Krijimi i një rregulli në Lotus Notes 6

Një rregull i tregon Notes se çfarë të bëjë me disa mesazhe hyrëse. Për shembull, mund të keni një rregull që vendos gjithmonë mesazhe me një fjalë të caktuar në fushën e temës në një dosje të caktuar, ose një rregull që zhvendos e-mail nga një person i caktuar drejtpërdrejt në dosjen Trash, ose ndoshta një rregull që ndryshon menjëherë rëndësinë e çdo mesazhi që ju merrni nga shefi juaj për të Lartë. Shikoni rregullat tuaja duke klikuar fjalën Rregullat në panelin e lundrimit.

Për të krijuar një rregull të ri, së pari klikoni dosjen Rregullat në panelin e navigimit të postës suaj. Pastaj klikoni butonin Rregulli i ri i shiritit të veprimit. Figura 1 tregon kutinë e dialogut (mjaft të madhe) Rregulli i ri që shfaqet.

Figura 1: Krijoni një rregull të ri këtu.

Siç mund ta shihni nga Figura 1, kutia e dialogut Rregulli i Ri është i ndarë në tre seksione. Ky Rregull Is përcakton nëse rregulli është i aktivizuar, Specify Conditions vendos se cilat mesazhe do të veprojë rregulli dhe Specify Actions përcakton se çfarë do të bëjë rregulli me mesazhet që ai zgjedh.

Çdo rregull i ri që krijoni është i aktivizuar, si parazgjedhje. Megjithatë, mund të keni një rregull që dëshironi ta çaktivizoni përkohësisht; për shembull, ndoshta nuk dëshironi që mesazhet e postës hyrëse të dërgohen në atë dosje, për momentin. Në krye të kutisë së dialogut, përdorni butonat e radios Ky rregull është për të vendosur nëse rregulli po zbatohet. Zgjidhni butonin e radios On në fushë (parazgjedhja) dhe rregulli bën gjithçka që i keni thënë të bëjë. Nga ana tjetër, nëse zgjidhni butonin e radios Off, rregulli juaj pezullohet derisa ta aktivizoni përsëri.

Krijimi i një kushti rregulli

Fushat në seksionin Specifiko Kushtet e kutisë së dialogut Rregulli i ri përcaktojnë mesazhet për të cilat do të zbatohet rregulli juaj. Ideja bazë është që të përdoren këto fusha për të vendosur një kriter dhe më pas të përdoret butoni Shto për të ruajtur kushtin. Disa rregulla mund të kenë vetëm një kusht, si p.sh. Subjekti përmban të rriturit . Të tjerat mund të jenë më të ndërlikuara, me më shumë se një kusht. Për shembull, mund të keni një rregull që kërkon mesazhin hyrës me fjalët Përditësimet e shitjeve në rreshtin e temës që janë dërguar nga një djalë i quajtur Rob Fichtel.

Kur përcaktoni fushën e dytë rënëse në seksionin Specify Condits të kutisë së dialogut, mund të zgjidhni nga 13 vende të ndryshme për të parë:

• dërguesi: Zgjidhni mesazhet me emrin e personit që dërgoi mesazhin. Për shembull, mund të krijoni një rregull që kërkon automatikisht mesazhe nga shefi juaj.

• subjekti: Zgjidhni mesazhet bazuar në atë që është në temën e mesazhit, si p.sh. Përditësimi i shitjeve .

• trupi: Gjeni mesazhe me një fjalë ose frazë të caktuar kudo në trupin e mesazhit.

• rëndësia: Zgjidhni mesazhet bazuar në rëndësinë që dërguesi zgjodhi për të (I lartë/Mestar/I ulët).

• prioriteti i dorëzimit: Zgjidhni mesazhet bazuar në përparësinë e dorëzimit që autori i ka caktuar mesazhit.

• te: Zgjidhni mesazhet sipas emrit të personit ose personave në fushën Për të mesazhit.

• cc: Zgjidhni mesazhet me emrin e personit ose personave në fushën cc të mesazhit.

• bcc: Zgjidhni mesazhet sipas emrit të personit ose personave në fushën e mesazhit bcc.

• për ose cc: Zgjidhni mesazhet me emrin e personit ose personave në fushën Për ose cc të mesazhit.

• trupi ose subjekti: Futni një kriter që Shënimet do të kërkojnë si në temën ashtu edhe në pjesën e përgjithshme të mesazheve.

• Domeni i Internetit: Specifikoni mesazhe nga një kompani e caktuar, si p.sh. ibm.com ose yourcustomerscompany.com.

• madhësia: Specifikoni mesazhe të një madhësie të caktuar.

• të gjitha dokumentet: Zbatoni rregullin tuaj për të gjitha mesazhet e reja.

Pasi t'i tregoni Notes se ku të shikojnë, ju përdorni fushën e tretë të lëshimit në seksionin Specify Condits të kutisë së dialogut për t'i treguar Notes se çfarë lloj krahasimi ju intereson:

• përmban: Termi që futni në fushën e tretë mund të shfaqet kudo në fushën që zgjidhni në fushën e parë.

• nuk përmban: Çfarëdo që keni zgjedhur në fushën e parë nuk mund të përfshijë atë që vendosni në fushën e tretë.

• është: Çfarëdo që keni zgjedhur në fushën e parë duhet të jetë saktësisht e barabartë me atë që vendosni në fushën e tretë.

• nuk është: Çfarëdo që keni zgjedhur në fushën e parë nuk mund të jetë ajo që vendosni në fushën e tretë.

Së fundi, përdorni fushën e tretë në seksionin Specify Condits për t'i treguar Notes se çfarë po kërkoni. Thjesht shkruani termin e kërkimit - emrin e një personi, fjalën që dëshironi të gjeni në trupin e mesazhit, emrin e domenit të Internetit dhe kështu me radhë - në fushën e tretë.

Pasi të keni përcaktuar tre pjesët e kushtit, klikoni butonin Shto për të ruajtur kushtin. Nëse ndryshoni mendje pasi keni ruajtur një kusht, mund të përdorni butonat Hiq dhe Hiq të gjitha për të modifikuar çdo gabim. Duhet të zgjidhni kushtin në fushën Kur mbërrijnë mesazhet e postës që plotësojnë këto kushte dhe klikoni butonin Hiq për ta hequr atë.

Ndonjëherë mund të dëshironi një rregull me më shumë se një kusht. Ndoshta rregulli synon të gjejë mesazhe që janë nga një klient i caktuar dhe që gjithashtu kanë fjalët porosi e re në rreshtin e tyre të subjektit. Një rregull mund të ketë kushte sa të doni; thjesht vazhdoni të përdorni atë buton Shto nëse keni nevojë për më shumë se një.

Kur specifikoni kushte të shumta për një rregull, mund t'i thoni Notes të veprojë vetëm nëse plotësohet çdo kriter. Herë të tjera, ju mund të dëshironi që Shënimet të veprojnë nëse përmbushet ndonjë nga kriteret e specifikuara. Për shembull, në figurën 1, Shënimet konfigurohen për të fshirë çdo mesazh, trupi ose subjekti i të cilit përmban fjalën Adult . Fjala Adult nuk duhet të shfaqet në të dy vendet për të aktivizuar rregullin. Nëse preferoni, mund të konfiguroni Shënimet në mënyrë që fjala Adult duhet të shfaqet në trup dhe subjekt për të aktivizuar rregullin. Ju e kontrolloni këtë veçori duke zgjedhur DHE ose OSE në fushën e parë të lëshimit. Kjo fushë rënëse shfaqet vetëm pasi të keni klikuar Shto për të shtuar të paktën një kusht në rregullin tuaj.

Përcaktimi i veprimit të një rregulli

Pasi t'i tregoni Shënimeve se cilat mesazhe do të veprojë një rregull, përdorni seksionin Specifikoni veprimet e kutisë së dialogut për të përcaktuar se çfarë do të bëjnë Shënimet me ato mesazhe. Kjo është pjesa e kutisë së dialogut ku i thoni Notes se dëshironi që këto mesazhe të caktuara të zhvendosen në një dosje të caktuar, të fshihen e kështu me radhë.

Ky seksion i kutisë së dialogut ka dy fusha. E para - një listë rënëse - i tregon Notes se çfarë doni të bëni me këto mesazhe. Fusha e dytë i tregon Notes ku t'i vendosin ato.

Në fushën e parë, mund të zgjidhni nga gjashtë gjëra me një mesazh që plotëson kushtet që keni vendosur në krye të kutisë së dialogut Rregulli i ri:

• zhvendosja në dosje: Tregojuni Notes të zhvendosë mesazhet që përputhen në një dosje të caktuar, emrin e së cilës vendosni në fushën e dytë ose përdorni butonin Zgjidh për të zgjedhur, të cilat shfaqen kur zgjidhni këtë opsion.

• kopjoni në dosje: Tregojuni Notes të zhvendosin mesazhet që përputhen në një dosje të caktuar, emrin e së cilës vendosni në fushën e dytë ose përdorni butonin Zgjidh për të zgjedhur, të cilat shfaqen kur zgjidhni këtë opsion. Kjo ndryshon nga lëvizja në një dosje në atë që mesazhi mbetet në kutinë tuaj hyrëse.

• dërgo kopje te: Përcjell automatikisht mesazhin te dikush tjetër.

• caktoni datën e skadimit: Shënoni datën në të cilën mesazhi do të skadojë.

• ndryshoni rëndësinë në: Shënoni rëndësinë e mesazhit si të lartë, të mesëm ose të ulët — pavarësisht se si dërguesi e vendosi rëndësinë e mesazhit.

• fshij: Hiq mesazhin.

Pasi të përdorni këtë listë rënëse për të vendosur se çfarë do të ndodhë me mesazhet, përdorni fushën në të djathtë për të futur emrin e dosjes ose emrin e personit të cilit do t'i përcillet mesazhi, e kështu me radhë. Fusha në të djathtë shfaqet ose nuk varet nga ajo që keni zgjedhur në listën rënëse.

Pasi të përcaktoni gjendjen dhe veprimin e rregullit, klikoni butonin OK në fund të kutisë së dialogut Rregulli i ri për ta ruajtur atë. Rregulli juaj i ri do të shfaqet në pamjen e Rregullave në postën tuaj.

Ashtu si me kushtet, një rregull mund të ketë më shumë se një veprim. Për shembull, ju mund të vendosni një rregull që kërkon mesazhe nga një klient i caktuar dhe më pas ia përcjell automatikisht atë mesazh asistentit tuaj pasi ta keni depozituar mesazhin në një dosje të veçantë.