Як створити щомісячне відстеження витрат у Google Таблицях

Bạn muốn quản lý chi tiêu hàng tháng dễ dàng theo danh mục trong Google Sheets mà không cần dùng tới công thức phức tạp. Dưới đây là cách quản lý chi tiêu đơn giản trong Google Sheets.

Cách quản lý chi tiêu hàng tháng bằng Google Sheets

• Những cột nên bao gồm trong quản lý chi tiêu ở Google Sheets
• Cách tạo một menu thả xuống theo mã màu cho các danh mục chi tiêu trong Google Sheets
• Cách dùng định dạng ngày và tiền tệ trong Google Sheets
  • Định dạng ngày
  • Định dạng tiền tệ
• Cách dùng hàm SUM để tính tổng chi tiêu trong Google Sheets
• Cách dùng hàm SUMIF để tính tổng danh mục trong Google Sheets
• Cách dùng bộ lọc để xem các danh mục chi tiêu trong Google Sheets

Những cột nên bao gồm trong quản lý chi tiêu ở Google Sheets

Quản lý chi tiêu có thể bao gồm rất nhiều thứ mà bạn chưa từng làm trước đây nhưng tốt nhất vẫn nên giữ cho mọi thứ đơn giản nhất có thể. Bắt đầu từ 3 hoặc 4 cột đơn giản, nếu bạn muốn thêm ngày vào giao dịch và xây dựng bảng tính chi tiết hơn sau đó khi cần.

3 cột nên bắt đầu là Place, Category và Amount.

• Place - Cửa hàng ghé thăm.
• Category - Loại hàng hóa đã mua.
• Amount - Tổng tiền phải trả trong giao dịch đó.

Cách tạo một menu thả xuống theo mã màu cho các danh mục chi tiêu trong Google Sheets

Bạn có thể tạo một menu thả xuống bằng Data validation trong Google Sheets. Đây là một giải pháp tuyệt vời để quản lý chi tiêu bởi nó cho phép bạn nhanh chóng chọn thư mục bằng vài click chuột, thay vì tự gõ nó mỗi lần. Bạn có thể làm việc này theo các bước sau:

1. Click ô trong Category.
2. Tới menu Data ở phía trên cùng của màn hình.
3. Chọn Data validation từ danh sách.
4. Trong Criteria, chọn List of items.
5. Nhập tên danh mục trong trường này, tách chúng ra bằng dấu phẩy.
6. Nhấn Save.

Bạn sẽ thấy mũi tên thả xuống trong ô sau khi lưu nó. Giờ là lúc dùng định dạng có điều kiện trong Google Sheets để gắn mã màu cho danh mục của bạn.

1. Tới Format ở menu phía trên cùng.
2. Chọn Conditional formatting từ danh sách này - một sidebar sẽ hiện ra.
3. Trong Format rules, click menu thả xuống phí dưới Format cells if…
4. Chọn Text contains.
5. Đặt tên thư mục vào trong trường hiện ra ở bên dưới.
6. Trong Formatting style, thay đổi màu nền hoặc màu văn bản.
7. Nhấn Done.
8. Lặp lại các bước trên với những danh mục khác.

Để đặt menu thả xuống trong mỗi ô bên dưới cột Category, sao chép ô đó kèm định dạng. Tiếp theo, trước khi dán, click ô tiêu đề trong khi giữ CMD hoặc CTRL.

Cách dùng định dạng ngày và tiền tệ trong Google Sheets

Nếu muốn giữ định dạng ngày và tiền nhất quán trong từng ô ở Google Sheets, hãy làm như sau:

Định dạng ngày

Nếu đang dùng cột ngày và muốn giữ cho mọi thứ nhất quán, bạn có thể thêm định dạng cụ thể cho từng ô.

1. Chọn toàn bộ cột bằng cách dùng chữ cái ở phía trên cùng.
2. Trong thanh công cụ, click More formats. Biểu tượng của nó là 123.
3. Chọn Date - bên cạnh nó là một ví dụ về cách hiển thị ngày.

Ngoài ra, bạn có thể làm việc này bằng cách tới menu Format ở phía trên cùng và trong Number, chọn Date hoặc Custom date and time.

Định dạng tiền tệ

Để thêm định dạng tiền tệ vào cột số lượng, chọn toàn bộ cột > More formats và click dấu hiệu USD ở thanh công cụ. Bạn cũng có thể tìm thấy lựa chọn này trong menu Format ở Number. Tại đây, bạn có thể chọn Currency, Rounded currency và Custom currency.

Tiền tệ tùy biến cho phép bạn thay đổi cách hiển thị số thập phân và ký hiệu, chọn kiểu đô la phù hợp hoặc chọn tiền tệ khác.

Cách dùng hàm SUM để tính tổng chi tiêu trong Google Sheets

1. Chọn ô bạn muốn tính tổng.
2. Tới Insert ở menu phía trên cùng.
3. Chọn Function.
4. Chọn SUM ở phía trên cùng của danh sách.
5. Với con trỏ nằm giữa các dấu ngoặc, click chữ cái ở phía trên của cột,
6. Nhấn Enter trên bàn phím.

Cách dùng hàm SUMIF để tính tổng danh mục trong Google Sheets

1. Chọn ô bạn muốn tính tổng bên trong.
2. Tới Insert ở menu phía trên cùng.
3. Chọn Function > Math > SUMIF.
4. Ở giữa các dấu ngoặc, nhập phạm vi cột cho danh mục, ví dụ B:B.
5. Thêm dấu phẩy và gõ tên thư mục vào các dấu trích dẫn.
6. Nhập dấu phẩy khác, thêm phạm vi cột số lượng.
7. Nhấn Enter trên bàn phím.
8. Lặp lại các bước trên cho từng danh mục.
9. Giờ danh mục tổng sẽ hiện ra và thay đổi khi bạn làm việc.

Cách dùng bộ lọc để xem các danh mục chi tiêu trong Google Sheets

Nếu muốn phân loại hoặc ẩn các giao dịch, bạn có thể thêm bộ lọc vào Google Sheets. Để làm việc này, chọn cột bạn muốn phân loại, rồi click Create a filter trong thanh công cụ. 3 dòng sẽ hiện cạnh cột tiêu đề.

Click vào 3 dòng đó và bạn sẽ thấy một danh sách các lựa chọn. Ở cột danh mục, bạn có thể dùng Filter by color để nhanh chóng hiện một danh mục hoặc dùng checklist ở bên dưới để chọn hoặc bỏ chọn chúng. Bạn cũng có thể dùng Sort A-Z trong cột số lượng để xem giao dịch từ ít nhất tới đắt nhất, hoặc Sort Z-A.

Trên đây là cách tạo bảng quản lý chi tiêu bằng Google Sheets. Hi vọng bài viết hữu ích với các bạn.