Përpara se të dërgoni një mesazh e-mail në Lotus Notes 6, mund të përcaktoni Opsionet e Dorëzimit, Opsionet e Sigurisë dhe Pullat e humorit. Përdorni këto sugjerime të Shënimeve për t'i bërë të ditur marrësit tuaj se sa i nxehtë është mesazhi juaj ose cili është disponimi juaj; ose për të kërkuar konfirmimin e dorëzimit, për të caktuar kohën e dorëzimit dhe më shumë.
Pasi të përfundoni me kompozimin e trupit të mesazhit tuaj, klikoni butonin Opsionet e dorëzimit atje lart në shiritin e Veprimit, i cili çon, në mënyrë të pashmangshme, në kutinë e dialogut Opsionet e dorëzimit siç tregohet në figurën 1. Në këtë kuti dialogu, keni disa zgjedhje për dorëzim dhe siguri dhe argëtim.
(Ju mund të vini re në udhëtimet tuaja dhe në kutinë e dialogut se ka një skedë Advanced - lajmi i mirë është se ndoshta nuk do t'ju duhet të ngatërroni me të.)
Figura 1: Vendosni opsionet e dorëzimit këtu.
Në seksionin Opsionet e dorëzimit, mund të shënoni nivelin e rëndësisë së mesazhit tuaj: i ulët, normal ose i lartë. Ju mund të vendosni Shënimet për të shënuar mesazhet që i shënoni si Rëndësi të Lartë; këto mesazhe shfaqen me një ikonë zarfi të kuq në kutinë hyrëse të marrësit tuaj. Përdoreni këtë veçori për të paralajmëruar marrësin tuaj për një mesazh veçanërisht të rëndësishëm, urgjent ose ndryshe kritik për kohën.
Përdorimi i listës Mood Stamp është një mënyrë për të hyrë në kontakt me fëmijën tuaj të brendshëm (elektronik). Një vulë humori është vetëm një fotografi që shfaqet në krye të trupit të mesazhit tuaj, në mënyrë që lexuesi juaj të dijë se si ndiheshit kur dërguat mesazhin. Mesazhet e vulosura me humor shënohen gjithashtu si të tilla në kutinë hyrëse të marrësit.
Ju keni disa pulla humori për të zgjedhur, duke përfshirë Private, Flaka dhe Shaka. Për argëtim, provoni secilin për të parë se si duken. Zgjedhja e Shakasë është e dobishme nëse doni të dërgoni një mesazh që është thjesht pak sarkastik dhe duhet të siguroheni që lexuesi juaj të kuptojë se po, thjesht po talleshe!
Për të zgjedhur një pullë, kliko shigjetën poshtë pranë listës rënëse Mood Stamp. Lëvizni nëpër listë për të bërë zgjedhjen tuaj. Për të parë paraprakisht një pullë humori, klikoni emrin e saj në listën rënëse dhe ikona e saj shfaqet nën atë listë. Klikoni butonin OK, dhe Mood Stamp shfaqet në mesazhin tuaj të ri. Nëse nuk dëshironi asnjë vulë humori në mesazhin tuaj në dalje, thjesht lini grupin e parazgjedhur Normal.
Bëni zgjedhje nga lista e opsioneve të Raportit të dorëzimit për të specifikuar se kur dhe nëse do të njoftoheni për statusin e dorëzimit të mesazheve tuaja. Katër zgjedhjet tuaja në lidhje me raportin e dorëzimit janë vetëm në rast dështimi, konfirmoni dorëzimin, gjurmoni rrugën e plotë dhe asnjë.
Nëse zgjidhni një opsion "Raporti i dorëzimit" të ndryshëm nga "Asnjë", do të merrni një raport konfirmimi të dorëzimit (vetëm një mesazh me email nga rrjeti juaj për ju) sapo të arrijë mesazhi që keni dërguar. Kur do të jetë kjo varet tërësisht nga rrjeti. Nëse marrësi juaj është larg - në një kompani tjetër, për shembull - mund të duhen disa orë apo edhe një ditë të tërë që mesazhi të dërgohet.
Një zgjedhje tjetër nga kutia e dialogut Opsionet e dorëzimit - Prioriteti i dorëzimit - lidhet me sa shpejt dëshironi që Shënimet të dërgojnë mesazhin tuaj:
Nëse po përfshini një bashkëngjitje të madhe në një mesazh, merrni parasysh ta shënoni atë si me përparësi të ulët. Mesazhi nuk do të dërgohet derisa të jeni në shtëpi në gjumë të thellë, por mund t'i kushtojë më pak para kompanisë suaj për ta dërguar atë vonë natën. Ndoshta kjo është një mënyrë për të fituar atë çmimin Punonjësi i Muajit!
Ju nënshkruani mesazhe për të njëjtën arsye që nënshkruani çeqe ose dokumente zyrtare: për të treguar se ato janë vërtet nga ju. Ju nuk keni nevojë të nënshkruani një memo tako-me-për-kafe, por kur dërgoni një mesazh me informacione thelbësore ose të ndjeshme, mund të dëshironi që Shënimet 6 të vërtetojnë se mesazhi erdhi vërtet nga ju.
Tani, padyshim që nuk mund ta gërvishtni nënshkrimin tuaj në ekran në fund të një memo. (Epo, në fakt, ju mundeni, por shefi juaj nuk do ta vlerësonte atë.) Ju nënshkruani një mesazh duke zgjedhur kutinë e kontrollit "Sign" nën seksionin Opsionet e sigurisë të kutisë së dialogut Opsionet e dorëzimit.
Nënshkrimi që përdorni në Shënimet 6 është edhe më i vështirë për t'u falsifikuar sesa John Hancock juaj, sepse është një kod i veçantë kompjuterik numerik i shtuar në mesazh kur e dërgoni dhe kontrollohet nga kompjuteri i marrësit kur mesazhi hapet. Memo nuk ka një nënshkrim aktual në të, por ky lloj mesazhi shfaqet në fund të ekranit:
Nënshkruar nga Alan Dunkel/Primus në 02-07-02 8:30:46 AM, sipas Primus.
Sigurisht, bota po zvarritet me trupa të zënë, njerëz të këqij dhe spiunë. Nëse përdorni një modem, ju po i dërgoni mesazhet tuaja përmes linjave telefonike ku një person deri në asnjë të mirë mund të jetë në gjendje t'i përgjojë dhe lexojë disi ato. (Është me të vërtetë shumë e pamundur që kjo të ndodhë, por hej, nuk e dini kurrë.) Kjo nuk është një punë e madhe për mesazhet tuaja të rastësishme, por nëse dërgoni një mesazh që përfshin informacione të tilla si informacione konfidenciale të korporatës, vlerësime të performancës së punonjësve, ose thjesht thashetheme shumë, shumë të mira që nuk dëshironi t'i lexojë askush tjetër, mund t'i kodoni ato.
Kur përdorni opsionin e sigurisë së enkriptimit të Notes, jeni 100 për qind i sigurt se vetëm marrësi i synuar do të jetë në gjendje ta lexojë atë.
Për të enkriptuar një mesazh, zgjidhni kutinë e kontrollit Encrypt nga seksioni Opsionet e sigurisë në kutinë e dialogut Opsionet e dorëzimit. Klikoni OK për të mbyllur kutinë e dialogut kur të keni mbaruar.
Kur dërgoni një mesazh të koduar, Notes bën përleshjen për ju - prapa skenave. Kur marrësit hapin mesazhin, ata e shohin përmbajtjen ashtu siç e keni shkruar ju. Me fjalë të tjera, lexuesi i një mesazhi të koduar nuk duhet të bëjë ndonjë gjë të veçantë për të deshifruar një mesazh të koduar. Vetëm marrësit e synuar me ID-të e duhura të përdoruesit mund të lexojnë pjesën e koduar të mesazhit. I vetmi që do të shohë versionin aktual të ngatërruar është spiuni i varfër që përgjon mesazhin në tranzit.
Nëse po i dërgoni e-mail një personi që përdor një program tjetër të postës elektronike, ose nëse po dërgoni mesazhin tuaj nëpërmjet internetit, kontrolloni fillimisht me administratorin e Notes të kompanisë suaj për të parë nëse do të jeni në gjendje ta kodoni atë .
Nëse përdorni kutinë e dialogut Opsionet e dorëzimit për të kërkuar një faturë kthimi për një mesazh, rrjeti juaj ju njofton automatikisht kur marrësi lexon mesazhin tuaj. Kjo është e ndryshme nga kërkesa e një raporti të konfirmimit të dorëzimit, i cili ju tregon vetëm kur mesazhi mbërriti në bazën e të dhënave të postës së marrësit. Zakonisht do të kërkonit një raport marrjeje (thjesht aktivizoni kutinë e kontrollit të Faturës së Kthimit) për të parandaluar justifikimin "Unë kurrë nuk e pashë mesazhin tuaj" dhe kërkoni një Raport konfirmimi të dorëzimit për të eliminuar "Nuk e mora kurrë mesazhin tuaj; rrjeti duhet ta ketë humbur atë” justifikim.
Nëse po i dërgoni një mesazh dikujt që nuk përdor Shënimet ose nëse mesazhi juaj po kalon përmes Internetit, mund të mos jeni në gjendje të merrni raportet e marrjes prej tyre.
Një tjetër mundësi sigurie e Notes në dispozicionin tuaj është parandalimi i kopjimit. Kur zgjidhni kutinë e kontrollit Parandaloni kopjimin, mund të jeni i sigurt se personi që merr mesazhin tuaj nuk do të jetë në gjendje t'ia përcjellë atë askujt tjetër. Në fakt, ata as nuk do të jenë në gjendje ta kopjojnë (Redakto –> Kopjo) shënimin tuaj në Clipboard, në rast se synojnë një ngjitje pak të paligjshme (Edit –> Paste). Zgjedhja e opsionit "Parandalimi i kopjimit" siguron që ajo që i dërgoni një personi nuk do të postohet në të gjithë kompaninë tuaj.
Kur të keni mbaruar zgjedhjen e opsioneve të dorëzimit, klikoni OK për t'u kthyer te dokumenti juaj. Në shumicën e rasteve, pasi të vendosni për këto opsione, më pas klikoni butonin Dërgo dhe Skedar.
Nëse koka juaj po rrotullohet nga të gjitha këto mundësi shpërndarjeje, mos e lini që t'ju zhgënjejë. Ju duhet t'i përdorni ato vetëm në rrethana të veçanta. Në fakt, për shumicën e mesazheve, ju do të ndizni menjëherë nga opsionet e dorëzimit pa hapur kutinë e dialogut "Opsionet e dorëzimit" dhe pa një mendim të dytë. Çfarë lehtësimi!
Nëse zbuloni se jeni gjithmonë duke vizituar kutinë e dialogut Opsionet e dorëzimit për të nënshkruar dhe enkriptuar mesazhet tuaja, mund të zgjidhni kutinë e kontrollit Ruaj këto opsione sigurie si parazgjedhje. Në këtë mënyrë, çdo mesazh i ri që krijoni do të ketë të njëjtat cilësime sigurie. Sigurisht, gjithmonë mund të ndryshoni mendje duke u kthyer në kutinë e dialogut Opsionet e dorëzimit për të ndryshuar një cilësim të paracaktuar ose për të ndryshuar cilësimet e paracaktuara të sigurisë.
Lotus Notes 6 ju ndihmon të menaxhoni dhe organizoni të gjitha komunikimet e biznesit tuaj, duke përfshirë dokumentet, të cilat mund t'i hapni dhe modifikoni me një sërë mjetesh. Lotus Notes 6 gjithashtu para-programon disa faqeshënues të dobishëm në mënyrë që të mund të shkoni menjëherë në kutinë tuaj hyrëse ose në një pjesë të vogël të vendeve të tjera. Dhe, nëse ngecni, Lotus […]
Nëse keni nevojë për një ndihmë të vogël gjatë përdorimit të Lotus Notes 6 (dhe kush nuk ka nevojë për pak ndihmë herë pas here?), përdorni këshillat në tabelën e mëposhtme për të marrë ndihmë shpejt: Për ta bërë këtë Përdorni këtë Merrni ndihmë për detyrën aktuale F1 Gjeni një temë ndihme Ndihmë→ Temat e ndihmës Merrni ndihmë për mesazhet e gabimit […]
Lotus Notes 6 vjen me faqeshënues të gatshëm që mund t'i përdorni për të hapur kutinë tuaj hyrëse, librin e adresave dhe veçori të tjera. Këta faqeshënues shfaqen në anën e majtë të ekranit dhe tetë të parët ju ndihmojnë të hapni kutinë hyrëse Hapni kalendarin Hapni librin tuaj të adresave Hapni To Dos Hapni Replicatorin Hapni në të njëjtën kohë […]
Përpara se të dërgoni një mesazh e-mail në Lotus Notes 6, mund të përcaktoni Opsionet e Dorëzimit, Opsionet e Sigurisë dhe Pullat e humorit. Përdorni këto sugjerime të Shënimeve për t'i bërë të ditur marrësit tuaj se sa i nxehtë është mesazhi juaj ose cili është disponimi juaj; ose për të kërkuar konfirmimin e dorëzimit, për të caktuar kohën e dorëzimit dhe më shumë. Pasi të keni mbaruar kompozimin e trupit […]
Puna me dokumente në Lotus Notes 6 është e lehtë. Lotus Notes 6 ofron një shumëllojshmëri mjetesh të dobishme për t'ju ndihmuar të menaxhoni të gjithë komunikimin e biznesit tuaj. Tabela e mëposhtme tregon komandat që ju nevojiten për të kryer detyrat themelore: Për ta bërë këtë Provoni këtë Lexoni dokumentin e zgjedhur Shtypni Enter ose klikoni dy herë mbi dokumentin Fshi dokumentin e zgjedhur Shtypni […]
Për të krijuar një takim të ri, fillimisht hapni kalendarin tuaj dhe më pas klikoni butonin Programoni një takim në shiritin e veprimit. Shfaqet një formular bosh i Takimit. Në figurën 1, ju mund të shihni një formular mostër të Takimit. Figura 1: Krijimi i një takimi të ri. Shumica e fushave në një formular Takimi janë të njëjta me ato […]
Ju mund të dëshironi të krijoni një version të transmetuar të prezantimit tuaj në PowerPoint 2011 për Mac që mund ta shpërndani ose transmetoni. Ju nuk mund të jeni kudo dhe edhe pse anëtarët e audiencës tuaj nuk do të përfitojnë nga prania juaj fizike, ata të paktën do të jenë në gjendje t'ju dëgjojnë ndërsa shijojnë rrëshqitjen tuaj të PowerPoint 2011 […]
Një rregull i tregon Notes se çfarë të bëjë me disa mesazhe hyrëse. Për shembull, mund të keni një rregull që vendos gjithmonë mesazhe me një fjalë të caktuar në fushën e temës në një dosje të caktuar, ose një rregull që zhvendos e-mail nga një person i caktuar drejtpërdrejt në dosjen Trash, ose ndoshta një rregull që në çast [ …]
Kur nisni Lotus Notes 6, shihni faqen e mirëseardhjes. Ajo që shihni atje përcaktohet nga disa gjëra. Për shembull, megjithëse mund të ndryshoni paraqitjen dhe përmbajtjen e faqes së mirëseardhjes, duhet të dini gjithashtu se administratori juaj ka njëfarë kontrolli mbi atë që shihni, në mënyrë që të sigurohet që ju […]
