Налаштування сповіщень списку SharePoint

У цьому блозі ми обговоримо процес налаштування вашогосповіщення для окремих елементів і для самого списку.

Сповіщення – це прості, але потужні функції, якими можна скористатися. Якщо у вас є дані, які ви хочете контролювати, вам не потрібно постійно перевіряти, чи відбулися якісь зміни, оскільки ви отримаєте оновлення, коли правильно налаштуєте сповіщення.

Крім того, ви можете використовувати його для сповіщення інших людей в організації про будь-які зміни, внесені в список або елемент. У нашому першому прикладі ми хочемо отримати сповіщення щодо конкретного клієнта. Отже, перше, що нам потрібно зробити, це відфільтрувати список.

Зміст

• Налаштування сповіщень списку SharePoint для певних елементів
• Змінення попередження списку
• Редагування пункту у вашому списку
• Керування сповіщеннями списку SharePoint
• Налаштування сповіщень списку SharePoint для всього списку
• Висновок

Налаштування сповіщень списку SharePoint для певних елементів

Спочатку клацніть Менеджер з продажу .

Далі натисніть «Фільтрувати за» .

На цій панелі ви зможете фільтрувати стовпець.

Виберіть той, який хочете використовувати. У цьому прикладі ми будемо використовувати мій власний обліковий запис.

Потім натисніть Застосувати .

Тепер ви побачите всі відфільтровані елементи. У цьому прикладі є лише один елемент зі списку.

Далі клацніть три крапки біля назви .

Після цього натисніть Сповістити мене .

З’явиться діалогове вікно, у якому можна налаштувати сповіщення.

Давайте тепер обговоримо п'ять розділів цього діалогового вікна.

Змінення попередження списку

Першим параметром є Alert Title , який визначає назву сповіщення.

Наступний — Надіслати сповіщення на . Ви можете вказати імена людей, яким потрібно отримувати сповіщення, у текстовому полі Користувачі . У цьому прикладі ми надішлемо його лише нам. Але майте на увазі, що ви також можете надіслати його на інші електронні адреси.

Після цього ви побачите. Тут ви отримаєте сповіщення. Ви можете вибрати електронну пошту або текстове повідомлення (SMS) .

Потім ви можете налаштувати його відповідно до змін, внесених у розділі «Надіслати сповіщення про ці зміни» . У вас буде чотири варіанти:

1. Будь-які зміни призначені для отримання сповіщення про будь-які внесені зміни.
2. Хтось інший змінює елемент, це означає, що ви отримаєте сповіщення, коли хтось інший, крім вас, змінює або додає інформацію про елемент.
3. Хтось інший змінює створений мною елемент призначений для отримання сповіщення, коли хтось змінює створений вами елемент.
4. Хтось інший змінює елемент, який я востаннє змінював, – це варіант, за якого ви отримуватимете сповіщення, коли хтось інший змінюватиме елемент, який ви раніше змінювали.

Нарешті, коли надсилати сповіщення . У цьому розділі ви матимете три варіанти: негайно надіслати сповіщення, надіслати щоденний підсумок і надіслати тижневий підсумок .

Як випливає з назви, перший надсилатиме вам сповіщення про внесення змін. Ми не рекомендуємо використовувати це для елементів, які часто змінюються. Замість цього ви можете переглянути щоденний або щотижневий підсумок.

Найкраща частина цього полягає в тому, що ви можете встановити час, коли вам буде надіслано сповіщення, якщо ви вирішите отримувати сповіщення щодня.

Щотижня ви також можете вибрати день.

Однак у цьому прикладі ми будемо дотримуватися налаштувань за замовчуванням.

Нарешті натисніть OK .

Далі ми відкриємо наш. Просто натисніть значок панелі запуску у верхньому лівому куті.

Потім натисніть Outlook .

У своєму Outlook ви побачите сповіщення про успішне створення сповіщення та налаштування.

Редагування пункту у вашому списку

Спочатку клацніть три крапки біля назви елемента, який потрібно редагувати.

Потім натисніть Редагувати .

І ви побачите інформацію про елемент на правій панелі.

Ми відредагуємо бренд клієнта. Отже, у полі «Поточна марка» ми змінимо його з « BMW » на « Mercedes ».

Потім натисніть «Зберегти» .

І ви отримаєте електронний лист у Outlook із сповіщенням про зміни, внесені до елемента. Майте на увазі, що в деяких випадках отримання електронного листа може тривати кілька секунд.

Електронний лист містить зміни, внесені до елемента, включно з особою, яка його оновила, і датою внесення змін.

Керування сповіщеннями списку SharePoint

Якщо ви хочете керувати своїми сповіщеннями або, можливо, змінити налаштування, все, що вам потрібно зробити, це натиснути три крапки вгорі.

Далі натисніть Керувати моїми сповіщеннями.

Ви будете перенаправлені на іншу сторінку, де ви зможете керувати своїми сповіщеннями.

Коли ви натискаєте сповіщення, яке ви налаштували, ви можете змінити всі параметри, які ви встановили раніше. Це дуже корисно, оскільки вам не потрібно створювати нове сповіщення.

Налаштування сповіщень списку SharePoint для всього списку

Налаштувати сповіщення для всього списку досить просто.

По-перше, переконайтеся, що у вашому списку немає фільтрів. Тож давайте натиснемо.

Далі відфільтруйте список.

Потім натисніть три крапки вгорі та натисніть Сповістити мене .

І відкриється. Тут ви можете налаштувати це подібно до створення сповіщення для окремих елементів.

Основною відмінністю, яку ви побачите, є заголовок сповіщення. Це показує назву всього списку замість окремого елемента, як ми робили раніше.

Якщо ви успішно налаштували його, ви отримаєте електронний лист, якщо в списку будуть будь-які зміни, зокрема додавання елемента.

Висновок

Підводячи підсумок, ви дізналися, як налаштувати сповіщення для елемента та всього списку. Використання цієї простої функції забезпечить вам зручність, оскільки вам не потрібно регулярно перевіряти товар. Замість цього ви можете дочекатися електронного листа зі сповіщенням про внесені зміни.

Окрім зручності, це також може сприяти чудовій командній роботі. Інші учасники вашої організації можуть отримувати сповіщення та працювати над елементом, який ви їм попросили. Вам не потрібно розмовляти з ними особисто, тому що просте сповіщення може виконати завдання.

Все найкраще,

Генрі