!
Ndërsa përparoni përmes magjistarit, ju kryeni gjashtë detyrat e mëposhtme:
• Zgjidhni një grup dublikatash.
• Vendosni nëse dëshironi të kopjoni informacionin nga regjistrimi i parë i kontaktit në regjistrimin e dytë të kontaktit — ose anasjelltas.
• Zgjidhni një burim dhe një kontakt. Në varësi të zgjedhjes suaj, njëri prej kontakteve bëhet burimi dhe tjetri është objektivi. Si parazgjedhje, kontakti i ri, i bashkuar përmban të gjithë informacionin e synuar. Nëse dëshironi të ruani ndonjë informacion të fushës së burimit, klikoni në fushë dhe më pas klikoni butonin Kopjo.
• Zgjidhni nëse dëshironi të zhvendosni informacion shtesë nga burimi në objektiv ose që informacioni të mbetet i dyfishuar në të dy regjistrimet.
• Zgjidhni elementet shtesë që dëshironi të bashkoni së bashku: shënime, histori, aktivitete, mundësi, kontakte dytësore dhe dokumente. Nëse kontakti i burimit ka tre shënime dhe objektivi ka katër shënime të ndryshme, kontakti përfundimtar përfundon me shtatë shënime.
• Tregoni nëse do të mbani apo fshini regjistrimin burimor. Për lehtësinë tuaj, ACT! përmbledh informacionin për ta bërë më të lehtë vendimin tuaj. Nëse vendosni të fshini regjistrimin burimor, klikoni Po në paralajmërimin e frikshëm që konfirmon se mund të humbisni informacionin.
5. Klikoni Finish.
Dy regjistrimet tuaja të kopjuara bashkohen në një.
Nuk mund të fshish të dhënat e fshira ose informacionet e kontaktit. Nëse fshini pa dashje informacione të rëndësishme, shkoni menjëherë te skedari juaj rezervë dhe rivendosni informacionin tuaj.