Як використовувати функцію спеціального сортування в Microsoft Excel

Microsoft Excel надає вам корисні інструменти для аналізу та перегляду ваших даних. Ви можете використовувати фільтри, щоб швидко знаходити дані , і умовне форматування , щоб висвітлювати певні дані. Іншим зручним інструментом є функція сортування, вбудована в Excel.

Ви можете сортувати дані в алфавітному порядку простим клацанням миші. Але якщо ви хочете відсортувати за значенням, кольором або кількома стовпцями, скористайтеся спеціальним сортуванням.

Відкрийте спеціальне сортування в Excel

Спеціальний інструмент сортування доступний у настільній версії Excel для Windows і Mac. У середині 2021 року його було додано до веб-версії Excel . Це працює однаково, незалежно від того, яку версію ви використовуєте. Отже, відкрийте свою електронну таблицю в Excel і почнемо.

1. Виберіть дані, які потрібно відсортувати.
2. Перейдіть на вкладку «Домашня сторінка» та натисніть «Сортувати та фільтрувати» в розділі «Редагування» на стрічці.
3. У розкривному списку виберіть Настроюване сортування .

Відобразиться поле сортування, у якому ви встановлюєте параметри, які хочете використовувати.

Використовуйте спеціальне сортування в Excel

Ми почнемо з простого спеціального сортування, використовуючи лише один рівень.

1. Якщо ваш діапазон даних має заголовки, поставте прапорець у верхньому правому куті. Тоді ці заголовки відобразяться в параметрах сортування стовпців.
2. Виберіть стовпець, за яким потрібно відсортувати . Майте на увазі, що всі дані у вашому вибраному списку будуть відсортовані, а не лише цей стовпець.
3. Виберіть, за чим ви хочете відсортувати . Ви можете вибрати значення комірки, колір комірки, колір шрифту або піктограму умовного форматування.
4. Виберіть порядок для сортування. Цей розкривний список змінюватиметься залежно від вибраного параметра сортування. Наприклад, якщо вибрати «Значення клітинок», можна вибрати від А до Я, від Я до А або спеціальний список. Але якщо ви виберете колір клітинки або шрифту, ви виберете колір і відобразите їх угорі чи внизу.
5. Завершивши, натисніть OK , щоб застосувати сортування до ваших даних.

Як ви можете бачити тут, ми відсортували наш стовпець Взуття за кольором клітинок і вирішили відобразити ці клітинки вгорі.

Використовуйте додаткові настроювані параметри сортування

У верхній частині вікна «Сортування» ви побачите додаткові параметри для власного сортування. Якщо ви хочете виконати детальне сортування, ви захочете використати ці інструменти.

Кілька рівнів

Щоб сортувати за допомогою кількох стовпців, заповніть розділи «Сортувати за», «Сортувати за» та «Порядок». Потім натисніть «Додати рівень» у верхньому лівому куті. Тепер ви можете додати ті самі параметри для наступного стовпця, за яким ви хочете сортувати.

Коли ви використовуєте багаторівневе сортування, Excel сортує дані відповідно до рівнів, установлених у вікні. Наприклад, у наших налаштуваннях Excel сортуватиме за Взуттям, а потім Куртками, використовуючи колір комірки для обох.

Якщо ви продовжуєте додавати нові рівні до сортування, ви можете змінити порядок рівнів. Виберіть рівень і використовуйте стрілки «Вгору» та «Вниз» , щоб упорядкувати рівні сортування.

Щоб видалити рівень зі спеціального сортування, виберіть його та натисніть «Видалити рівень» .

Інший варіант – скопіювати наявний рівень і потім трохи відкоригувати його. Виберіть рівень і натисніть Копіювати рівень . Тут ми скопіювали наш рівень Jackets, а потім вирішили відсортувати за значеннями клітинок.

Більше варіантів

Ще один спосіб використання настроюваного сортування — налаштувати чутливість до регістру та орієнтацію. Натисніть кнопку Параметри на панелі інструментів. Потім ви можете встановити прапорець « З урахуванням регістру» та вибрати Сортувати зверху вниз або Сортувати зліва направо . Натисніть «ОК» , щоб застосувати параметри до спеціального сортування.

Сортуйте свої дані в Excel

Відсортувавши дані, ви зможете легше знайти саме ті дані, які шукаєте. І ви можете надати це впорядковане подання іншим, хто переглядає вашу електронну таблицю.

Щоб дізнатися більше, перегляньте ці корисні поради Microsoft Excel .