Як зменшити розмір файлу Excel

В Excel є до 1 048 576 рядків і 16 384 стовпців — це дуже багато комірок для заповнення.

Проблема в тому, що чим більше даних ви поміщаєте в електронну таблицю, тим більший файл. Якщо ваш файл Excel стає завеликим, може бути непрактично легко надсилати електронний лист колегам або клієнтам. Він також може сповільнювати роботу Excel і переставати працювати належним чином.

Якщо ви зіткнулися з цією проблемою, ось кілька ефективних порад про те, як зменшити розмір файлу Excel.

Як зменшити розмір файлу в Excel, видаливши робочі аркуші

Використання кількох аркушів у Excel полегшує структурування електронних таблиць, але чим більше аркушів ви використовуєте, тим більшим буде розмір файлу. Видалення непотрібних аркушів може допомогти зменшити розмір файлу.

Щоб видалити аркуші в Excel:

1. Переконайтеся, що аркуш, який ви збираєтеся видалити, не містить жодних даних, які потрібні або на які посилаються інші аркуші.
2. Клацніть правою кнопкою миші вкладку аркуша внизу екрана.
   
3. Виберіть Видалити .
   

Аркуш буде видалено — повторіть кроки для всіх інших аркушів, які потрібно видалити.

Очистити кеш зведеної таблиці

Зведені таблиці в Excel — це чудовий спосіб аналізувати ваші дані, але вони можуть мати значний вплив на розмір файлів Excel. Це тому, що за замовчуванням Excel збереже кеш вихідних даних зведеної таблиці разом із файлом. Однак можна змінити цей параметр і оновити кеш даних під час відкриття електронної таблиці.

Щоб зупинити зведений кеш від збереження в Excel:

1. Виберіть будь-яку клітинку зведеної таблиці.
2. Відкрийте меню «Аналіз зведеної таблиці» .
   
3. Виберіть Параметри .
   
4. Виберіть вкладку Дані .
   
5. Переконайтеся, що прапорець «Зберегти вихідні дані з файлом» знято.
   
6. Натисніть OK для підтвердження.

Збережіть формули як значення

Формули Excel дозволяють робити в Excel майже все, що завгодно, за допомогою вбудованих функцій. Однак формули займають більше місця, ніж значення, тому, якщо у вашій електронній таблиці є багато формул, які вже обчислено, ви можете перетворити ці формули на значення.

Щоб зберегти формулу як значення в Excel:

1. Виберіть, що містить вашу формулу.
2. Скористайтеся комбінацією клавіш Ctrl+C у Windows або Cmd+C у Mac, щоб скопіювати клітинку. Крім того, ви можете клацнути на ньому правою кнопкою миші та вибрати Копіювати .
   
3. Клацніть комірку правою кнопкою миші та виберіть «Спеціальна вставка» >  «Значення» .
   

Ваша формула буде замінена на значення її результату.

Видалити або стиснути зображення

Зображення – це не те, що зазвичай використовується в електронних таблицях Excel, але якщо ви використали їх у своєму документі, вони збільшать розмір файлу. Ви можете видалити ці зображення або стиснути їх.

Щоб стиснути зображення в Excel:

1. Виберіть зображення в електронній таблиці.
2. На стрічці з’явиться вкладка «Формат зображення» — виберіть це меню .
   
3. Натисніть значок «Стиснути зображення» .
   
4. Виберіть роздільну здатність — що нижча роздільна здатність, то меншим буде розмір файлу Excel.
   
5. Переконайтеся, що вибрано пункт «Видалити обрізані області зображень» .
   
6. Якщо ви хочете застосувати однакове стиснення до всіх своїх зображень, переконайтеся, що прапорець Застосувати лише до цього зображення не встановлено.
   
7. Натисніть OK , щоб стиснути зображення.

Зменшіть розмір файлу Excel, зберігши його у форматі XLSB

Ще один спосіб зменшити розмір файлу Excel – зберегти його у двійковому форматі. Стандартним форматом є XML, який краще працює з іншими програмами, але якщо ви плануєте використовувати свій файл лише в Excel, збереження його як файлу .XLSB може допомогти зменшити розмір файлу.

Щоб зберегти файл Excel у форматі .XLSB:

1. Натисніть Файл > Зберегти як .
2. Виберіть місце для збереження файлу.
3. У списку форматів файлів виберіть двійкову книгу Excel .
   
4. Натисніть Зберегти для підтвердження.

Розв’язування задач Excel

Якщо вам цікаво, як зменшити розмір файлу Excel, зазвичай ви можете вирішити проблему, виконавши наведені вище дії.

Excel — потужна програма, але коли щось йде не так, виправити її може бути неприємно. Якщо у вас виникли проблеми, ви можете спробувати зупинити Excel від збою . Якщо ви отримуєте сповіщення про помилки циклічного посилання , Excel може допомогти вам їх відстежити.