Поради щодо спільної роботи над електронними таблицями, які ви можете не знати

Чи часто ви працюєте з електронними таблицями, якими користуєтесь інші? Тоді наведені нижче поради допоможуть вам покращити ефективність командної роботи над електронними таблицями в Excel або Google Таблицях .

Як працювати з електронними таблицями Excel і Google Sheets, поділилися

• Зміна та оновлення ключів документа
• Введіть правильні вихідні дані
• Використовуйте елементи керування електронною таблицею
• Використовуйте таблиці та діаграми
• Виділіть важливі значення кольором і форматуванням

Зміна та оновлення ключів документа

Під час спільної роботи над електронною таблицею важливо відстежувати будь-які зміни, тому що ви можете перезаписати чужу роботу, якщо не будете обережні.

Спробуйте додати коментарі або примітки, щоб записати зміни, наприклад причину оновлення елемента, ім’я редактора, стиль роботи тощо. Це можна легко зробити за допомогою функції «Виділити зміни» у спільній книзі. Щоб увімкнути цю функцію, виконайте наведені нижче дії.

1. Перейдіть до Файл > Параметри > Панель швидкого доступу . У macOS перейдіть до  Excel > Параметри… > Стрічка та панель інструментів > Панель швидкого доступу .
2. У розкривному меню виберіть Усі команди .
3. Виберіть «Виділити зміни» та виберіть, чи потрібно додати панель швидкого доступу над або під стрічкою. Натисніть OK .
4. Потім торкніться спадного фільтра на панелі швидкого доступу > Показати мітки команд . Ви можете налаштувати спосіб виділення змін у електронній таблиці, клацнувши потрібний параметр у спадному меню.

Ви також можете позначити кольором розділи або вкладки в спільній електронній таблиці, щоб легко побачити зміни з першого погляду.

Введіть правильні вихідні дані

Вводячи необроблені дані в електронну таблицю, легко зробити помилку. Проблема тут полягає в тому, що якщо ви не зробите це правильно, результати можуть бути спотвореними та направити вас у неправильному напрямку.

На щастя, є кілька порад, які допоможуть вам переконатися, що ви вводите правильні вихідні або вихідні дані у свій файл Excel.

• Ваші дані мають бути чіткими та точними. Намагайтеся уникати непотрібних скорочень і переконайтеся, що будь-яке форматування чисел і дат є чітким і узгодженим у всій електронній таблиці.
• Обов’язково додайте заголовок у верхній частині кожного стовпця/рядка, щоб допомогти іншим користувачам краще інтерпретувати таблицю.
• Використовуйте відповідну пов’язану формулу.

Використовуйте елементи керування електронною таблицею

Використовуючи елементи керування електронною таблицею, ви можете зменшити ймовірність помилок під час введення даних. Ось деякі інструменти, якими можна скористатися:

Перевірка даних : використання інструменту перевірки даних дозволяє збирати вхідні дані від кількох користувачів у правильному форматі. Це також забезпечує одноманітність у введенні даних і запобігає випадковим помилкам користувачів. Якщо ви вводите дані, які належать до відомого набору значень, наприклад «Так», «Ні» або «Неможливо визначити», ви можете створити розкривний список із цими параметрами, щоб дозволити іншим користувачам вибирати зі списку доступних «Параметрів».

Перегляд аркуша : ще одна корисна функція, яка дозволяє користувачам електронних таблиць створювати налаштовані перегляди для своїх робочих книг і встановлювати власні фільтри перегляду інформації, не впливаючи на зміни, внесені в них іншими.

Використовуйте таблиці та діаграми

Насправді електронні таблиці спочатку часто перевантажують глядачів, особливо якщо вони не звикли працювати з великими обсягами даних. Ось чому для візуалізації даних слід використовувати таблиці, діаграми або графіки.

У той час як таблиці допомагають упорядкувати та класифікувати інформацію, використання діаграм або графіків допоможе вам представити її візуально. Завдяки їм буде легше вказати на тенденції або порівняти відмінності між групами змінних даних з часом. Завдяки цьому ви можете визначити важливі зв’язки та тенденції в значеннях даних.

Виділіть важливі значення кольором і форматуванням

Розфарбовуючи текст і заголовки, ви можете організувати дані так, щоб їх було легше читати.

Використовуючи цей метод, ви можете зосередитися на конкретних аспектах даних, не перевантажуючись надто великою кількістю інформації. Ви також можете використовувати такі інструменти, як умовне форматування , яке дозволяє виділяти конкретні клітинки на основі критеріїв, наприклад діапазону.

Вище наведено поради щодо співпраці та обробки даних у електронних таблицях Excel або Google Таблицях . Сподіваємось, стаття буде для вас корисною.