Що таке Power Automate? - The Ultimate Guide

Шукаєте простіший спосіб швидко й ефективно виконувати всі свої нудні рутинні завдання? Якщо так, тоді Power Automate може бути тим рішенням, яке ви шукали.

Цей посібник із Power Automate містить усю інформацію та приклади, необхідні для розкриття повного потенціалу автоматизованих робочих процесів Power Automate.

Створюйте простих ботів під час процесу введення даних, щоб створювати складні потоки, які організовують наскрізні бізнес-рішення – Power Automate може революціонізувати ваш бізнес, якщо все зробити правильно!  

Зміст

• Що таке Microsoft Power Automate?
• Як Power Automate працює з програмами Microsoft 365?
• Значення автоматизації в бізнес-процесах
• Загальне використання Power Automate у різних галузях
• Основні функції Power Automate 
• Як створити та налаштувати обліковий запис Power Automate 
• Термінологія Power Automate: ключові поняття та визначення
• Підключення до зовнішніх джерел даних і служб 
• Типи робочих процесів, які допоможуть вам розпочати роботу
  • Потоки бізнес-процесів
  • Настільні потоки
  • Хмарні потоки
    • 1. Автоматизовані потоки
    • 2. Миттєві потоки
    • 4. Заплановані потоки
  • Вибір правильного хмарного потоку
• Роль тригерів і дій у Power Automate
• Передові технології автоматизації живлення 
  • Використання змінних і виразів у Power Automate
• Реалізація умовної логіки та циклів
• Створення настроюваних конекторів і API
• 2 Практичні застосування Power Automate у сценаріях реального світу
  • Приклад 1. Масове надсилання електронних листів за допомогою Instant Cloud Flow у Power Automate
  • Приклад 2: перенесення даних Excel до списку Sharepoint 
• 6 найкращих практик для Power Automate
  • 1. Управління потоками та процесами автоматизації
  • 2. Робочі процеси тестування та налагодження 
• Power Automate проти інших інструментів автоматизації
• 3 чудові переваги Power Automate
• 3 Обмеження використання Microsoft Power Automate
• Включати Power Automate чи не Power Automate?

Що таке Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate (раніше Microsoft Flow) — це потужний інструмент автоматизації, який допомагає автоматизувати повторювані та ручні завдання зручним способом.

Завдяки інтуїтивно зрозумілому інтерфейсу перетягування Power Automate ідеально підходить як для програмістів, так і для тих, хто не кодує, дозволяючи вам створювати робочі процеси на основі правил і економити час на рутинних завданнях.

Щоб почати автоматизувати свій процес, ви можете почати з візуалізації процесу за допомогою блок-схеми. Ця блок-схема включає різні елементи, такі як кроки, змінні, цикли та умови. Потім ви можете скопіювати цю блок-схему в Microsoft Power Automate, щоб автоматизувати свій процес.

Він також пропонує велику гнучкість, коли справа доходить до реалізації – просто налаштуйте наявні шаблони або створіть спеціальне рішення з нуля.

Таким чином, ви можете автоматизувати широкий спектр завдань за допомогою Microsoft Power Automate, що робить його потужним інструментом для бізнесу.

У цьому вичерпному посібнику ми надамо огляд Microsoft Power Automate і розглянемо його компоненти. Ми також розповімо вам про процес створення робочого циклу та надамо реальні приклади того, як він працює та як його використовувати для автоматизації різних аспектів робочого циклу. 

Power Automate підтримує понад 900 популярних програм і служб, таких як Microsoft Office 365, Dropbox, Salesforce CRM, Google Drive тощо, що робить його універсальним інструментом для багатьох галузей і підприємств. Крім того, він інтегрується з іншими продуктами Microsoft, такими як SharePoint, Dynamics 365 і PowerApps, тож ви можете створювати потужніші та налаштовані робочі процеси за допомогою низького коду.

Як Power Automate працює з програмами Microsoft 365?

Microsoft Office 365 — це набір програм, необхідний для роботи тисяч компаній у всьому світі.

Ці програми включають Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook, Microsoft OneNote, Microsoft OneDrive та інші продукти Microsoft. Кожна програма виконує свою певну функцію, але зазвичай вони працюють незалежно і не взаємодіють одна з одною.

Ну, це було до тих пір, поки не з’явилася Power Automate.

З появою Power Automate ці програми тепер можуть збирати дані, спілкуватися одна з одною та виконувати дії на основі тригерів з інших програм. Ця інтеграція підвищує продуктивність і ефективність завдяки автоматизації завдань, які раніше виконувалися вручну.

Наприклад, електронні листи, отримані в Outlook, можуть ініціювати дії в Excel або OneDrive, щоб оптимізувати робочі процеси та зменшити ризик помилок. 

Значення автоматизації в бізнес-процесах

Інструмент автоматизації бізнес-процесів, як-от Power Automate, надає зручний інтерфейс, який дозволяє користувачам створювати складні робочі процеси та керувати ними без необхідності програмування чи технічних знань.

Глобальний ринок роботизованої автоматизації процесів зростає, прогнозований річний темп зростання становитиме 38,2% з 2022 по 2030 рік.

Ця технологія змінює спосіб роботи компаній із програмними роботами, які можуть автоматизувати повсякденні завдання в різних галузях

Переваги автоматизації численні та значні, зокрема:

• Це економить час і дозволяє персоналу виконувати завдання вищого рівня, що додає більше цінності бізнесу.  
• Підвищує ефективність шляхом підтримки сталої швидкості процесу. 
• Зменшує витрати на оплату праці, виконуючи надзвичайно складні завдання, звільняючи гроші, які можна використати в іншому місці.
• Усуває помилки, особливо під час введення даних вручну, що може запобігти дорогим помилкам для вашого бізнесу. 

Нарешті, він покращує обслуговування клієнтів, забезпечуючи швидке та ефективне спілкування, дозволяючи вам будувати кращі відносини, не витрачаючи багато часу

Давайте перевіримо деякі основні способи використання Power Automate.

Загальне використання Power Automate у різних галузях

Power Automate — це універсальний інструмент автоматизації, який можна застосовувати в широкому діапазоні галузей і випадків використання. Ось кілька прикладів того, як Power Automate використовується в різних галузях:

• Охорона здоров’я : галузь охорони здоров’я є однією з найважливіших галузей, яка потребує автоматизації. За допомогою Power Automate медичні організації можуть автоматизувати завдання та робочі процеси, які раніше виконувалися вручну, заощаджуючи час і підвищуючи ефективність.
  
  Ці завдання та робочі процеси включають планування прийому за допомогою інтеграції з електронними системами медичних записів. Він також може автоматизувати виставлення рахунків за медичне обслуговування, обробку претензій та управління запасами, зменшуючи помилки та покращуючи час виконання. 
• Фінанси : Power Automate часто використовується у фінансах – це керування кредиторською та дебіторською заборгованістю, ціноутворення, процеси затвердження та введення даних. Завдяки автоматизації цих процесів рахунки-фактури можна швидко обробляти й оплачувати, а дані звіряти, зменшуючи ризик помилок і прострочення платежів.
  
  За допомогою Power Automate дані можна автоматично імпортувати та узгоджувати, зменшуючи потребу в ручному введенні даних і неточності.
• Виробництво : обробна промисловість давно відома своїми ручними, трудомісткими процесами, якими є повільно та важко керувати.
  
  Використання технологій автоматизації, таких як Microsoft Power Automate, має важливе значення для виробників, які прагнуть підвищити ефективність, зменшити витрати та зберегти конкурентну перевагу. 
  
  Power Automate може підвищити ефективність виробництва шляхом легкої автоматизації повторюваних завдань та їх інтеграції з існуючими системами. Він може допомогти оптимізувати виробничі процеси та керування замовленнями, покращити роботу машини, спростити обробку даних і документів і легко інтегрується з рішеннями ERP.
  
  Крім того, Power Automate може полегшити автоматичне створення звітів і оптимізувати технічне обслуговування обладнання. 
• Роздрібна торгівля : Power Automate може надати продавцям конкурентну перевагу, автоматизуючи трудомісткі завдання та інтегруючи їх із системами. Використовуючи штучний інтелект, системи ERP, IoT, програмне забезпечення POS і роботизовану автоматизацію процесів, роздрібні продавці можуть оптимізувати процеси та покращити обслуговування клієнтів, заощаджуючи час і гроші.
  
  Power Automate допомагає менеджерам керувати запасами, автоматизувати виконання замовлень, доставку та відстежувати дані про продажі, надаючи їй панелі KPI. 

Основні функції Power Automate 

Як ви вже знаєте, Microsoft Power Automate надає широкий спектр функцій, які дозволяють користувачам створювати власні робочі процеси, інтегрувати програми та покращувати співпрацю. 

Давайте зануримося в них трохи глибше.

Автоматизація робочого процесу

Використовуючи візуальні блок-схеми, користувачі можуть створювати власні робочі процеси для виконання таких завдань, як надсилання сповіщень, керування схваленнями або оновлення записів. Платформа підтримує численні з’єднувачі, що забезпечує повну інтеграцію з такими популярними службами, як SharePoint, Dynamics 365 і Outlook.

Повна інтеграція та налаштування

Повна інтеграція з програмами Microsoft 365 дозволяє користувачам створювати автоматизовані робочі процеси та ініціювати завдання безпосередньо з таких програм, як SharePoint, Excel і Microsoft Teams. Щоб спростити створення робочих процесів, Power Automate надає готові шаблони для поширених завдань, які користувачі можуть налаштувати відповідно до своїх потреб.

Крім того, Power Automate може інтегрувати програми та служби сторонніх розробників, такі як Salesforce, Google Sheets, Mailchimp, і велику бібліотеку з понад 900 конекторів, що робить його універсальним і потужним інструментом для автоматизації завдань і процесів на різних платформах. стати інструментом. 

Крім того, ви також можете використовувати Power Automate для публікації в соціальних мережах і запланувати кілька твітів, але це інша історія на інший день.

Роботизована автоматизація процесів (RPA)

Power Automate Desktop представляє можливості роботизованої автоматизації процесів (RPA), що дозволяє користувачам автоматизувати завдання на своїх настільних комп’ютерах. RPA особливо корисний для автоматизації процесів із застарілими системами, локальними файлами або скануванням екрана.

Користувачі можуть записувати свої дії та використовувати Power Automate Desktop для створення ботів, які автоматично повторюють ці дії.

Мобільний додаток

Мобільний додаток Power Automate дозволяє користувачам керувати своїми робочими процесами та контролювати їх у дорозі. Програма підтримує миттєві потоки, дозволяючи користувачам запускати дії вручну за допомогою кнопок потоку. Крім того, користувачі можуть відстежувати статус своїх потоків, отримувати push-повідомлення та схвалювати запити безпосередньо зі своїх мобільних пристроїв.

Безпека та відповідність

Power Automate відповідає суворим стандартам безпеки та відповідності Microsoft для забезпечення захисту даних і конфіденційності. Платформа підтримує політики запобігання втраті даних (DLP), які дозволяють організаціям контролювати потік конфіденційної інформації між програмами. Крім того, Power Automate також відповідає різноманітним галузевим стандартам, таким як GDPR, HIPAA та FedRAMP.

Добре, тепер настав час почати роботу.

Як створити та налаштувати обліковий запис Power Automate 

Щоб розпочати роботу з Power Automate, відвідайте офіційний веб-сайт Power Automate

Після входу ви потрапите на домашню сторінку, яка служить центральним центром для керування робочими процесами та конекторами

Перш ніж почати щось робити, давайте швидко ознайомимося з кількома ключовими поняттями.

Термінологія Power Automate: ключові поняття та визначення

Поринаючи глибше у світ Power Automate, важливо ознайомитися з термінологією, яка використовується на всій платформі.

Розуміння цих термінів полегшить вам створення, керування та оптимізацію ваших потоків.

Ось вичерпний список термінів Power Automate із чіткими поясненнями, які допоможуть вам впевнено орієнтуватися на платформі:

Потік: Потік відноситься до різних типів робочих процесів, які відповідають різним потребам бізнесу. Ці потоки є серією автоматизованих кроків, дій і умов, які визначають ваш автоматизований процес.

З’єднувач: попередньо створена інтеграція, яка забезпечує зв’язок між Power Automate і зовнішніми програмами чи службами.

З’єднувачі дозволяють отримувати доступ до даних і виконувати дії в підключених службах.

Шаблон: це попередньо упаковані потоки, які містять набір тригерів, дій і умов для автоматизації певного завдання чи процесу. Шаблони можна використовувати як відправну точку для створення настроюваних потоків, заощаджуючи час і зусилля.

Альтернативний текст: шаблони Microsoft Power Automate

Тригер: подія або умова, що ініціює потік. Тригери можуть ґрунтуватися на певних подіях, таких як отримання електронного листа, або їх можна запланувати для запуску через заздалегідь визначені проміжки часу.

Дія: одна операція або завдання, що виконується в межах потоку. Дії можуть включати надсилання електронних листів, оновлення записів або створення нових елементів у списку.

Умова: елемент прийняття рішень у межах потоку, який оцінює задані критерії та виконує різні дії залежно від того, чи виконуються критерії (істина) чи ні (хибність).

Цикл: структура керування потоком, яка повторює послідовність дій для кожного елемента колекції або до виконання певної умови. Цикли дозволяють виконувати пакетні операції або застосовувати операції до кількох елементів.

Підключення до зовнішніх джерел даних і служб 

Підключення до зовнішніх джерел даних і служб є ключовою перевагою використання Power Automate.

Щоб підключитися до зовнішнього джерела даних або служби, користувачі повинні надати облікові дані або ключ API для автентифікації підключення. Після автентифікації конектор надає доступ до даних і дозволяє користувачеві виконувати дії в межах підключеної служби.

Ця функція не тільки робить Power Automate більш універсальним, але й спрощує процес інтеграції різних програм і служб для створення більш ефективних і спрощених робочих процесів. 

Але створення необхідної інфраструктури даних для бізнес-аналітики може бути дорогим і трудомістким через велику кількість технологій обробки даних, API і моделей безпеки.

Крім того, кваліфікованих розробників із досвідом розгортання, налаштування, керування та інтеграції цих технологій часто важко знайти, а їх найняти дорого.

Dataverse вирішує ці проблеми, пропонуючи доступну, керовану, сумісну, безпечну, масштабовану та глобально доступну службу даних SaaS. 

Раніше відома як Common Data Service (CDS), Microsoft Dataverse — це універсальна платформа даних, яка надає підприємствам безпечне, масштабоване та просте у використанні рішення для керування та інтеграції даних у різноманітних програмах і службах.

Унікальні можливості Dataverse дозволяють компаніям створювати спеціальні програми, автоматизувати процеси та створювати докладні звіти за допомогою Power Apps, Power Automate і

Використовуючи можливості Dataverse в Power Automate, користувачі можуть створювати та автоматизувати робочі процеси, які отримують доступ до даних, що зберігаються в Dataverse, і маніпулюють ними. 

Тепер давайте перевіримо різні типи робочих процесів, щоб ви могли вирішити, на чому вам потрібно зосередитися.

Типи робочих процесів, які допоможуть вам розпочати роботу

Існує кілька різних типів потоків, кожен з яких призначений для певного сценарію автоматизації. Розуміння різних типів потоків і їх ідеальних варіантів використання допоможе вам повністю розкрити потенціал Power Automate.

Давайте зануримося.

Потоки бізнес-процесів

Потоки бізнес-процесів забезпечують керовану взаємодію з користувачем, яка проводить користувачів через певний процес.

Ці потоки організовані в етапи та кроки в межах кожного етапу. Під час створення потоку бізнес-процесу користувачі повинні вибрати « Потік бізнес-процесу» під час ініціювання нового потоку.

Це дає змогу визначити різні етапи процесу та визначити дії, які потрібно виконати на кожному етапі.

Потоки бізнес-процесів розроблені спеціально для Dataverse та можуть використовуватися лише з таблицями Dataverse, Dynamics 365 або програмами, керованими моделлю.

Вони потребують додаткового ліцензування на додаток до стандартних ліцензій Microsoft 365.

Настільні потоки

Desktop Flows використовує Robotic Process Automation (RPA) для автоматизації завдань на робочому столі користувача.

Щоб створити Desktop Flows, користувачам потрібно завантажити та встановити програму Power Automate Desktop. Ці потоки підходять для автоматизації завдань із застарілим програмним забезпеченням, аркушами Excel або скануванням екрана.

Безкоштовна версія Power Automate Desktop доступна для користувачів Windows і Mac, але в деяких випадках може знадобитися оновлення до преміум-ліцензії.

Хмарні потоки

У Power Automate «хмарні потоки» стосуються потоків, розроблених і повністю запущених у хмарному середовищі. Ці потоки не потребують локальної інфраструктури чи ресурсів, до них можна легко отримати доступ і керувати ними будь-де, де є підключення до Інтернету.

Взаємодії користувача, такі як натискання кнопки на веб-сторінці чи в мобільному додатку, або навіть заздалегідь визначені розклади, наприклад запуск у певний час щодня, також можуть служити тригерами для цих потоків. 

Існує три типи хмарних потоків:

1. Автоматизовані потоки

Автоматизовані потоки є найпоширенішим типом потоку в Power Automate. Ці потоки автоматично запускають робочі процеси, коли події відбуваються у вашому джерелі даних.

Наприклад, робочий цикл можна запустити, коли елемент додається до списку SharePoint або файл завантажується до бібліотеки документів SharePoint.

Автоматизовані потоки працюють із понад 900 різними з’єднувачами та не потребують ручного втручання.

Альтернативний текст: Microsoft Power Automate Automated Flows

2. Миттєві потоки

На відміну від автоматизованих потоків, миттєві потоки вимагають взаємодії користувача, щоб запустити робочий процес.

Їх можна запустити вручну з Power Automate, Power Apps або інших програм, таких як SharePoint, OneDrive або Microsoft Teams.

Миттєві потоки також можуть бути ініційовані HTTP-запитами та використані з потужними віртуальними агентами.

Прикладами миттєвих тригерів потоку є кнопки потоку, вибрані елементи в SharePoint, дії з повідомленнями в Teams і вибрані рядки в Excel.  

4. Заплановані потоки

Нарешті, ми запланували потоки. Ці потоки виконуються за попередньо визначеним розкладом від секунд до днів. Вони корисні для таких завдань, як надсилання автоматичних нагадувань або сповіщень.

Користувачі можуть визначати частоту та час початку для цих потоків, які потім виконують відповідні дії на основі розкладу.

Вибір правильного хмарного потоку

Коли ви відкриєте Power Automate, вам буде запропоновано вибрати один із трьох варіантів хмарного потоку.

Щоб визначити, який тип найкраще відповідає вашим потребам, розгляньте наступне:

• Якщо ви автоматизуєте завдання на основі подій у хмарних службах, виберіть автоматизований хмарний потік.
• Якщо вам потрібен ручний запуск для повторюваних завдань, виберіть миттєвий хмарний потік.
• Якщо вам потрібно, щоб ваша автоматизація запускалася періодично за розкладом, виберіть запланований хмарний потік.

Щоб отримати детальне пояснення та приклади кожного типу потоку, ми рекомендуємо звернутися до нашої раніше опублікованої статті «», у якій розбивається кожен тип потоку та пропонується цінна інформація про те, коли їх слід застосовувати на шляху до автоматизації.

Тепер давайте перейдемо до тригерів і дій.

Роль тригерів і дій у Power Automate

Тригери та дії є структурними блоками робочих процесів у Microsoft Power Automate. Умови тригера — це події або умови, які запускають потік, а дії — це завдання, які виконує потік, коли виникає тригер.

У Power Automate доступно багато умов ініціювання, наприклад, коли до вашої поштової скриньки надходить новий електронний лист або коли новий елемент додається до списку SharePoint.

Дії включають надсилання електронних листів із відповідями, збереження вкладень електронної пошти в OneDrive, надсилання сповіщень, оновлення полів елементів списку тощо.

Power Automate також дозволяє створювати спеціальні тригери та дії за допомогою функцій Azure або HTTP Webhooks. Щоб створити потік у Power Automate, спочатку виберіть тригер і додайте дії, які виконуватимуться під час запуску тригера. Ви також можете додавати умови, цикли та інші елементи для керування процесом автоматизації. 

Передові технології автоматизації живлення 

Давайте розглянемо кілька передових методів.

Використання змінних і виразів у Power Automate

Змінні та вирази є важливими компонентами в Power Automate, що дозволяє користувачам зберігати, маніпулювати та повторно використовувати дані в своїх потоках. Ось як ви можете використовувати змінні та вирази в Power Automate:

• Ініціалізація змінної: використовуйте дію «Ініціалізація змінної», щоб визначити змінну, вказавши її назву, тип і початкове значення. Наприклад, щоб створити змінну з назвою « count » із початковим значенням 0 , скористайтеся такою дією:
  
  Дія: Ініціалізація змінної
  
  Ім’я: count
  
  Тип: Ціле
  
  число Значення: 0
• Установіть або змініть значення змінної: використовуйте дію « Установити змінну », щоб оновити значення змінної під час виконання потоку.
• Використовуйте вирази: вирази можна використовувати в різних діях і умовах для виконання обчислень, маніпулювання текстом або оцінки даних. Наприклад, ви можете використовувати функцію «addDays» для обчислення майбутньої дати або «concat» для об’єднання рядків.
• Посилання на змінні та вирази: щоб посилатися на змінну чи вираз, просто додайте його ім’я, обгорнуте синтаксисом “@{}” у відповідне поле.

Реалізація умовної логіки та циклів

Умовна логіка та цикли забезпечують гнучкість і контроль потоків Power Automate, дозволяючи створювати більш динамічні та адаптовані робочі процеси:

• Умовна логіка: використовуйте дію «Умова», щоб оцінити вираз і виконати різні дії на основі результату. Дію «Переключити» також можна використовувати для обробки кількох можливих результатів.
• Цикли: дія «Застосувати до кожного» дозволяє вам переглядати колекцію елементів і виконувати дії для кожного елемента. Для більш складних циклічних сценаріїв використовуйте дію «Виконати до», щоб виконати набір дій, доки не буде виконано вказану умову.

Створення настроюваних конекторів і API

Спеціальні конектори та API розширюють можливості Power Automate, дозволяючи користувачам інтегрувати свої потоки із зовнішніми службами та програмами.

Настроювані з’єднувачі: розробіть настроюваний з’єднувач для підключення Power Automate до зовнішньої служби чи програми. Це дає вам змогу отримувати доступ і використовувати функціональність зовнішньої служби у своїх потоках.

Наприклад, ви можете створити настроюваний з’єднувач для внутрішнього API вашої компанії, забезпечуючи бездоганну інтеграцію з Power Automate.

Покращення на основі штучного інтелекту: інтеграція таких інструментів штучного інтелекту, як ChatGPT і DALL-E 2, може ще більше збагатити робочі процеси Power Automate. Dynamics 365 Copilot від Microsoft , віртуальний помічник на основі штучного інтелекту, є одним із прикладів того, як штучний інтелект може покращити роботу користувача та підвищити ефективність платформи Dynamics 365.

Цей інноваційний інструмент використовує обробку природної мови та алгоритми машинного навчання для інтерпретації запитів користувачів і надання відповідних відповідей.

Тепер давайте розглянемо кілька практичних прикладів.

2 Практичні застосування Power Automate у сценаріях реального світу

Щоб проілюструвати потенціал Power Automate, давайте розглянемо кілька прикладів того, як його можна використовувати в різних бізнес-сценаріях.

Ви можете знайти більше таких робочих процесів реального використання на сторінці .

Приклад 1. Масове надсилання електронних листів за допомогою Instant Cloud Flow у Power Automate

У цьому прикладі ми розповімо вам про те, як використовувати Instant Cloud Flow для надсилання електронного листа 50 користувачам одночасно, заощаджуючи ваш час і зусилля.

Крок 1. Налаштуйте Instant Cloud Flow

1. Перейдіть до інформаційної панелі Power Automate і виберіть «Мої потоки» зліва. Натисніть кнопку «+New Flow» і виберіть «Instant Cloud Flows» у розділі New Flow.

1. Назвіть свій потік (наприклад, «Спеціальна пошта») і виберіть «Вручну запустити потік» як параметр запуску. Натисніть «Створити».

1. Перейдіть до наступного кроку, натиснувши «Наступний крок». Тепер знайдіть «змінна» та виберіть «Ініціалізувати змінну».

1. Enter a name for your variable, change the Type to “Array,” and manually input the email addresses in the Value field using the following format:
   1. Separate email addresses with commas (,)
   2. Enclose each email address in quotes (“[email protected]”)
   3. Enclose the entire list of email addresses in square brackets ([])
   4. Click “Next.”

Step 2: Configure the Flow

1. Look for “Control” and select “Apply to each.” If you can’t find it, search for it or locate it in the Built-in section.

1. Click on “User Email” from the dynamic section.

1. Click “Add an action button,” select the “Standard” tab, and choose your desired email system (e.g., Office 365 Outlook). Choose “Send an email (V2).”

Step 3: Customize the “Send an email (V2)” Action

1. Configure the following options:
   1. To: Use the dynamic content to select the “current item.”
   2. Subject: Input the email subject line.
   3. Body: Write the email message and format it as desired, including links, font size, and text styling.

1. Click “Show Advanced Options” to access additional settings:
   1. Attachments: Add any necessary attachments.
   2. Importance: Set the priority level (Low, Normal, High).
   3. Reply to: Specify the email address(es) for replies.
   4. Save your settings when finished.

Step 4: Test Your Flow

1.  Click “Test” in the top right corner.

1. Choose “Manually” and click “Test” again. Continue by selecting “Run Flow.”

1.  Confirm that the emails have been successfully sent to all recipients.

Example 2: Migrating Excel Data to a Sharepoint List 

Migrating Excel data to a SharePoint list can be a tedious process, especially when dealing with simple tracking sheets. However, Power Automate offers a convenient solution that streamlines the migration process.

У цьому посібнику ми покажемо вам, як перетворити таблицю Excel на список SharePoint за допомогою Power Automate.

Крок 1. Налаштуйте миттєвий потік

1. Встановіть тип потоку на «Миттєвий» і скористайтеся параметром «Запустити потік вручну».

1. Додайте дію «Список рядків, наявних у таблиці (Excel Online Business)». Ця дія запитує рядки з таблиці у файлі Excel.

Крок 2. Завантажте файл Excel у OneDrive або SharePoint

1. Завантажте файл Excel у OneDrive або SharePoint і вкажіть розташування у властивості «Розташування» дії «Список рядків, наявних у таблиці (Excel Online Business)». У цьому прикладі ми завантажили файл до бібліотеки «Книга» сайту SharePoint, що містить наш список.

Крок 3. Налаштуйте потік для додавання елементів до списку SharePoint

1. Використовуйте дію «Застосувати до кожної (умови)», щоб перейти до кожного рядка, отриманого дією «Список рядків, наявних у таблиці (Excel Online Business)».

1. У межах дії «Застосувати до кожної (умови)» додайте дію «Створити елемент (SharePoint)», щоб створити елемент у списку запитів.

1. Повторно запустіть потік після внесення необхідних змін у файл.

Крок 5. Перевірте успішність міграції

1. Після успішного завершення процесу перейдіть до свого списку SharePoint, щоб переглянути всі щойно створені елементи списку.

Наразі ви маєте мати гарне уявлення про те, на що здатний Power Automate. Як і будь-що, що ви робите, важливо розуміти найкращі практики.

Давайте перевіримо їх.

6 найкращих практик для Power Automate

Щоб отримати максимальну віддачу від Power Automate, важливо дотримуватися найкращих практик під час створення потоків і керування ними.

Ось деякі з них:

1. Управління потоками та процесами автоматизації

Плануйте та проектуйте свій потік

Під час автоматизації завдань за допомогою Power Automate виникає спокуса почати створювати потоки відразу (повірте), але планування є ключовим фактором успішного впровадження.

Для великих проектів планування може допомогти вам уникнути обмежень платформи, проблем з ремонтопридатністю та продуктивністю.

Перш ніж почати, важливо зібрати всю необхідну інформацію, як-от тип ліцензії, обсяг запуску та складність бізнес-процесу.

Потім визначте тригери, дії та необхідні умови та окресліть загальну структуру потоку. Цей початковий етап планування допоможе вам уникнути потенційних проблем і забезпечити більш плавний процес створення потоку.

Використовуйте вбудовані шаблони

Power Automate пропонує широкий спектр вбудованих шаблонів, які можна використовувати як відправні точки для своїх потоків. Перегляньте ці шаблони, щоб знайти той, який найкраще відповідає вашим потребам, і налаштувати його відповідно.

Шаблони економлять ваш час і допомагають вивчити найкращі практики з попередньо створених потоків.  

Використовуйте обробку помилок і сповіщення

Щоб зробити ваші потоки більш надійними та відмовостійкими, запровадьте механізми обробки помилок, наприклад використання дій «Область» для групування пов’язаних дій і обробки помилок або винятків.

Крім того, розгляньте можливість додавання сповіщень (наприклад, електронної пошти або повідомлень Teams), щоб сповіщати вас про помилки, що дозволить вам оперативно вирішувати проблеми.

Оптимізуйте продуктивність потоку

Power Automate накладає певні обмеження на запущені потоки. Щоб забезпечити оптимальну продуктивність, зверніть увагу на наступне:

• Мінімізуйте кількість дій у своєму потоці, щоб зменшити ризик досягнення цих обмежень.
• Використовуйте параметри «Фільтрувати запит» у таких діях, як «Отримати елементи» або «Отримати рядки», щоб отримувати лише необхідні дані, зменшуючи навантаження на потік і підвищуючи його ефективність.

Зберігайте свої потоки організованими та зручними:

У міру того як ваші потоки стають все складнішими, стає вкрай важливо підтримувати їх організованість і підтримку. Щоб досягти цього, скористайтеся наведеними нижче порадами.

• Надайте чіткі, описові назви для своїх дій, змінних і з’єднувачів.
• Використовуйте коментарі, щоб пояснити мету певних дій або розділів у вашому потоці.
• Згрупуйте пов’язані дії в межах дій «Область», щоб створити модульну та організовану структуру.

2. Робочі процеси тестування та налагодження 

Тестування та налагодження робочих процесів у Power Automat є важливими для забезпечення правильного функціонування та досягнення поставленої мети.

Power Automate надає кілька інструментів і методів для тестування та налагодження ваших потоків.

1. Використовуйте середовища: використовуйте різні клієнти вашої організації, щоб розділити етапи розробки, тестування та виробництва. Ця практика допомагає зменшити кількість помилок і забезпечує більш плавний процес розробки.
   
   Якщо ви використовуєте преміум ліцензію для Power Apps, скористайтеся цією функцією. 

1. Монітор: Інструмент моніторингу в Power Apps допомагає діагностувати проблеми з програмою та відстежувати мережеві запити та відповіді в реальному часі.
   
   Він надає інформацію про назву, елемент керування та властивість формули, де виникає проблема в програмі, деталі запиту та відповіді. 

1. Функція відстеження. Використовуйте функцію відстеження разом із інструментом моніторингу, щоб реєструвати спеціальні повідомлення та отримати інформацію про продуктивність і проблеми в програмі. Ця функція допоможе вам зрозуміти роботу програми та визначити потенційні вузькі місця чи проблемні області.

1. Power Apps Test Studio: це функція, призначена для полегшення тестування та перевірки вашої програми під час процесу розробки. Він надає середовище для створення та запуску тестових випадків для вашої програми canvas, гарантуючи, що ваша програма працює належним чином перед розгортанням для кінцевих користувачів.
   
   Test Studio можна знайти на порталі Power Apps Maker Portal, перейшовши до меню в розділі Advanced Tools ліворуч. 

Power Automate проти інших інструментів автоматизації

У середовищі інструментів автоматизації, що постійно розширюється, Microsoft Power Automate виділяється як потужне та універсальне рішення, але це не єдиний доступний варіант.

Конкуруючі платформи, такі як Automation Anywhere, UiPath і Zapier, також пропонують потужні можливості автоматизації, кожна зі своїми сильними сторонами та можливостями.

Power Automate виділяється бездоганною інтеграцією з продуктами Microsoft 365, простим у використанні інтерфейсом і широким набором вбудованих роз’ємів. З іншого боку, Automation Anywhere і UiPath відомі своїми розширеними можливостями роботизованої автоматизації процесів (RPA), більш складними потребами та широкомасштабною прикладною автоматизацією підприємства.

Вибираючи правильний інструмент автоматизації для вас або вашого бізнесу, важливо враховувати такі фактори, як конкретні потреби, існуючу екосистему програмного забезпечення та рівень складності процесу, який ви хочете автоматизувати.  

3 чудові переваги Power Automate

У Power Automate є що полюбити, але ось 3 речі, які нам у ньому подобаються.

1. Розширена бібліотека роз’ємів : Power Automate пропонує найповніший перелік роз’ємів із більш ніж 900 доступними роз’ємами. Крім того, платформа щомісяця додає 10–30 нових роз’ємів , гарантуючи, що вона залишається в курсі найновіших програм і послуг.
   
   Це постійне додавання нових роз’ємів ще більше підвищує універсальність платформи, роблячи її надійним вибором для компаній будь-якого розміру.
2. Простота використання:   Power Automate розроблено для зручності користувача з інтерфейсом перетягування, який дозволяє користувачам легко створювати робочі процеси без будь-яких знань програмування. Він також пропонує широкий спектр шаблонів, які користувачі можуть налаштувати відповідно до своїх потреб, ще більше спрощуючи процес автоматизації.
3. Новий AI Builder від Power Automate : Оскільки використання генеративного AI у галузі зростає, AI Builder є цінним інструментом, який дає компаніям конкурентну перевагу. Компанії можуть заощадити час і ресурси, автоматизувавши складні процеси, одночасно підвищуючи точність і точність. Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс і готові шаблони AI Builder дозволяють користувачам легко створювати власні моделі машинного навчання без навичок програмування.
   
   Ця демократизація штучного інтелекту дозволить компаніям будь-якого розміру скористатися перевагами машинного навчання та штучного інтелекту, не інвестуючи у дорогі команди з обробки даних.

Крім того, AI Builder легко інтегрується з іншими продуктами Microsoft, дозволяючи користувачам ще більше автоматизувати свої робочі процеси.

Прикладом є те, що підприємства можуть використовувати AI Builder для отримання даних із рахунків-фактур і квитанцій і використовувати Power Automate для надсилання цієї інформації в інші програми, такі як Dynamics 365 і Excel.

Ця інтеграція допомагає компаніям оптимізувати процеси, зменшити кількість помилок і, зрештою, підвищити ефективність і продуктивність.

3 Обмеження використання Microsoft Power Automate

1. Витрати збільшуються з платними планами: Power Automate пропонує безкоштовний план, але з такими обмеженнями, як максимальна частота потоку 15 хвилин.
   
   Організаціям із складнішими робочими процесами та більшою потребою в автоматизації може знадобитися перейти на платний план. Вартість Power Automate залежить від плану та використання. Преміум-плани починаються від 40 доларів США за користувача на місяць. Ці платні плани мають розширені функції та опції з більшим потоком, які важливі для підприємств із високими потребами в автоматизації.
   
   Однак вартість плану може швидко збільшитися, особливо у великих організаціях із великою кількістю користувачів. Тому важливо, щоб організації ретельно оцінювали свої потреби в автоматизації та використання, перш ніж взяти на себе зобов’язання. 
2. Вплив на продуктивність через складні робочі процеси: Power Automate може зазнати значного зниження продуктивності під час виконання складних робочих процесів.
   
   Це може вплинути на ефективність і швидкість програми, призвести до затримок і зниження продуктивності.
3. Без розпаралелювання: Power Automate підтримує лише послідовні робочі процеси, що означає, що дії виконуються у фіксованому порядку. Це може бути обмеженням для підприємств, яким потрібні паралельні або умовні робочі процеси.

Включати Power Automate чи не Power Automate?

Це питання…

Таким чином, Microsoft Power Automate є безцінним інструментом для підприємств, які прагнуть оптимізувати роботу та підвищити ефективність. 

Power Automate допомагає організаціям заощадити час, зменшити людські помилки та підвищити загальну продуктивність завдяки автоматизації повторюваних завдань та інтеграції з різними службами та програмами.

Завдяки багатій бібліотеці роз’ємів, простому у використанні інтерфейсу та потужним функціям Power Automate є універсальним рішенням для компаній різних галузей.

Використовуючи найкращі практики, впроваджуючи вдосконалення та розуміючи типи доступних робочих процесів, організації можуть розкрити весь потенціал Power Automate і революціонізувати свої операції. 

Починаючи свій шлях до автоматизації, не забувайте планувати, тестувати та оптимізувати робочі процеси, щоб забезпечити успіх і максимізувати переваги цього потужного інструменту автоматизації.

Хочете дізнатися більше про Power Automate? Почніть навчатися з нашим і покращуйте свої навички роботи з даними в найкоротші терміни!