Що таке Sharepoint? Основні характеристики та функції

Вам набридло втрачати важливі документи серед моря електронних листів, видалених документів, папок і листівок?

Чи іноді вам здається, що вам потрібен GPS лише для того, щоб знайти файл, який ваш бос попросив три тижні тому? Не бійся, любий читачу, адже серед нас є герой: Microsoft SharePoint.

SharePoint — це веб-платформа, розроблена Microsoft, яка надає організаціям централізований простір для керування різними типами вмісту, як-от документи, календарі, завдання тощо, спільного використання та спільної роботи над ними.

Платформа дозволяє користувачам створювати сайти для різних відділів, проектів або команд із настроюваними дозволами користувача та робочими процесами для контролю доступу, відображення інформації та оптимізації процесів.

Надійні функції SharePoint можна налаштувати відповідно до конкретних потреб вашої організації, що робить його важливим інструментом для підвищення продуктивності та співпраці.

Але це лише верхівка айсберга! У наступних розділах ми глибше заглибимося в історію Microsoft SharePoint, основні функції, доступні версії, інтеграції Microsoft і потенційні випадки використання.

Отже, візьміть улюблений напій, сядьте зручніше та давайте досліджувати чудеса SharePoint разом.

Зміст

• Що таке SharePoint?
• Історія SharePoint
  • Сучасний SharePoint
• 6 основних функцій і можливостей SharePoint
  • 1. Співпраця
  • 2. Управління контентом
  • 3. Автоматизація робочих процесів
  • 4. Соціальні особливості
  • 4. Бізнес-аналітика
  • 5. Пошук
• Версії та ціни SharePoint
  • SharePoint Online
  • Сервер SharePoint
  • SharePoint Foundation і SharePoint Designer
• Інтеграція з екосистемою Microsoft
  • Microsoft Office 365
  • Microsoft Teams
  • Power Platform
• Випадки використання Microsoft SharePoint
• Суть

Що таке SharePoint?

Уявіть собі: ви починаєте свій робочий день, і вас зустрічає переповнена папка "Вхідні", нескінченний список справ і купа результатів, які просто не залишаються. Звучить приголомшливо, правда? Ось тут на допомогу приходить Microsoft SharePoint, щоб врятувати ситуацію!

Отже, що таке SharePoint? Простіше кажучи, це платформа, розроблена корпорацією Майкрософт, яка надає організаціям централізоване розташування для керування, зберігання та обміну різними типами вмісту та завдань за допомогою веб-додатків, таких як:

• Документи : Word, Excel, PowerPoint, PDF-файли тощо

• Спільні календарі : розклади команд, кінцеві терміни проектів і зустрічі

• Завдання : списки справ, робочі процеси та затвердження

• Сучасні списки : контакти, спільні поштові скриньки, інвентаризація, метадані та інформація про клієнтів

Microsoft SharePoint містить потужні інструменти для співпраці, що дозволяє користувачам працювати разом над вмістом у режимі реального часу, ділитися оновленнями та отримувати відгуки в одному місці. Крім того, завдяки можливостям пошуку знайти потрібний документ чи інформацію дуже просто.

Але зачекайте, є ще щось! У наступному розділі ми вивчимо понад два десятиліття історії SharePoint, перш ніж поглянемо на основні функції продукту.

Якщо ви хочете підняти продуктивність своєї організації на новий рівень, продовжуйте читати, щоб відкрити весь потенціал SharePoint.

Історія SharePoint

Давайте повернемося до тих часів, коли телефони-розкладачки були в моді, MySpace була популярною соціальною мережею, а SharePoint був лише проблиском в очах Microsoft.

Правильно, ми говоримо про початок 2000-х, час, коли Інтернет був ще в зародковому стані, і світ тільки починав розуміти важливість співпраці та керування вмістом.

Microsoft SharePoint було вперше представлено в 2001 році, коли світ ще звикав до ідеї використання Інтернету не тільки для надсилання електронних листів і перегляду відео про котів.

Початкова версія цього проекту MS була базовою веб-програмою, яка дозволяла командам обмінюватися документами та співпрацювати над проектами. Це не зовсім змінило правила гри, але заклало основу для того, що мало статися.

Протягом багатьох років платформа SharePoint продовжувала розвиватися, додаючи нові функції та можливості, які зробили її незамінним інструментом для підприємств і організацій будь-якого розміру.

У 2003 році корпорація Майкрософт випустила сервер SharePoint Portal Server, який дозволив розширені функції керування вмістом і пошуку.

А в 2006 році був запущений Microsoft Office SharePoint Server 2007, який представив соціальні функції та можливості бізнес-аналітики.

Сучасний SharePoint

Лише після випуску SharePoint Server 2010 ця платформа почала набувати популярності.

Завдяки вдосконаленому інтерфейсу користувача та новим потужним функціям, таким як співавторство документів і автоматизація робочого процесу, SharePoint 2010 швидко став популярною платформою для співпраці та керування вмістом.

Сьогодні SharePoint є потужною платформою, яка пропонує широкий спектр функцій і можливостей, від керування документами та прийняття бізнес-рішень до соціальної співпраці та функцій пошуку.

Але все почалося з простої ідеї: командам потрібно було обмінюватися інформацією та співпрацювати над проектами.

У наступному розділі ми докладніше розглянемо функції, які роблять SharePoint таким потужним інструментом для підприємств і організацій.

6 основних функцій і можливостей SharePoint

Microsoft SharePoint — це не просто нудна стара система керування документами. Це багатофункціональна платформа, яка може допомогти компаніям і організаціям співпрацювати, автоматизувати процеси та навіть приймати рішення на основі даних.

У цьому розділі ми докладніше розглянемо деякі ключові функції та можливості, які роблять SharePoint таким потужним інструментом для цифрового робочого середовища.

1. Співпраця

Почнемо з співпраці. Microsoft SharePoint пропонує широкий спектр інструментів, які допомагають командам обмінюватися інформацією та ефективніше працювати разом у середовищі SharePoint.

Ви можете створювати сайти груп для різних відділів або проектів і використовувати їх для зберігання й упорядкування документів, відстеження завдань і обміну оновленнями в режимі реального часу.

А за допомогою таких функцій, як контроль версій і співавторство , ви можете гарантувати, що всі працюють над тією самою версією документа, і уникнути головного болю нескінченних ланцюжків електронних листів.

Функції спільної роботи SharePoint дозволяють співавторити та дозволяють користувачам створювати сайти SharePoint, отримувати доступ до спільних документів, швидко ділитися оновленнями та надавати відгуки.

Платформа також пропонує настроювані параметри дозволів, тож ви можете контролювати, хто має доступ до певних документів на вашому сайті SharePoint.

2. Управління контентом

За допомогою сайту SharePoint користувачі можуть легко створювати, завантажувати та зберігати документи в централізованій бібліотеці документів. Користувачі також можуть використовувати інтеграцію з MS Teams для подальшого покращення зв’язку.

Домашня сторінка SharePoint також пропонує контроль версій, тож ви можете відстежувати зміни та гарантувати, що всі працюють із найновішою інформацією.

3. Автоматизація робочих процесів

Сайт SharePoint — це більше, ніж просто система керування документами. Він також пропонує потужні можливості автоматизації бізнес-процесів, що дозволяє оптимізувати робочі процеси та автоматизувати повторювані завдання.

Робочі процеси SharePoint можна настроювати, вони можуть автоматизувати завдання та оптимізувати процеси. Наприклад, ви можете налаштувати робочий процес для затвердження документів, надсилання сповіщень, залучення співробітників або збору відгуків.

А завдяки інтеграції з Power Automate (раніше Microsoft Flow) ви навіть можете автоматизувати процеси за межами сайту SharePoint і в різних програмах і службах.

4. Соціальні особливості

SharePoint також пропонує соціальні функції для створення сайтів для спілкування, де ви можете спілкуватися з колегами та ділитися знаннями з усієї організації.

Ви можете використовувати соціальні інструменти для створення середовищ SharePoint, які функціонують як спільноти практики, де співробітники можуть ділитися ідеями та найкращими практиками та співпрацювати над проектами.

4. Бізнес-аналітика

І не забуваймо про бізнес-розвідку! За допомогою SharePoint ви можете створювати потужні інформаційні панелі та звіти, які допоможуть вам приймати рішення на основі даних на кількох серверах.

Ви можете використовувати вбудовані інструменти аналітики та звітності SharePoint, а також інтегрувати свій сервер проекту, щоб створювати інтерактивні візуалізації та статистичні дані.

5. Пошук

Потужні можливості пошуку SharePoint дозволяють користувачам швидко знаходити потрібний вміст, будь то конкретний документ, сторінка сайту проекту або профіль колеги.

Це лише деякі з основних функцій, які роблять SharePoint незамінним інструментом для сучасних робочих місць. Але чи знаєте ви, що доступні різні версії SharePoint, кожна з яких має різні можливості?

У наступному розділі ми розглянемо різні версії SharePoint, від SharePoint Online до SharePoint Server, щоб ви могли визначити, яка з них підходить для вашої організації.

Версії та ціни SharePoint

У цьому розділі описано різні версії SharePoint і те, як вони задовольняють потреби різних організацій.

Існує багато доступних версій, але дві, які знаходяться в стадії активної розробки, це онлайнова та локальна версії: SharePoint Online і SharePoint Server.

SharePoint Online

SharePoint Online — це хмарна версія платформи, яка входить до планів передплати Microsoft Office 365 і доступна через мобільну програму SharePoint.

Він ідеально підходить для організацій, які хочуть користуватися перевагами SharePoint без проблем з керуванням власними серверами SharePoint.

За допомогою SharePoint Online користувачі можуть отримати доступ до всіх функцій SharePoint з будь-якого пристрою (включаючи мобільні пристрої) із підключенням до Інтернету та веб-браузером, що робить його гнучким і зручним варіантом для сучасних робочих місць.

Серед переваг SharePoint Online:

• Доступний з будь-якого пристрою з підключенням до Інтернету

• Не потрібно керувати власними серверами чи веб-частинами

• Автоматичні оновлення та нові функції

• Інтеграція з іншими програмами Microsoft Office 365

SharePoint Online доступний як частина передплати на Microsoft Office 365 . Ціна залежить від вибраного плану передплати, але SharePoint Online включено в усі плани, крім базового плану Microsoft Office 365 Business Basic.

Сервер SharePoint

SharePoint Server — це локальна версія SharePoint, яку можна інсталювати на серверах вашої організації.

Він пропонує всі функції SharePoint Online, а також додаткові параметри налаштування та контроль над зберіганням даних та іншими елементами безпеки.

Використання SharePoint локально ідеально підходить для організацій, яким потрібен повний контроль над середовищем SharePoint або які створюють веб-сайти з певними вимогами щодо безпеки та відповідності.

Деякі переваги SharePoint Server:

• Повний контроль над зберіганням даних, бібліотеками документів і безпекою

• Додаткові параметри налаштування для сайтів SharePoint

• Інтеграція з іншими локальними системами SharePoint

• Більша гнучкість у варіантах розгортання

SharePoint Server 2019 ліцензується на сервер і на користувача або пристрій, який отримує доступ до сервера. Доступні дві моделі ліцензування : стандартна клієнтська ліцензія (ліцензія клієнтського доступу) і корпоративна клієнтська ліцензія.

Standard CAL надає базові функції SharePoint, тоді як Enterprise CAL включає більш розширені функції, такі як бізнес-аналітика та корпоративний пошук.

SharePoint Foundation і SharePoint Designer

Ці двоє заслуговують на почесні згадки. Обидва вони є безкоштовними інструментами, які більше не перебувають у стадії активної розробки та можуть навіть вимкнути функції продукту, знайдені в майбутніх версіях; однак деякі версії все ще працюють у сучасних операційних системах.

SharePoint Designer зазвичай використовують досвідчені користувачі або розробники, які хочуть створювати власні робочі процеси та рішення на основі SharePoint.

З іншого боку, SharePoint Foundation — це безкоштовна версія SharePoint початкового рівня, яку можна використовувати для базового обміну документами, керування та співпраці.

Це чудова відправна точка для початківців і невеликих організацій, яким не потрібні всі функції SharePoint Online або SharePoint Server, але вони все одно хочуть користуватися такими перевагами, як обмін файлами.

Деякі переваги SharePoint Foundation включають:

• Безкоштовне використання

• Основні можливості керування документами та співпраці

• Простий у налаштуванні та використанні

Тепер, коли ми розглянули різні версії та параметри ціноутворення, давайте дослідимо ще один важливий аспект SharePoint: його інтеграцію з іншими продуктами Microsoft.

SharePoint можна інтегрувати з такими продуктами, як Teams, OneDrive, і Power Platform може значно розширити його функціональність.

У наступному розділі ми детальніше розглянемо, як SharePoint інтегрується з цими продуктами та як це може покращити продуктивність вашої організації та співпрацю. Отже, давайте зануримося!

Інтеграція з екосистемою Microsoft

Інтеграція з іншими продуктами Microsoft є головною перевагою, оскільки забезпечує безперебійну співпрацю, спрощені робочі процеси та сучасний досвід.

У цьому розділі ми докладніше розглянемо деякі ключові продукти Microsoft, які інтегруються з SharePoint.

Microsoft Office 365

Будучи частиною екосистеми Office 365, SharePoint легко інтегрується з іншими інструментами продуктивності, такими як , Word і . Це дозволяє вам отримувати доступ до документів і ділитися ними в режимі реального часу, гарантуючи, що ваша команда залишається на одній сторінці.

Включивши SharePoint у пакет послуг Office 365, бізнес-користувачі вашої організації отримають переваги від:

• Централізоване сховище файлів із безпечним контролем доступу

• Спільна та налагоджена командна комунікація

• Гнучкий і настроюваний дизайн сайту команди

Microsoft Teams

Microsoft Teams — це платформа для співпраці, яка дозволяє командам спілкуватися в чаті, обмінюватися файлами та співпрацювати над проектами в реальному часі. Teams інтегрується з SharePoint, дозволяючи користувачам отримувати доступ до файлів і документів SharePoint безпосередньо з інтерфейсу Teams.

Завдяки інтеграції з Microsoft Teams ви можете:

• Легко отримуйте доступ до актуальних документів, якими наділилися ваша команда

• Працюйте над документами одночасно з іншими членами команди

• Відстежуйте версії та зберігайте історію версій

Power Platform

SharePoint взаємодіє з такими як , Power Apps і . Використовуючи можливості Power Platform, ви можете додати спеціальну автоматизацію, рішення для додатків і візуалізацію даних до своїх сайтів зв’язку SharePoint.

Завдяки інтеграції Power Platform ви можете:

• Створюйте автоматизовані робочі процеси між SharePoint та іншими програмами та службами

• Створюйте спеціальні програми для керування та відображення даних SharePoint

• Створюйте потужні візуалізації даних за допомогою LuckyTemplates

Інтеграція з екосистемою Microsoft дає вам змогу повністю розкрити потенціал SharePoint, створюючи нескінченні можливості для співпраці та інновацій у вашій організації.

У наступному розділі ми докладніше розглянемо деякі потенційні реальні випадки використання SharePoint. Ходімо!

Випадки використання Microsoft SharePoint

Як ви вже знаєте, SharePoint — це універсальна платформа з широким спектром варіантів використання в різних галузях і є улюбленою в багатьох організаціях. Нижче наведено кілька найпоширеніших випадків використання SharePoint.

1. Керування документами : можливості системи керування документами SharePoint є одними з її найпопулярніших функцій. Організації можуть використовувати SharePoint для зберігання, упорядкування та керування документами з різних джерел даних, забезпечуючи членам команди легкий доступ до останньої версії документа та співпрацюючи над ним. Контроль версій SharePoint і функції реєстрації/виписки допомагають запобігти конфліктам і гарантують, що учасники команди завжди працюють локально чи онлайн з останньою версією документа.

2. Інтранет і портали : SharePoint також можна використовувати для створення автономних інтранет-сайтів і порталів для внутрішнього спілкування, обміну інформацією, сучасних веб-частин і співпраці. Інтранет-сайти можна налаштувати для включення новин, подій, вікі-сайтів і важливих оголошень, а також політики та процедур компанії. Його вбудовані можливості пошуку спрощують кінцевому користувачеві швидкий пошук конфіденційної інформації, що зберігається локально.

3. Керування проектами. Можливості керування проектами SharePoint можуть допомогти командам керувати проектами від початку до кінця. Команди можуть використовувати SharePoint для створення сторінок сайту проекту, призначення завдань, відстеження прогресу, зміни структури сайту та спільної роботи над документами проекту на одному сервері. Його інтеграція з іншими продуктами Office 365 і програмами Office, такими як MS Teams і Planner, також може розширити можливості управління проектами.

4. Автоматизація бізнес-процесів: інтеграція SharePoint із (раніше відома як Microsoft Flow) дозволяє користувачам автоматизувати повторювані завдання та процеси. Ви можете використовувати ферму SharePoint разом із Power Automate для автоматизації робочих процесів, наприклад процесів затвердження документів, із підтримкою великих файлів.

SharePoint має широкий спектр варіантів використання, і це лише кілька прикладів. Незалежно від потреб вашої організації, платформа разом із надбудовами SharePoint може допомогти підвищити продуктивність і націлювання на аудиторію, а також оптимізувати робочі процеси.

Суть

SharePoint — це потужна й універсальна платформа, яка допомагає організаціям і бізнес-службам підключення підвищити продуктивність і покращити співпрацю.

Завдяки функціям інтрамережі та порталу, інтеграції програм Office 365, інструментам керування проектами, веб-частинам, службам доступу та можливостям автоматизації бізнес-процесів SharePoint є універсальним магазином рішень для організацій будь-якого розміру та галузі.

Крім того, інтеграція SharePoint з іншими продуктами Office 365 і службами Office, такими як MS Teams, OneDrive, Outlook і Power Automate, робить його ще більш цінним веб-додатком для покращення робочого процесу.

Завдяки різноманітним варіантам ціноутворення та доступним моделям розгортання його можна налаштувати відповідно до потреб і бюджету будь-якої організації.

Незалежно від того, чи є ви малим підприємством, яке прагне оптимізувати бізнес-процеси, чи великим підприємством, яке прагне покращити командну роботу, внутрішні комунікації та співпрацю між відділами та місцями, SharePoint — це платформа, яку варто розглянути.

Щоб дізнатися більше про переваги використання SharePoint як веб-програми, перегляньте наведений нижче посібник.