Як аналізувати електронні листи та заповнювати списки SharePoint у Power Automate

Power Automate зазвичай використовується для автоматизації робочих процесів, які починаються з отримання електронних листів. Наприклад, [отримати електронну пошту] à [виконати дію]. Щоб зробити це, нам потрібно знати, як аналізувати дані в електронних листах і як додавати/зберігати будь-які вкладення електронної пошти. У цьому посібнику я поясню цю концепцію на дуже знайомому прикладі. Я покажу вам, як аналізувати електронні листи та зберігати їх у списку SharePoint. Ви можете переглянути повне відео цього підручника внизу цього блогу.

Тут я намалював дуже простий приклад, яким постійно користуються мої клієнти. Припустімо, ми працюємо на консалтингову компанію, у якої є програми, які вони розгортають для своїх клієнтів, і їм потрібна ефективна система продажу квитків.

Що зараз відбувається: якщо хтось знаходить проблему зі своєю програмою, він надсилає електронний лист, потім хтось має зайти й переглянути електронний лист, а потім вручну додати його до списку SharePoint, який називається заявками. Після додавання до списку SharePoint інженери перевіряють його, а потім вирішують.

Ось і весь робочий процес; ми збираємося автоматизувати ту частину, коли хтось фактично читає електронний лист, а потім вручну завантажує його в SharePoint. Ми збираємося автоматизувати це за допомогою Power Automate.

Ще одна складність полягає в тому, що ця скринька вхідних повідомлень електронної пошти є загальною скринькою вхідних повідомлень. Він використовується для всіх типів електронних листів. Ми хочемо, щоб у список SharePoint потрапляли лише електронні листи, пов’язані з заявками. Інша проблема полягає в тому, що електронні листи іноді містять вкладення, як-от фотографії проблеми або інші речі, які допомагають інженерам визначити, у чому проблема. Ми хочемо переконатися, що ми також збережемо це в списку SharePoint.

Тепер, коли ми налаштували сценарій, давайте почнемо.

Зміст

• Як аналізувати електронні листи за допомогою Power Automate
• Висновок

Як аналізувати електронні листи за допомогою Power Automate

Давайте відкриємо Power Automate і створимо наш потік. Давайте натиснемо кнопку створити тут. Тип потоку, який ми будемо створювати, називається Automated Cloud Flow , який є потоком, який ініціюється визначеною подією. Наша призначена подія, очевидно, електронний лист, який надходить до нашої скриньки вхідних повідомлень.

Отже, давайте клацнемо на Automated Cloud Flow. Наразі ми не будемо давати йому назву чи тригер, тому просто натиснемо «Пропустити».

Тепер, очевидно, йому потрібен тригер, і наш тригер буде працювати, коли прийде новий електронний лист. Отже, я збираюся шукати Office 365 Outlook . Я використовую Outlook. Це може працювати з Gmail, Yahoo Mail або будь-яким з’єднувачем, який має Power Automate, а їх тисячі.

Отже, я виберу Office 365 Outlook і виберу дію, коли прийде новий електронний лист. Тепер у мене є купа варіантів, з яких я можу вибрати. Я хочу переконатися, що коли новий електронний лист надходить у папку "Вхідні", запускається потік. Однак я не хочу, щоб усі електронні листи запускали цей робочий процес, а лише ті електронні листи, які можуть мати цей фільтр теми під назвою Ticket.

Отже, я збираюся перейти до розширених параметрів і введу тематичний фільтр під назвою Ticket . Це означає, що цей потік буде запущено, лише якщо рядок Ticket міститься в темі електронного листа. Я збираюся також сказати включити вкладення , тож тоді ми зможемо фактично додати вкладення до списку SharePoint.

Зазвичай ви також можете зробити, якщо ви знаєте, що отримуватимете запити на квитки лише з кількох вхідних скриньок, ви також можете змінити Звідси, але ми просто подивимося на фільтр теми квитка.

Наступне, що потрібно знати, це те, як виглядає електронний лист із заявкою, перш ніж ми його розберемо. Тепер ми надали нашим користувачам стандартизовану форму електронної пошти для використання, коли вони надсилають нам квитки. І ось так це виглядає.

У них є таблиця, у якій перший рядок — Title , де вони вводять назву своєї скарги , потім Complaint , де вони описують те, що відбувається , що їм не подобається. Заява - це те, чого стосується скарга . Ми можемо мати кілька різних програм, розгорнутих для наших користувачів. І нарешті терміновість виходить з 10 .

Ймовірно, це шаблон електронного листа, який ми їм надали. І це важливо, тому що якщо ви хочете мати можливість проаналізувати свої електронні листи, ви хочете переконатися, що ваші електронні листи надходять у дуже стандартизованій формі шаблону.

Наступна частина процесу — це можливість передати електронний лист у форматі HTML , який ми зазвичай отримуємо з електронними листами в наші дні, і перетворити його на текстовий електронний лист, який потім можна проаналізувати. Отже, наш наступний крок називається дія HTML у текст .

Ми натискаємо на це, і все, що йому потрібно, це справжній вміст. Причина, по якій нам потрібно це зробити, полягає в тому, що таблиці, подібні до тих, які ми отримуємо, мають форму HTML. Важко проаналізувати таблиці HTML. Отже, я виберу Body . Цей крок перетворить текст цього електронного листа на текст.

Наступним кроком є ​​можливість створити список SharePoint . Зараз ми маємо все необхідне для його створення.

Отже, ми підемо до SharePoint і створимо елемент, що фактично означає створення ще одного рядка в списку. Нам потрібно вказати адресу нашого сайту, і ми використовуємо тестові сайти. У нашому списку будуть квитки. Після цього має з’явитися список значень, який відповідає стовпцям нашого списку.

Ми хочемо бути впевненими, що отримуємо однакові результати. Отже, ми матимемо назву, скаргу, заяву та терміновість. Крім того, у нас є інше поле, яке називається електронною поштою, куди ми будемо скидати весь вміст електронної пошти, оскільки ми хочемо зберегти весь електронний лист на випадок, якщо наш метод аналізу буде пошкоджено, неправильно чи щось подібне.

Отже, ми візьмемо цей результат. Цей вихід буде в основному таблицею, але без фактичних рядків.

Ми хочемо мати можливість розділити цей довгий текст на масив, де першим елементом масиву є заголовок . Другий елемент масиву — додаток Hoola не працює . Третій елемент – це скарга і так далі і так далі.

Після того, як ми це зробимо, ми можемо точно вказати, що ми хочемо, у кожному з цих стовпців. У першому стовпці під назвою title ми хочемо, щоб перший елемент Hoola App не працює. У другому стовпці ця скарга, потім ми хочемо третій елемент тощо.

Функція, яку ми використовуємо для цього, називається Split . Він повертає масив, який містить підрядки, розділені комами, на основі вказаного роздільника. Наш роздільник, символи, які відокремлюють наш текст, - це труби на столі.

Тож тепер давайте переглянемо наш заголовок і перейдемо до виразу, і ми викличемо функцію split. Ми бачимо, що функція split приймає два аргументи: текст і розділювач або роздільник. Текст буде простим текстовим вмістом. Результатом цієї дії буде кома, а потім другий аргумент, який є роздільником або роздільником, буде вертикальна лінія.

Тепер, після того, як його було розділено, нам потрібно вказати елемент. Тоді елемент заголовка буде знаходитися в першому елементі. Ми скопіюємо це, а потім натиснемо «ОК». Ми збираємося зробити те саме для скарг, заяв і терміновості. Нарешті ми маємо весь електронний лист. Ми хочемо зберегти всю електронну пошту, тому нам не потрібно використовувати логіку розділених масивів. Тому ми просто виберемо контекст простого тексту.

Нарешті, нам також потрібно щось зробити з вкладеннями . Отже, ми натискаємо «Новий крок», і в конекторі SharePoint з’являється дія під назвою « додати вкладення» . Ми клацнемо це, і воно вкаже нам адресу та список. Адреса Сайт. Список - це квитки.

Ідентифікатор – це місце, куди ви хочете вкласти вкладення. Тепер це буде результат дії створення елемента, тому ми клацнемо по ньому. Ми переглянемо Create Item і нам потрібен ідентифікатор. Ми також хочемо додати ім’я файлу, тому ми просто назвемо його Attached. І тоді вміст файлу буде самим вкладенням з електронного листа. Якщо ми прокрутимо вниз до того місця, де ми побачимо електронний лист, ми хочемо додати вміст вкладення.

Технічно ви можете мати кілька вкладень в одному електронному листі, тому цей процес виконуватиметься для кожного вкладення. Якщо вони мають більше одного зображення, ви отримаєте, наприклад, усі їхні зображення.

Потім ми натискаємо Зберегти.

Висновок

У цьому блозі я показав вам дуже простий приклад аналізу електронних листів у робочому процесі Power Automated, який бере вміст електронного листа та заповнює список SharePoint.

Ми створили дуже простий робочий процес, але ви можете собі уявити, що він може стати складнішим.

По-друге, ми автоматизували лише аспект завантаження квитків. Квитки мають дуже довгий життєвий цикл. Виник запит, який ми автоматизували, і він також прокоментований як вирішений. Потім рішення повертається до клієнта. Це весь робочий процес Power Automated, який ви можете автоматизувати.

Наші клієнти також використовували електронну пошту для запуску робочого процесу. Однак вам також може знадобитися Power App.

Нижче ви можете переглянути повний відеопосібник про те, як аналізувати електронні листи. Якщо ви хочете дізнатися більше про Power Automate, перегляньте посилання нижче.

Все найкраще!

Генрі