Надсилайте електронні листи за допомогою LuckyTemplates і Power Automate Platform

Сьогодні ми покажемо вам, як підключитисяі платформа Power Automate. Один простий варіант використання для цього: якщо у вас є звіт LuckyTemplates, який містить список клієнтів, клієнтів і членів вашої власної команди, і ви хочете мати можливість циклічно переглядати кожного з них і робити щось для кожного клієнта, клієнта чи команди член.

Наприклад, ви хочете надіслати їм електронний лист. Ви можете підключити LuckyTemplates до Power Automate і виділити записи, для яких потрібно виконати цю дію. Коли ви натискаєте кнопку, запускається сценарій Power Automate, який або надсилає електронний лист, або створює файл для кожного клієнта, клієнта чи члена команди.

Коли ми з Тімом вперше взялися за це, це було досить легко зробити. Але помилка, яку ми виявили, полягає в тому, що у вас є користувачі, які натискають кнопку, перш ніж фактично відфільтрувати два певних записи.

Припустімо, ви є частиною компанії з 10 000 співробітників і у вас є список усіх членів вашої команди у вашій організації. Ви не хочете надсилати електронні листи 10 000 людей. Вам потрібно мати порогове значення або фільтр у вашому сценарії Power Automate; інакше ви надішлете тисячі непотрібних електронних листів, що заблокує вашу систему Outlook.

Ось хороший приклад дуже простої таблиці. У моєму прикладі я показую лише шість імен, але у вашому звіті ви можете мати сотні чи тисячі записів у цій таблиці.

Чудова особливість Power Automate полягає в тому, що вона використовує функцію автоматичного надсилання електронних листів, а не вручну.

Однак ви можете зіткнутися з деякими потенційними проблемами. Скажімо, нам потрібно надіслати електронний лист нашим торговим представникам на сході: Мелісі та Сему. Ми маємокнопка, яка підключена до нашого звіту.

Ми просто запустимо його, щоб надіслати електронний лист. У цій ситуації мені надіслали електронний лист, щоб я міг це показати. У моїй папці «Вхідні» ось два електронні листи, які були ініційовані звітом Power Automate і LuckyTemplates. Очевидно, що вони також потрапили б до користувача.

Зміст

• Деякі потенційні проблеми з платформою Power Automate
• Надсилання електронного листа за допомогою платформи Power Automate
• Ініціалізація змінної
• Додавання умовного оператора
• Тестування потоку на платформі Power Automate
• Додавання обмеження запису за допомогою розділювача
• Висновок

Деякі потенційні проблеми з платформою Power Automate

Перш ніж я розповім вам про налаштування процесу електронної пошти та введення умовного показника розриву, я хочу висвітлити кілька проблем, з якими я зіткнувся .

По-перше, коли у вас є таблиця, яка містить сотні чи тисячі записів, це може засмітити вашу систему електронної пошти.

Друга річ, про яку люди можуть не знати, це якщо у вашій таблиці є прихований фільтр, який не є тим самим фільтром, який є на кнопці платформи Power Automate, ви можете отримати деякі непередбачені результати.

Надсилання електронного листа за допомогою платформи Power Automate

Спочатку я розповім, як налаштувати та надіслати електронну пошту, а потім розповім про техніку, яку я використовую, щоб запобігти передачі великої кількості електронних листів.

Ось моя таблиця в Power Automate, яка має бути стандартним візуальним елементом, що відображається на візуальній панелі.

Щоразу, коли ви запускаєте Power Automate, перше, що він запитуватиме, це поля . Тепер це не обов’язково всі поля, які ви маєте у своїх візуальних елементах, а лише ті дані, які вам потрібні для вашого потоку. У моєму випадку мені потрібна електронна адреса , ім’я та посада .

Я додам своє ім’я та назву до свого зображення. Я натисну на три крапки, а потім натисну «Редагувати» . Ця дія перешле мене до Power Automate.

Також слід пам’ятати, що для доступу до полів тут потрібно отримати доступ до потоку, коли я збережу його в самій програмі Power Automate. Насправді важче отримати доступ до динамічних полів у LuckyTemplates, тому я, як правило, займаюся розробкою тут. Але щоб ви знали, ви можете зробити обидва.

Це оболонка Power Automate у LuckyTemplates, і тут набагато простіше розвивати потік, ніж відкривати веб-браузер Power Automate і робити це там.

У мене вже є кілька налаштованих потоків, але давайте створимо новий. Натисніть «Новий» , потім «Почати з шаблону» , а потім «Миттєвий хмарний потік» .

Він автоматично додасть кнопку LuckyTemplates, натиснувши кнопку . Потім я зайду в свій конектор і виберу оператора. Коли я вводжу відправити електронний лист , відображатимуться V2 і V3.

Я розумію та мій досвід роботи з V3 полягає в тому, що це буде надіслано з самої служби Power Automate, тоді як V2 фактично надходитиме від користувача, який створив потік. Він надійде з їх електронної скриньки.

Слід пам’ятати про одну річ: коли ви надсилаєте сповіщення електронною поштою через Power Automate, ви обмежені 100 електронними листами на день. Однак, якщо ви хочете, щоб електронний лист надійшов від вас, то, очевидно, ви повинні використовувати підхід надсилання електронного листа (V2).

Мене запитує ім’я, яке буде взято з мого динамічного вмісту . Є лише дві адреси електронної пошти, які мені потрібні: електронна адреса користувача (за замовчуванням, до якої я фактично отримаю доступ пізніше) і поле даних , яке я додав.

Щоб уточнити, перші динамічні дані – це адреса електронної пошти користувача або особи, яка фактично натиснула кнопку, а другі – це електронна адреса даних LuckyTemplates, тобто електронна адреса в таблиці, яку ми будемо використовувати.

І оскільки дані, які надходять зі звіту LuckyTemplates, містять кілька записів, вони автоматично перетворюються на Застосувати до кожного елемента керування .

Я додав свою тему, яка є Це електронний лист для і в тілі я ввів у Dear . Потім я натискаю «Зберегти та застосувати» .

Це основний принцип і все, що вам потрібно знати, щоб налаштувати електронну пошту. Отже, якщо ми збережемо та застосуємо це, коли ми повернемося та запустимо ці тести, він надішле електронний лист. Але якщо у вас є тисяча рядків, функція «Застосувати до кожної функції » переходить тисячу разів.

Я хочу мати можливість сказати потоку, що якщо він перевищує порогове значення трьох, він не зупинить потік і не надішле електронні листи користувачеві. Для цього ми створимо змінну.

Ініціалізація змінної

Першим кроком є ​​ініціалізація змінної. Дозвольте мені назвати це, виберіть тип Integer і почніть з 0.

Тепер, коли моя змінна ініціалізована, наступним кроком є ​​збільшення змінної. Це допоможе мені визначити, скільки записів було вибрано, коли я натиснув кнопку LuckyTemplates. Простий спосіб зробити це — додати дію .

І тому, що я хочу циклічно переглядати кожен з них, я скористаюся Застосувати до кожного елемента керування.

Потім додайте дію та збільште мою змінну.

Для моєї змінної я виберу RecordCount , яку я ініціалізував раніше, і хочу збільшити її на одиницю.

Це циклічно переглядатиме кожен окремий запис у моєму наборі даних і збільшуватиме його на 1. Наприкінці я отримаю загальну кількість записів, яку я можу використати у своєму умовному операторі .

Додавання умовного оператора

Наступним кроком буде додавання умови. Я введу свою змінну RecordCount , виберу менше або дорівнює трьом, оскільки у мене лише шість записів.

Якщо він менший або дорівнює трьом, то потік піде по шляху yes . Він надішле електронний лист, і все буде добре.

Якщо ні, тоді він піде по безшляху , де я скасовую потік. Якщо ця змінна більше трьох, вона виконуватиме дві дії. По-перше, потік сповістить користувача електронною поштою. Я знову виберу V2.

Тепер це поле, яке стане в нагоді, тому що це те, хто запустив потік.

Я напишу тут, що потік скасовано, і витягну свою змінну. Потім я натисну «Зберегти та застосувати» .

Тестування потоку на платформі Power Automate

Давайте переконаємося, що цей потік працює, тож ми повернемося до звіту, виберемо тут два записи та запустимо потік.

Оскільки там сказано, що потік запущено, давайте перейдемо до моєї папки "Вхідні". Ми бачимо два електронні листи, надіслані потоком.

Тепер, коли ми виберемо все, це запустить умову, яка скасує мій потік. Як ви бачите, є електронний лист із повідомленням про те, що потік скасовано.

Додавання обмеження запису за допомогою розділювача

Припустімо, ваші користувачі не мають доступу до потоку, але ви хочете надати їм можливість вибирати обмеження запису. У цьому прикладі ми маємо слайсер.

Я покажу вам, як я вставив це в потік і створив іншу змінну, щоб зробити цей зріз. Я створив цю просту таблицю та назвав її Max Selection Count, саме це я використовую для свого слайсера.

Тоді я створив міру, назвав її Вибрані максимальні записи та використав . Вам просто потрібно переконатися, що його перетворено на перемикач, щоб користувач міг вибрати його. Наступним кроком є ​​додавання цієї міри в потік.

Ось перша змінна, яку я ініціалізував, і друга змінна, яку я перетворив на ціле число.

А тепер я роблю ще один цикл, але замість збільшення, я просто виконую змінну set . Все, що я роблю, це встановлюю цю змінну, і вона щоразу повторює одне й те саме. Тепер мійвстановлено мірою, яку я щойно створив.

Що стосується умови, замість того, щоб мати її жорстко закодований, я просто підключаю свою змінну Max Records , щоб зробити її динамічною, а потім додаю її в свою електронну пошту.

Висновок

Сьогодні ми дізналися, як вивести наші звіти LuckyTemplates на новий рівень за допомогою платформи Power Automate. Зокрема, ви можете мати таблицю та натиснути кнопку, яка фактично виконує процес, який у цьому прикладі надсилає електронну пошту до кожного запису. Це нова техніка, яку ми можемо почати використовувати, і, сподіваюся, люди знайдуть це корисним під час створення власних звітів.

Генрі