Переваги SharePoint у розробці звітів LuckyTemplates

Я хочу поговорити про три основні переваги SharePoint. Ми поговоримо про три головні переваги та докладно розглянемо, що означають ці переваги та як функції SharePoint забезпечують ці переваги. Ви можете переглянути повне відео цього підручника внизу цього блогу.

Зміст

• Перевага SharePoint 1: керування вмістом і доставка
• Бібліотеки документів
• Списки SharePoint
• Сайт команди
• Перевага SharePoint 2: Робочі процеси бізнес-процесів
• SharePoint і Power Automate
• SharePoint і Power Apps
• SharePoint і LuckyTemplates
• Перевага SharePoint 3: Співпраця
• Висновок

Перевага SharePoint 1: керування вмістом і доставка

Першою з переваг SharePoint є те, що я називаю керуванням і доставкою вмісту . Ця сфера завжди була ключовою проблемою на робочих місцях у всьому світі.

За оцінками, близько 30% вашого часу витрачається на надсилання, відповіді та впорядкування електронних листів і даних. SharePoint може допомогти вашим співробітникам і вам повернути частину цього часу.

До речі, це приблизно 2,6-3 години на день, які ви потенційно можете повернути за допомогою SharePoint. Люди використовують SharePoint для зберігання документів так само, як вони роблять це для OneDrive. Але перевага зберігання документів у SharePoint полягає в тому, що ви можете додавати метадані до кожного документа.

Наприклад, скажімо, у вас є бухгалтерська папка, де всі ваші файли розділені спочатку за роками, а потім за фактичним обліковим записом.

Щоб знайти податковий файл працівників за 2017 рік, вам потрібно спочатку клацнути папку 2017, потім клацнути податки працівників, а потім знайти фактичну особу, для якої ви хочете отримати податки.

Це дуже складна система, особливо якщо ви хочете побачити всі файли певної особи, чи не так? Усі файли для певної особи або всі податкові файли за кожен рік розташовано в різних папках, тому це важко зробити у традиційному форматі OneDrive або комп’ютерному форматі.

Бібліотеки документів

Отже, SharePoint створив бібліотеки документів , де всі ваші файли знаходяться в списку, і ви можете додавати метадані до своїх документів.

У нашому прикладі ми маємо метадані під назвою Рік , інші метадані під назвою «Тип облікового запису» та інші метадані під назвою «Особа» .

Якщо ви хочете переглянути всі файли певної особи, ви можете просто перейти до цих метаданих і відфільтрувати цю особу. Ви побачите всі файли за всі роки. Якщо ви хочете повернутися до початкового способу та просто переглянути всі файли за певний рік, тоді ви перейдете до цих метаданих і відфільтруєте цей рік.

Метадані — це наступний рівень організації вашої бібліотеки документів.

Я дуже здивований, що не більше компаній роблять це. Коли вони роблять це, вони бачать підвищення продуктивності в пошуку потрібних документів.

Це також дуже масштабоване. Наприклад, у вас може бути бібліотека документів для ваших контрактів, ще одна бібліотека документів для вашої бухгалтерії та ще одна бібліотека документів для вашого відділу кадрів. Їх можна тримати окремо, щоб хтось із кадровиків не міг переглянути документи в бухгалтерії.

Списки SharePoint

Іншою функцією, яка забезпечує надійне керування вмістом, є використання списків . У цьому прикладі ми маємо налаштовану базу даних, яку хтось створив для зберігання даних, які мають відношення до них.

Це список маршрутів подій. Кожен запис тут є окремою подією в цьому маршруті події. У нас є сніданок, зустріч і привітання , вітання та знайомство тощо.

Те, що ця людина зробила, це створила колонки, які їй відповідають. Тому для кожного сеансу вони мають код, тип, опис, доповідачів, час початку та час завершення.

Потужність списків SharePoint полягає в тому, що вони дають вам універсальність надійної бази даних, і їх легко використовувати працівнику. Дуже легко створити власний список і типи стовпців. Ви можете мати складні типи стовпців, наприклад стовпці вибору (наприклад, тип сесії) або стовпці на основі користувачів (наприклад, доповідачі).

Створивши список SharePoint, ви можете зробити багато речей. Він також масштабований, оскільки ви можете створити його для багатьох речей. Ви можете створити його для витрат замість того, щоб робити це у випадковому файлі Excel, до якого дуже важко отримати доступ. Кожен може отримати до нього доступ і оновити його. Якщо є зміни, ви можете вимагати схвалення цих змін і додавати невеликі робочі процеси.

Ці списки також можна змінювати за допомогою вкладень. Наприклад, це список статей блогу, кожна з яких є фактичним файлом. Отже, це суміш бібліотек документів і списків SharePoint, де хтось створив бібліотеку документів із метаданими та стовпцями зі списку SharePoint.

Тож тут також можна багато комбінувати. Це набагато краще, ніж ваші дані в якомусь випадковому сховищі, OneDrive чи електронних листах.

SharePoint — це універсальне місце для всіх ваших даних, будь то бібліотека документів чи список SharePoint.

Сайт команди

Останньою особливістю SharePoint є те, що це сайт групи . Це внутрішній сайт команди, де всі ваші співробітники можуть отримати доступ до необхідної інформації. Ви можете мати сайт команди для всієї вашої організації для таких речей, як новини, публікації в блогах, календарі, швидкі посилання та зовнішні ресурси, якими користуються ваші співробітники.

Наприклад, якщо я хочу знайти свою кадрову політику, мені не потрібно надсилати електронного листа співробітнику відділу кадрів. Я можу перейти на сайт команди та знайти розділ HR, щоб знайти всі документи, які мені потрібні.

Також дуже важливо, що коли у вас є SharePoint, сайт команди вашої організації є вашою домашньою сторінкою. Тож щойно хтось відкриває Chrome або Explorer, він може побачити останні новини та діяльність компанії.

Ви також можете мати сайти групи для окремих груп. Ви можете мати один сайт групи для всієї організації та інший сайт групи, який буде приватним для вашої команди, щоб працівник отримував лише інформацію, яка має відношення до нього.

Ви можете створювати власні сайти SharePoint і списки SharePoint. Це дуже легко для будь-кого, щоб створити його, оскільки не потрібно кодувати, і все це перетягування.

Перевага SharePoint 2: Робочі процеси бізнес-процесів

Однією з важливих переваг SharePoint є робочі процеси бізнес-процесів . Це приклад дуже простого робочого процесу бізнес-процесу для організації.

Частина документа надходить до електронної скриньки, яка перенаправляється рецензентам. Потім він проходить кілька етапів перевірки. Якщо вони схвалюють, це прийнято; якщо ні, воно відхиляється.

Цей процес включає пару електронних листів, чи не так? Ви маєте електронний лист, який надійшов до папки "Вхідні". Потім потрібно надіслати електронний лист Анні та Шону для перевірки. Анна та Шон, ймовірно, надішлють один одному електронні листи, щоб переглянути його. І, нарешті, ще один електронний лист для позначення схвалення чи несхвалення.

Тепер, якщо дані, які використовуються, насправді знаходяться в SharePoint, цей робочий процес можна автоматизувати. Наприклад, ми можемо створити список SharePoint, який містить усі ці документи. Документ надходить, і Шон або Анна його мають переглянути, перш ніж його прийняти.

Замість процесу електронної пошти особа, яка хоче отримати схвалення, може завантажити його в список SharePoint або бібліотеку документів, яка потім автоматично надсилає сповіщення електронною поштою Шону та Анні. Це можна зробити будь-якимабо внутрішньої системи робочого процесу SharePoint.

Електронний лист також може містити посилання на документ SharePoint у бібліотеці документів SharePoint, тому Анна отримає електронний лист із повідомленням, що особа завантажила новий документ. Потім Анна переглядає документ і просто натискає « Схвалити» або «Відхилити» .

Те саме стосується Шона; і якщо обидва клацнуть «Схвалити» , початковому відправнику буде надіслано інший електронний лист із повідомленням, що Шон і Анна схвалили. Далі він автоматично оновлює статус цього документа на «Схвалено» , і все це відстеження стану виконується в SharePoint.

SharePoint і Power Automate

Ми фактично створили систему затвердження витрат у нашій серії YouTube, де ми говорили про те, як використовувати Power Automate із SharePoint для автоматизації цієї системи.

Ось просте затвердження витрат, яке я зробив для організації, яка раніше приймала близько 7 або 8 електронних листів і мала забагато проблем. Раніше працівника, який подавав витрати, тримали в стороні, і не було можливості потім все організувати.

SharePoint і система робочого процесу, як-от Power Automate, дійсно можуть це виправити. Коли у вас є ваші дані, процеси та SharePoint, інші програми дуже легко зайдуть і покращать цей процес.

SharePoint і Power Apps

Ми говорили про те, як SharePoint і Power Automate можна використовувати для автоматизації робочих процесів бізнес-процесів. Але те саме можна сказати про SharePoint і Power Apps. Припустімо, ви взагалі не хочете, щоб Шон і Анна отримували доступ до SharePoint.

Ви можете створити програму для Шона та Анни, де вони зможуть перейти на веб-сайт, який показує їм контракти, які вони повинні переглянути один за іншим. Вони не отримують електронних листів, вони просто входять у додаток. І знову ж таки, найкраще в Power Apps – це відсутність коду.

SharePoint і LuckyTemplates

SharePoint також є дуже потужним завдяки LuckyTemplates. Наприклад, припустімо, що у вас є система затвердження витрат у SharePoint. Це також означає, що ви відстежуєте всі дані для цього процесу. Ви відстежуєте, хто надсилає витрати, їх суму та скільки часу потрібно, щоб усе переглянути. Однією з переваг SharePoint є те, що ви можете використовувати дані для створення звіту та інформаційної панелі на .

SharePoint забезпечує робочі процеси, але його інтеграція з іншими програмами Power Platform виводить його на новий рівень.

Перевага SharePoint 3: Співпраця

Третя перевага SharePoint — це співпраця. Це одна з причин, чому більшість організацій виправдовують придбання SharePoint для підвищення продуктивності. Існує багато переваг і функцій SharePoint, які створюють середовище для спільної роботи. Я дуже швидко пройдусь по кожному.

Контроль версій дозволяє переконатися, що ваші документи актуальні, і якщо в документи внесено будь-які зміни, ви завжди можете повернутися до попередньої версії.

Схвалення та перегляд — це те, про що ми говорили в робочих процесах бізнес-процесів. Ви можете налаштувати систему бібліотеки документів, де хтось подає документ, а хтось інший має схвалити або відхилити цей документ.

Банк «все в одному» — це філософія, згідно з якою вся інформація вашої організації має бути в одному місці. Тому він не повинен бути повторюваним і легко доступним для будь-кого, кому потрібно його знайти.

Розширення можна створювати в SharePoint і імпортувати, щоб покращити вашу співпрацю. Такі речі, як трекер завдань, віджети та дошки Kanban, широко використовуються на сторінках SharePoint для покращення співпраці.

Дозволи дозволяють вибирати певні групи людей для доступу до інформації. Іноді компанії страждають від перевантаження інформацією. Ви не хочете, щоб усі мали доступ до всього, і якщо у вас є дуже конфіденційні дані, вам потрібно переконатися, що їх бачать лише ті люди, яким ви хочете їх бачити.

Масштабованість є ще однією великою перевагою. Якщо ви використовуєте SharePoint не локально, але використовуєте SharePoint у хмарі, ви можете збільшити кількість людей від 10 до мільйона людей на сервері Microsoft. Його дуже легко використовувати, і вам потрібно лише грати за фіксовану ставку на людину.

Соціальні функції також доступні через публікації в блогах і сторінки. Ви також можете коментувати, лайкати та ділитися ними. Ви також можете поділитися певними списками елементів, якщо у вас є дозвіл.

Крім того, існує сильна інтеграція з Office 365, оскільки його створила та сама материнська компанія Microsoft. Якщо у вас є файли в , Word або PowerPoint, ви можете редагувати їх онлайн у SharePoint, а не завантажувати та редагувати.

Висновок

У цій публікації ми обговорили три ключові переваги SharePoint. Ми говорили про те, що SharePoint дуже добре керує вмістом , робочими процесами бізнес-процесів і співпрацею .

Генрі