Шаблони SharePoint для бібліотек документів

Шаблони — це готові проекти, які ми можемо використовувати для стандартизації певного макета. У цьому підручнику ми поговоримо про те, як додавати та використовувати спеціальні шаблони SharePoint у . 

Шаблони документів можна зберігати та повторно використовувати для стандартизації процесів і забезпечення узгодженості в організації. Як правило, вони попередньо відформатовані таким чином, щоб інформувати про використання документа.

Зміст

• Важливість використання шаблонів документів у SharePoint
• Завантаження шаблонів документів на SharePoint
• Використання шаблонів SharePoint для документів
• Висновок

Важливість використання шаблонів документів у SharePoint

Основна причина використання шаблону документа в SharePoint полягає в тому, що він економить час для користувачів. Замість того, щоб витрачати час на форматування документа кожного разу, коли ми його використовуємо, ми можемо просто зберегти шаблон документа, а потім використовувати його повторно. Крім того, використання шаблонів може забезпечити уніфікованість, оскільки все зберігається належним чином відформатованим. 

Наприклад, якщо ми є автомобільною компанією, у нас зазвичай є файл цитат Excel для продавців. У цьому прикладі ми маємо папку Цитати .

У цій папці є кілька зразків файлів пропозицій Excel для Honda та Ford . 

Коли ми відкриваємо ці файли пропозицій, ми бачимо, що вони мають різні формати, що може заплутати тих, хто хоче перевірити їх або створити новий файл пропозицій для іншої автомобільної компанії. 

Крім того, якщо іншому користувачеві потрібно створити файл цитат, у нього може бути інший спосіб зробити це. 

Ми можемо надати шаблон, який користувачі відділу продажів можуть використовувати щоразу, коли їм потрібно створити цінову пропозицію. Потім ми можемо завантажити це на наш SharePoint. 

Завантаження шаблонів документів на SharePoint

Для цього підручника я створив зразок шаблону пропозиції, який я хочу, щоб користувачі використовували щоразу, коли створюватимуть пропозицію. На цьому шаблоні я додав назву компанії, слоган, цитату, дату і так далі. 

Щоб завантажити шаблон на SharePoint, просто натисніть кнопку «Створити» , а потім виберіть «Додати шаблон» .

Після цього виберіть шаблон, який ви створили. Для цього прикладу я створив шаблон із назвою Price Quote Template .

Ми побачимо сповіщення про те, що наш шаблон уже завантажено.

Тепер користувачі можуть використовувати цей шаблон. Їм просто потрібно натиснути кнопку «Новий» .

Тоді ми побачимо, що завантажений нами шаблон пропозиції було додано до списку. Знову ж таки, це корисно, тому що якщо користувачі додають цитати, ми можемо сказати їм не створювати файл цитат Excel самостійно, а просто використовувати цей шаблон, який ми надали замість цього. 

Для цього прикладу я видалю ці два зразки файлів цитат, які мають різний формат. 

Використання шаблонів SharePoint для документів

Щоб використати шаблон, який ми додали, просто натисніть кнопку «Новий» , а потім клацніть цей шаблон. 

Як ми бачимо, замість того, щоб мати порожній файл Excel і створювати цитату з нуля, ми тепер маємо шаблон цитати, який нам просто потрібно заповнити.

Після введення необхідних даних для цієї пропозиції ми можемо перейменувати її. Це зразок цитати для Ford , тому я назвав його Ford .

Щоразу, коли користувачеві потрібно створити пропозицію, він може просто скористатися нашим шаблоном пропозицій. Завдяки цьому ми також можемо мати шаблони цінових пропозицій, аркушів викликів, нотаток зустрічі та багато іншого. Зауважте, що ми також можемо зробити це для файлів Word або PowerPoint.

Але що, якщо ми більше не хочемо, щоб користувачі створювали власну книгу Excel або документ Word? Ми також можемо це зробити. Спочатку натисніть кнопку «Новий» , а потім виберіть меню «Редагувати новий» . 

Зніміть прапорці біля параметрів, які користувачі можуть використовувати під час додавання нового файлу. Наприклад, якщо у нас є шаблон для робочої книги Excel, ми можемо зняти тут позначку з книги Excel. 

Ми також можемо організувати наші варіанти. Наприклад, ми можемо перетягнути наш шаблон пропозиції та розмістити його зверху, якщо хочемо.

Щоб зберегти зміни, просто натисніть «Зберегти» .

Тоді, якщо ми знову натиснемо кнопку «Створити» , ми побачимо, що книги Excel немає в списку, а наш шаблон цитати тепер знаходиться вгорі. 

Ми можемо легко повернути робочу книгу Excel, якщо захочемо. Просто знову перейдіть до меню «Редагувати» та встановіть прапорець біля робочої книги Excel. Обов’язково зберігайте щоразу, коли вносите зміни.

Якщо ми хочемо видалити певний шаблон, просто натисніть на три крапки, а потім натисніть «Видалити» .

Висновок

Підсумовуючи, шаблони SharePoint надають чудову можливість оптимізувати нашу роботу, особливо процес створення документів. У цьому підручнику ви дізналися, як завантажувати та використовувати спеціальні шаблони документів у SharePoint.

Наявність цієї функції в SharePoint є дуже потужною, оскільки вона змушує наших користувачів організовувати та створювати цілісні формати документів. Сподіваюся, ви змогли зрозуміти його використання та важливість.

Все найкраще,

Генрі