Метадані SharePoint | Вступ

У цьому блозі ми покажемо вам, як упорядкувати файли за допомогою структури папок. Ми також поговоримо про переваги метаданих SharePoint для організації та легкого пошуку наших файлів порівняно з використанням ієрархії папок. 

Метадані SharePoint — це додаткова інформація про ваші файли, а не вміст файлів. Це допомагає користувачам легко знаходити, отримувати та впорядковувати ваш вміст.

Правильне впорядкування файлів допомагає нам правильно їх знаходити, що має вирішальне значення для нашої продуктивності. На комп’ютері ми зазвичай групуємо файли за структурою папок або ієрархією.

Зміст

• Використання традиційної структури папок у SharePoint
• Використання ієрархії папок замість метаданих SharePoint
• Переваги метаданих SharePoint для впорядкування файлів
• Висновок

Використання традиційної структури папок у SharePoint

Деякі люди все ще вважають за краще впорядковувати свої файли за допомогою папок. Для цього прикладу ми маємо папку під назвою Expenses – TRADITIONAL .

У цій папці містяться зразки звітів про витрати з різних відділів нашої компанії. Спочатку ми впорядкували ці файли, перейменувавши їх.

E означає витрати, за якими слідує назва відділу, на що спрямовані витрати, а потім випадковий цифровий код у кінці. У великій компанії може бути сотня таких звітів щодня. Тому впорядкування їх за іменами не буде таким корисним. 

Перше, що ми можемо зробити, щоб упорядкувати їх, це створити папки та розділити їх за відділами.

Отже, ми перемістили всі бухгалтерські звіти про витрати до папки бухгалтерського обліку, звіт про витрати на кадри до папки кадрів тощо.

Отже, це традиційний спосіб організації наших файлів у наших бібліотеках документів. 

Використання ієрархії папок замість метаданих SharePoint

Однак використання папок або систем каталогів обмежує нас, оскільки є лише один спосіб групування файлів. Для цього прикладу це дозволяє нам організувати лише одну категорію, якою є відділ. Отже, якщо ми хочемо переглянути всі звіти про поїздки чи постачання, нам потрібно шукати їх у папках кожного відділу. Це не дуже ефективно та ускладнює пошук файлів. 

Іншою проблемою, пов’язаною з використанням лише ієрархії папок для організації файлів, є дублікати файлів. Ми можемо захотіти згрупувати наші файли за відділами, а також за типом їх витрат. З ними ми можемо мати намір зберегти копію того самого файлу, але в кожній папці.

Ми також можемо шукати наші файли на SharePoint за допомогою поля пошуку. Однак деякі користувачі можуть неправильно писати звіти про файли. 

Переваги метаданих SharePoint для впорядкування файлів

Метадані SharePoint надають додаткову інформацію про наші файли, як-от назву файлу, дату створення, хто його створив, розмір файлу, тип файлу та багато іншого. Це допомагає нам легко впорядковувати, отримувати та знаходити наші файли.

На прикладі зображення нижче ми можемо побачити метадані в стовпцях « Назва » , «Змінено» , «Змінено» , «Відділ » і «Тип витрат» . Існує багато способів використання цих стовпців метаданих, як-от створення переглядів , групування за та фільтрування . 

Ми можемо створити більше стовпців метаданих і налаштувати їх відповідно до наших потреб. Деякі стовпці метаданих, наприклад «Змінено» та «Змінено», заповнюються автоматично, що означає, що ми не можемо їх змінити. 

Для нашого прикладу файлу ми створили стовпець «Відділ» і «Тип витрат» разом із фільтром і групою за функціями. 

Таким чином, ми можемо легко згрупувати або знайти файли за відділами або за типом витрат.

Ми також можемо використовувати метадані SharePoint для інформаційної безпеки, наприклад, блокувати користувачам можливість переглядати або редагувати деякі файли. Завдяки цьому ми можемо безпечно зберігати приватні або конфіденційні файли в нашій організації. 

Висновок

Підводячи підсумок, ми можемо зрозуміти різницю між організацією файлів через ієрархію папок і використанням метаданих SharePoint. Пам’ятайте, що метадані SharePoint – це інформація про ваші файли, а не вміст файлів.

Його можна повністю налаштувати залежно від ваших ролей і галузі. Найпотужніша функція, яку надають нам метадані, — це можливість групувати, сортувати або легко знаходити наші файли. Ви дізнаєтесь про це більше, коли зрозумієте, як додавати стовпці метаданих. 

Все найкраще,

Генрі