Microsoft SharePoint | Огляд

У цьому посібнику ми розглянемо . Ми також обговоримо його використання та чому важливо дізнатися про нього.

SharePoint — це веб-інструмент для співпраці для організації , який дозволяє користувачам спілкуватися та обмінюватися інформацією в Інтернеті. 

Зміст

• Розуміння Microsoft SharePoint
• Використання Microsoft SharePoint
  • 1. Складна бібліотека для зберігання документів вашої організації
  • 2. Новини та оновлення для вашої команди
  • 3. Microsoft SharePoint як база даних
  • 4. Підтримуйте загальні робочі процеси в бізнесі
  • 5. Єдине вікно для бізнесу
• Особливості Microsoft SharePoint
• Важливість вивчення Microsoft Sharepoint
• Висновок

Розуміння Microsoft SharePoint

Кожен в організації може використовувати SharePoint, оскільки це допомагає командам співпрацювати.

Це також може бути ваша власна інтранет . Інтернет — це співпраця веб-сайтів і ресурсів, які може відвідувати кожен. З іншого боку, інтранет — це набір веб-сайтів і ресурсів, які можуть відвідувати лише люди в організації.

Завдяки інтранету ми можемо мати кілька сайтів, подібних до тих, до яких ми можемо отримати доступ через Інтернет. Ми можемо мати різні сайти для нашої організації, доступ до яких мають лише люди в нашій організації для певного проекту.

Крім того, SharePoint — це спосіб обмінюватися вмістом і знаннями в команді та керувати ними . Як організація, ми можемо мати багато інформації та знань, як-от подання звіту про витрати, хто наші клієнти чи наша команда продажів або як потрапити в певний офіс. 

SharePoint також дозволяє команді мати « єдиний магазин » для всієї інформації. Уся інформація може бути в одному місці та також може бути легкодоступною.

Ми можемо все ще використовувати старий процес, навіть якщо вже є оновлений процес. Ось чому SharePoint є корисним способом обміну та керування вмістом і знаннями в нашій команді. 

Нарешті, SharePoint дає змогу працювати в команді за допомогою сайтів . Він забезпечує простір для співпраці, який дозволяє командам співпрацювати, відстежувати прогрес і керувати вмістом або дозволами за допомогою веб-сайтів. 

Це також дуже доступно та інтуїтивно зрозуміло. Це одна з тих навичок, які легко навчитися та зрозуміти.

Використання Microsoft SharePoint

SharePoint — це гнучкий інструмент. Ви можете робити різні речі, а можете робити лише одну або дві з цих речей. Ви вирішуєте, як ви хочете його використовувати. Використовуючи SharePoint, ви можете поки що використовувати прості інструменти, а потім масштабувати їх до більш багатих функцій у міру зростання вашої організації. 

1. Складна бібліотека для зберігання документів вашої організації

SharePoint — це складна бібліотека для зберігання документів вашої організації . Це схоже на OneDrive або Google Drive. Це спосіб зберігати всі документи в одному місці. 

Однією з особливостей SharePoint, якої OneDrive та Google Drive не пропонують, є те, що ви можете пов’язувати метадані з цими документами. Тож замість типової структури папок, як ви зберігаєте свої документи, ви також можете пов’язати метадані та згрупувати їх на основі різних речей.

Наприклад, деякі потужні організації не поміщають свій спільний вміст у структуру папок, оскільки з цим може виникнути багато проблем. Зазвичай вони мають список файлів із метаданими.

Роблячи це, вони можуть легко відстежувати, групувати різні речі, які їм потрібні, і підтримувати метадані. Якщо дані оновлюються, їм не потрібно переміщатися по папках, оскільки їм потрібно лише оновити метадані. 

2. Новини та оновлення для вашої команди

SharePoint також можна використовувати для легкого надання новин і оновлень для вашої команди . Крім того, що ви можете встановлювати сайти, які містять інформацію, ви також можете створювати сторінки на своєму сайті, щоб інформувати свою команду про певні речі.

Скажімо, наприклад, у вас єдля вашої команди. Потім є новий процес продажу, який ви хочете запровадити. Замість того, щоб надсилати його електронною поштою, ви можете просто опублікувати його як нову сторінку на своєму SharePoint.

Таким чином, він надає кожному доступ до цієї сторінки, яку вони можуть коментувати. Якщо, наприклад, ви зробили помилку, ви також можете час від часу змінити або оновити її.

3. Microsoft SharePoint як база даних

SharePoint можна використовувати як базу даних для зберігання інформації про будь-що . Є організації, які створюють список SharePoint, що містить дані про клієнтів, дані про транзакції, дані про замовлення та багато іншого. Він також потужний і дуже гнучкий, оскільки може фактично зберігати будь-які типи даних, наприклад вкладення, користувачів і профілі. 

Крім того, вона більш інтуїтивно зрозуміла, ніж інші бази даних. Наприклад, ви не будете використовувати Excel для зберігання даних, тому що хочете, щоб ними ділилися багато людей і щоб вони були в одному місці. Ви хочете мати правила перевірки, за якими деякі люди можуть додавати лише клієнтів, які мають певні умови та є дійсними. 

Вам не захочеться також використовувати SQL, Salesforce або будь-яку іншу складну базу даних, тому що вам потрібно вивчити мову SQL, щоб мати можливість використовувати її. Таким чином, SharePoint є таким хорошим інструментом для використання як бази даних, а також хорошою альтернативою Dataverse від Microsoft. 

4. Підтримуйте загальні робочі процеси в бізнесі

SharePoint також використовується для підтримки загальних робочих процесів у вашому бізнесі для підвищення ефективності . Коли у вас є база даних у SharePoint, ви можете використовувати її можливості робочого процесу для керування певними поширеними бізнес-завданнями.

Скажімо, наприклад, у вас є робочий процес, пов’язаний із заповненням звіту про витрати. У минулі часи нам доводилося шукати звіт про витрати на електронній пошті, щоб заповнити його вручну. Потім нам потрібно надіслати вкладення менеджеру на затвердження та виконати інші складні процеси.

Ви можете виконати цей процес набагато легше, якщо робочий цикл повністю запускатиметься в SharePoint. Буде база даних для зберігання всіх витрат. Потім ви можете створити новий запис і надіслати його до SharePoint менеджера для затвердження.

Після схвалення він перейде безпосередньо до кредиторської заборгованості в SharePoint. Нарешті, вони схвалять його, щоб ви могли отримати платіж. Немає потреби в електронних листах, а також їх можна відстежувати та перевіряти. 

5. Єдине вікно для бізнесу

Загалом, це єдине місце для всього, що стосується вашого бізнесу . Усе відбувається на їхній платформі, що робить її дуже ефективною. З SharePoint вам не потрібно мати різні джерела баз даних. Крім того, не потрібно мати справді складні робочі процеси, які виконуються виключно вручну.

Ось функції SharePoint, які я хочу, щоб ви випробували пізніше. 

Особливості Microsoft SharePoint

SharePoint — це система керування вмістом, у якій можна легко здійснювати пошук. Він також має деякі можливості соціальних мереж, які дозволяють співробітникам співпрацювати. Наприклад, ви можете розміщувати дописи для обговорень, поширені запитання, стрічки новин про те, що роблять люди, тощо. Це привносить у вашу організацію аспект соціальних мереж. 

Він також має чудову інтеграцію з програмами Office 365.

Крім того, SharePoint можна налаштувати не лише з точки зору дизайну, але й з функціональної точки зору. За допомогою списків SharePoint можна створити будь-який робочий процес або дані. Ви також можете мати систему бібліотеки документів на основі папок або метаданих. Він навіть може дозволити користувачам мати сторінки всередині сторінок або одну повну сторінку. 

SharePoint має власну базу даних. Він досить складний, щоб зберігати дуже складні типи даних, але також досить інтуїтивно зрозумілий, тому будь-хто може використовувати його, не знаючи коду. 

У SharePoint також є хороші функції бізнес-аналітики. Після розміщення ваших даних у SharePoint ви можете керувати тим, що змінюється та як це змінюється. Ви можете мати перегляди, інформаційні панелі та інші подібні речі. 

SharePoint також має одну з найкращих систем дозволів і безпеки. Ви можете керувати дозволами дуже легко та детально. Ви можете налаштувати дозволи на рівні біографії, на рівні програми, на рівні бази даних, на рівні стовпців або на рівні всього сайту. 

Замість типових систем, де дозволи обробляються на рівні користувача, це обробляється на рівні групи. Отже, ви призначаєте дозвіл певним групам, а потім призначаєте користувачів до цих груп. 

Нарешті, Microsoft робить SharePoint дуже простим, інтуїтивно зрозумілим і доступним для всіх рівнів організації, незалежно від рівня кваліфікації.

Важливість вивчення Microsoft Sharepoint

Є багато причин, чому нам потрібно вивчити SharePoint. Однією з головних причин є те, що це дозволяє користувачам розширити співпрацю, покращити командну роботу та підвищити ефективність організації. 

Це також дозволяє користувачам створити « єдине вікно» для всіх поточних і майбутніх співробітників. Наприклад, у вас може бути співробітник або нові співробітники, які пропустили новини чи важливі електронні листи з історії. Краще, якщо вся ця інформація міститься в SharePoint, щоб, коли нові співробітники приєднаються, вони могли бачити всю цю історію в самому SharePoint. 

Остання причина, чому ми повинні цьому навчитися, — це взятися на роботу. SharePoint настільки часто використовується в організаціях, що це одна з речей, яку люди шукають, коли вас наймають. Подібно до офісних навичок, SharePoint також дуже важливий, особливо якщо ви можете створити власний сайт.

Користувач SharePoint відрізняється від розробника SharePoint. Якщо ви вкажете у своєму резюме, що ви розробник SharePoint, це дуже доречно, тому що ваш бос знав би, що ви можете автоматизувати їхні робочі процеси, і ви знаєте, як створити «єдине вікно» для всіх його співробітників.

Висновок

Підводячи підсумок, важливо навчитися використовувати SharePoint, оскільки він надає багато переваг для вашої організації. Це особливо важливо для команд, які використовують LuckyTemplates, оскільки вони бездоганно працюють одна з одною та доповнюють функції одна одної.

Ви можете розблокувати додаткові переваги та функції SharePoint, які може використовувати ваша організація. Ви можете робити багато речей зі списками SharePoint, системами дозволів, керуванням робочим процесом, історією версій тощо. 

Це також те, що кожен в організації може легко використовувати, не перевантажуючись. Як користувачеві, він дуже простий у використанні, але також може бути складним для освоєння та розвитку. Але як тільки ви його оволодієте, це допоможе вам забезпечити ефективність робочих процесів вашого бізнесу.

Все найкраще,

Генрі