Отримання та перевірка файлів SharePoint

 Як платформа керування документами SharePoint пропонує такі незамінні функції, як, виїзд і реєстрація, які допомагають користувачам змінити спосіб роботи. У цьому блозі ми зрозуміємо, як працюють функції перевірки та реєстрації у файлах SharePoint.

Реєстрація та виписка є загальними термінами, що стосуються систем керування документами, зокрема SharePoint. Вони корисні для запобігання конфліктам, коли кілька людей хочуть редагувати ті самі елементи або файли одночасно. 

Будь-хто на aбібліотека може відкривати файл і вносити зміни одночасно. Функція реєстрації та виписки в SharePoint корисна, якщо ми не хочемо, щоб хтось відкривав або редагував певний файл, який ми зараз редагуємо.  

Зміст

• Як отримати файли SharePoint
• Як перевірити файли SharePoint
• Перевірка змін в історії версій
• Висновок

Як отримати файли SharePoint

Перевірка файлів дозволяє максимально використовувати версії. Термін перевірка описує процес отримання версії документа або елемента списку в списку або бібліотеці. Виймаючи елемент або файл, користувач може заборонити іншим редагувати цей вміст. Для цього просто клацніть на три крапки біля файлу. Натисніть «Більше» , а потім «Оформити» . 

Це означає, що SharePoint не дозволяє іншим відкривати або редагувати цей файл, оскільки ми зараз його редагуємо. Як ми бачимо, він також додав позначку червоної стрілки для файлу. 

Якщо ми наведемо курсор на позначку червоної стрілки, ми побачимо підказку про те, що ми вилучили цей файл, тому інші учасники не можуть редагувати, зареєструвати або вилучити його.

Оскільки ми перевірили цей файл, ми все ще можемо його редагувати. Давайте відкриємо цей файл.

Тоді давайте внесемо деякі зміни. Наприклад, давайте наберемо « Моя улюблена машина — Honda Civic ».

Після цього закриємо його.

Давайте відкриємо його знову, і ми побачимо, що наші правки збережено. Знову ж таки, лише ті, хто перевірив цей файл, можуть його редагувати. Інші учасники зараз не можуть нічого робити з цим файлом.

Якщо ми закінчили редагування цього файлу, і ми хочемо, щоб інші учасники могли його редагувати, нам просто потрібно перевірити файл. 

Як перевірити файли SharePoint

Термін «реєстрація» описує процес додавання нового або зміненого елемента або файлу до a для заміни попередньої версії. Зареєструвавши файл SharePoint, користувач може дозволити іншим редагувати вміст, не турбуючись про заміну змін, внесених іншими. Для цього просто знову клацніть три крапки, клацніть « Більше» , а потім клацніть «Зареєструватися» .

Ми також можемо перевірити файл, просто навівши курсор на червону позначку та натиснувши Зареєструватися .

Потім ми можемо додати кілька коментарів про те, які зміни ми зробили в цьому файлі. Для цього прикладу давайте введемо « Додано новий рядок, який повідомляє всім, яка моя улюблена машина ». 

Потім натисніть кнопку Зареєструватися .

Тепер усе нормалізувалося, червоної плями більше немає. Це означає, що будь-хто може відкрити та відредагувати файл одночасно.

Перевірка змін в історії версій

Зміни, які ми внесли, також можна побачити в історії версій . Давайте відкриємо його, клацнувши три крапки, а потім виберіть «Історія версій» .

Тут ми бачимо, що остання версія має коментар. Це коментар, який ми додали раніше, коли перевіряли файл.

Висновок

Підводячи підсумок, якщо ми хочемо внести зміни у файли SharePoint і переконатися, що ніхто інший не може вносити зміни одночасно, ми можемо перевірити файл, внести зміни та повернути його знову.

Поки елемент або файл вилучено, інші користувачі можуть бачити лише останній. Вони не зможуть побачити зміни, які поточний користувач вніс у файл, поки його вилучено.

Ця функція використовується для завдань, пов’язаних з аудитом, наприклад контрактів. Двома головними перевагами цієї функції є те, що після вилучення ніхто інший не може редагувати файли, поки ми їх редагуємо, а під час перевірки файлу ми можемо надати коментар із детальним описом того, що ми змінили в цьому файлі. 

Все найкраще,

Генрі