Параметри бібліотеки сайту SharePoint | Огляд

Бібліотека документів завжди створюється автоматично щоразу, коли ми створюємо сайт у SharePoint. Ми можемо налаштувати бібліотеку та контролювати, як користувачі можуть переглядати, керувати та створювати документи або навіть відстежувати версії файлів. У цьому посібнику ми поговоримо про те, як ми можемо налаштувати параметри бібліотеки сайту SharePoint.

Бібліотека документів у SharePoint — це місце на сайті, де учасники команди можуть спільно працювати над спільними файлами.

Зміст

• Доступ до налаштувань бібліотеки сайту
• Параметри керування версіями в бібліотеці сайту SharePoint 
• Перевірка та додаткові налаштування в бібліотеці сайту SharePoint 
• Параметри форми в бібліотеці документів
• Інші відповідні налаштування в бібліотеці документів
• Висновок

Доступ до налаштувань бібліотеки сайту

Щоб отримати доступ до налаштувань бібліотеки, нам потрібно зайти в бібліотеку документів. Для цього прикладу ми маємо бібліотеку документів під назвою Expenses . 

Потім у верхньому правому розділі клацніть значок шестірні та виберіть налаштування бібліотеки .

Потім ми перейдемо до класичного перегляду налаштувань. Тут ми також можемо робити такі дії, як створення переглядів, додавання стовпців, форматування та багато іншого. Ми не будемо обговорювати деякі з налаштувань у цьому підручнику, але ви можете ознайомитися з нашим детальним обговоренням цих налаштувань на нашому сайті. 

Одним із поширених налаштувань тут є назва списку, опис і налаштування навігації. 

Тут ми можемо змінити назву нашої бібліотеки та додати опис, якщо хочемо. Ми не будемо обговорювати тут параметр швидкого запуску , але лише візьмемо до уваги, що він корисний для створення домашніх сторінок і навігації сайтів SharePoint.

Параметри керування версіями в бібліотеці сайту SharePoint 

Інші параметри бібліотеки, які ми маємо, це налаштування керування версіями .

Тут ми можемо вносити зміни, як-от вимагати затвердження вмісту для надісланих елементів. Це призначено для налаштування конфігурації щодо того, чи повинні нові елементи або зміни в існуючих елементах залишатися в чернетці чи ні, доки їх не буде схвалено. 

Ми також можемо змінити нумерацію міток файлів наших основних і незначних редакцій. Наприклад, основні версії для наших файлів будуть позначені 1, 2, 3 , а незначні версії матимуть 1.0, 1.1, 1.2 тощо.

Ми також можемо встановити кількість копій наших елементів в останніх версіях. Зазвичай це має бути лише 10-20 через проблеми з обмеженим простором. 

Безпека чернеток елементів призначена для обмеження користувачів, які можуть переглядати чернетки елементів у нашій бібліотеці документів.

Нарешті, ми можемо вимагати функцію «Оформлення» , перш ніж будь-хто зможе редагувати документи. Цей параметр призначений для обмеження доступу інших користувачів до файлу, якщо він зараз редагується. 

Перевірка та додаткові налаштування в бібліотеці сайту SharePoint 

Тепер перейдемо до додаткових налаштувань.

Він містить різні налаштування для керування типами вмісту, шаблонами документів і папками.

Далі – налаштування перевірки .

Тут ми можемо встановити деякі формули. Наприклад, якщо ми не хочемо, щоб інші користувачі називали свій новий документ або відділ « Домашньою сторінкою », ми можемо зробити це в цій частині.

Параметри форми в бібліотеці документів

Це приклад форми SharePoint. Ми можемо змінити це, перейшовши до налаштувань форми .

Параметри форми – це місце, де ми можемо змінити стандартну форму SharePoint.

Наприклад, ми можемо використовувати спеціальну форму, створену в PowerApps , замість використання стандартної форми з SharePoint.

Інші відповідні налаштування в бібліотеці документів

У нас також є розділ «Дозволи та керування» , де ми можемо видалити нашу бібліотеку, встановити дозволи для нашої бібліотеки, налаштування робочого процесу тощо. Дозвіл для налаштувань цієї бібліотеки документів означає, що ми можемо надавати доступ певним людям до певних документів і програм, а не іншим. 

Параметри робочого циклу призначені для створення певного робочого циклу, який має відбуватися, коли хтось змінює або додає новий документ. Наприклад, якщо користувач додає новий видатковий документ, електронний лист спочатку буде надіслано менеджеру для затвердження, потім відділу кадрів для перевірки тощо. 

Крім того, у нас є  налаштування RSS . Тут ми можемо налаштувати сповіщення або оновлення, коли користувач змінює або додає елемент.

У нас також є доступ до більш розширених налаштувань стовпців , таких як створення стовпців, порядок стовпців і багато іншого. 

Крім того, у нас є налаштування для створення представлень.

Якщо ми клацнемо по ньому, ми отримаємо класичний спосіб створення перегляду.

Висновок

Загалом, це деякі параметри, до яких ми можемо отримати доступ у налаштуваннях бібліотеки сайту SharePoint. Майте на увазі, що коли ми створюємо сайт SharePoint, він також автоматично створює бібліотеку документів.

SharePoint дозволяє користувачам повністю налаштовувати та налаштовувати бібліотеки документів за допомогою налаштувань бібліотеки.

Я сподіваюся, що це було корисно. Якщо ви хочете дізнатися більше про решту налаштувань, ви можете переглянути їх у нашому курсі, який буде включено в список відповідних посилань нижче. 

Все найкраще,

Генрі