Функція автоматизації SharePoint | Вступ

У цьому підручнику ми обговоримо, як ми можемо використовувати функцію автоматизації для створення робочих процесів .

Функція «автоматизації» в SharePoint може допомогти вам у мікрокеруванні користувачами SharePoint, бібліотеками, списками та робочими процесами.

Перш ніж перейти безпосередньо до основної теми, давайте спочатку обговоримо робочі процеси . Таким чином ви зможете чітко зрозуміти, як функція « автоматизації » працює під час створення робочих процесів.

Зміст

• Робочий процес у SharePoint
• Створення робочого процесу за допомогою функції автоматизації SharePoint
• Перевірка та тестування робочого процесу в SharePoint
• Створення робочого циклу з умовами за допомогою SharePoint Automate
• Тестування стану робочого процесу
• Висновок

Робочий процес у SharePoint

Робочий процес — це просто візуальне представлення будь-якого завдання. і компонент дії. Тригер відповідає за виконання робочого процесу . З іншого боку, дія — це подія або умова, які відбуваються в робочому процесі.

SharePoint використовує для обходу робочих процесів. За допомогою Power Automate ви зможете . Уявіть, що у вас є робочий процес, у якому запускається, коли хтось вносить зміни до елемента списку, а для дії надходить сповіщення електронною поштою.

Цей робочий процес схожий на те, що ми називаємо « Сповіщення » в SharePoint. Пізніше ми спробуємо відтворити деякі сповіщення за допомогою Power Automate . Зверніть увагу, що Power Automate можна використовувати в різних програмах. Однак у цьому посібнику ми зосередимося лише на його використанні в SharePoint.

Створення робочого процесу за допомогою функції автоматизації SharePoint

Щоб створити робочий процес і скористатися функцією «автоматизації» в SharePoint, перейдіть до « Списків » і натисніть кнопку « Перейти » у списку клієнтів .

Відкривши список, ви повинні побачити функцію « Автоматизація » у верхній частині списку клієнтів.

Зверніть увагу, що ця функція працює для будь-якого типу списку, який має стовпець типу користувача . У цьому випадку ми маємо стовпець «Менеджер з продажу» . Тепер давайте почнемо створювати робочий процес, у якому, якщо елемент буде додано до списку клієнтів , нам буде надіслано сповіщення електронною поштою.

Для цього клацніть спадне меню « Автоматизувати », а потім виберіть опцію « Створити правило ».

Після вибору опції «Створити правило» з’явиться вікно «Створити правило» . Це вікно містить різні умови, які ви можете вибрати. Кожна з цих умов або правил діє як тригер . Для цього прикладу виберемо умову « Створено новий елемент ».

Після цього вам потрібно буде налаштувати умови. Однак для цього правила ми не повинні це робити, оскільки немає умов, які нам потрібно змінювати. У цьому випадку єдине, що ми змінимо, це те, хто отримуватиме сповіщення про створення нового елемента.

Давайте призначимо значення адреси електронної пошти , натиснувши на неї. Потім у спадному меню виберіть опцію « Я ». Це означає, що ми отримуватимемо сповіщення електронною поштою щоразу, коли буде створено новий елемент у списку клієнтів .

Далі натисніть кнопку «Створити» , щоб завершити налаштування правила.

Потім переконайтеся, що це правило активне, перемкнувши перемикач у положення « Увімк. ». Потім закрийте вікно.

Перевірка та тестування робочого процесу в SharePoint

Якщо ви хочете перевірити, чи робочий процес створено належним чином, ви можете натиснути функцію « Автоматизувати » та вибрати опцію « Керувати правилами ».

Це поверне вас до того самого вікна, яке ви бачили після створення робочого процесу. Тут ви можете контролювати робочі процеси, які ви створюватимете, вмикаючи та вимикаючи їх.

Просто закрийте це вікно, коли завершите перевірку останнього робочого процесу, який ви створили. Давайте почнемо перевірку робочого процесу, натиснувши кнопку « Новий ».

Потім заповніть поля для нового елемента.

Після заповнення полів натисніть « Зберегти », щоб завершити створення елемента.

Щоб знайти новий елемент, прокрутіть список униз.

Нарешті перейдіть до папки "Вхідні", щоб перевірити, чи отримали ви електронний лист щодо нового елемента, створеного в цьому списку.

Перевіривши свій Outlook , я дійсно отримав автоматичний електронний лист від SharePoint Online із повідомленням: «Генрі Леґґ додав [email protected]» до списку клієнтів . Це означає, що робочий процес, який ми створили, працює належним чином.

Поки робочий процес активний, ви отримуватимете електронний лист щоразу, коли хтось створюватиме новий елемент у списку клієнтів. Щоб уточнити, у цьому прикладі тригер робочого циклу, який ми вибрали, полягає в тому, що « Створено новий елемент », а дія полягає в тому, що ми отримаємо електронний лист .

Створення робочого циклу з умовами за допомогою SharePoint Automate

У попередньому прикладі ми створили робочий процес без налаштування умов. Цього разу ми створимо інший робочий процес , але з умовами. Давайте почнемо з того, що натиснемо « Автоматизувати » та виберемо опцію « Створити правило ».

в

Потім зі списку правил виберіть опцію « Стовпець змінюється ».

За допомогою цієї опції тепер ви можете налаштувати тригер свого стану. Наприклад, я встановлю тригер на зміну стовпця «Продавець» . Дією буде надсилання електронного листа , і я встановлю для неї значення Продавець. Просто натисніть кнопку « Створити » , щоб створити робочий процес.

У цьому прикладі кожен елемент у списку клієнтів підключено до торгового партнера. Однак, якщо торговельний консультант буде звільнений, менеджер зобов’язаний призначити клієнта новому торговому консультанту. Тоді новопризначений торговий консультант має отримати електронний лист щодо цього питання.

Після створення робочого циклу з’явиться вікно «Керування правилами», і ви побачите, що є 2 доступних правила, які включають робочий цикл, який ми створили раніше, і останній.

Просто закрийте вікно, коли завершите перевірку статусу правил. 

Тестування стану робочого процесу

Щоб перевірити нашу умову, я виберу Джейсона Зеленію зі списку та почну редагувати його запис, натиснувши кнопку «Редагувати» .

Після натискання кнопки «Редагувати» прокрутіть список записів униз, доки не знайдете поле «Менеджер з продажу» .

У цьому випадку я зміню торгового консультанта з Джеймі Краста на Бреда Пітта .

Потім натисніть кнопку «Зберегти» , щоб зберегти зміни.

Нарешті, ми перевіримо, чи робочий процес працює належним чином, зайшовши в електронну пошту Бреда Пітта .

Оскільки Бред Пітт є новим менеджером з продажу, призначеним на [email protected], електронний лист було надіслано йому. В електронному листі ви можете натиснути кнопку « Перейти до елемента » , щоб перейти безпосередньо до зміненого елемента та вимкнути сповіщення, натиснувши « Чому я отримую це сповіщення?» ” посилання.

Це один із складних робочих процесів, які можна створити в SharePoint за допомогою функції автоматизації.

Висновок

Підводячи підсумок, ви дізналися, що таке робочий процес і його компоненти, які є тригером і дією. Ви також змогли зрозуміти, як функція автоматизації працює на SharePoint. Функція «автоматизації» в SharePoint є винятковою з точки зору сповіщення людей у ​​вашій організації. Завдяки цьому вам не потрібно вручну надсилати комусь електронний лист, коли щось змінюється в списку чи бібліотеці.

Є багато речей, які ви можете робити за допомогою функції автоматизації, тож знайдіть час, щоб дізнатися більше про це. Якщо ви хочете дізнатися більше про цю тему та інший пов’язаний вміст, ви, звичайно, можете переглянути список відповідних посилань нижче.

Все найкраще,

Генрі