Коментарі SharePoint: їх використання та важливість

У цьому блозі ми обговоримо розділ коментарів SharePoint у списку SharePoint. Використання цієї функції є чудовим способом відстежувати все, що відбувається з даними.

За допомогою коментарів SharePoint ви можете взаємодіяти з іншими користувачами, а також згадувати та сповіщати певних учасників у групі чи організації.

Майте на увазі, що ви не можете отримати доступ до розділу коментарів зі списку SharePoint.

Зміст

• Додавання коментарів до розділу коментарів SharePoint
• Переваги використання коментарів SharePoint
  • 1. Ви можете згадати конкретних осіб у групі
  • 2. Інформуйте людей про внесені зміни
  • 3. Відстежуйте дані
• Висновок

Додавання коментарів до розділу коментарів SharePoint

Спочатку виберіть дані, до яких потрібно додати коментарі. У нашому прикладі ми додамо коментарі про Cora .

Потім натисніть Редагувати .

Після цього відобразиться панель коментарів .

Ви можете додати примітки до поля коментарів .

У нашому прикладі ми введемо « Ця клієнтка прийшла в офіс у Далласі 8/10 і попросила, щоб ми поглянули на її автомобіль, і вона була не в гарному настрої. »

Інша річ, яку ви можете зробити в розділі коментарів SharePoint , це згадати конкретних осіб у вашій організації та повідомити їх про це. У нашому прикладі ми згадаємо когось із нашої організації.

Щоб згадати когось, все, що вам потрібно зробити, це ввести « @ », а потім ім’я людини, яку ви хочете згадати. У цьому блозі ми згадаємо « Люк », тому введемо « @Люк ».

Потім ви помітите, що внизу з’явиться пропозиція.

Клацніть той, який ви хочете згадати, а це в даному випадку « Люк ».

Тоді ми можемо надати конкретні інструкції щодо цих даних або клієнта. У цьому прикладі ми введемо « Чи не могли б ви надіслати їй дружній електронний лист?» »

Потім натисніть кнопку «Надіслати» , щоб додати коментар до елемента.

Після цього ви отримаєте вікно сповіщення.

Нарешті натисніть «Поділитися та сповістити» .

Це сповістить «Люка», що він був згаданий у коментарі в даних «Cora». Отже, коли він почне це робити, він побачить коментар і допоможе вам з інструкціями.

Переваги використання коментарів SharePoint

Коментарі пропонують багато переваг, які можуть зробити доступ до ваших даних ефективнішим. Нижче наведено деякі з його загальновідомих переваг у SharePoint.

1. Ви можете згадати конкретних осіб у групі

Якщо ви хочете, щоб хтось працював над даними, які є у вашому списку, згадайте його/її в розділі коментарів , це може полегшити роботу. Вам не потрібно надсилати електронний лист або телефонувати людині, оскільки ви можете надати інструкції в розділі.

2. Інформуйте людей про внесені зміни

Коли ми оновлюємо або редагуємо інформацію в певному пункті списку, ми можемо використовувати розділ коментарів, щоб повідомити іншим людям, які зміни були внесені. Якщо ви оновите номер телефону певного клієнта, коли особа з вашої організації перевірить дані, вони дізнаються, що це був не оригінальний номер телефону клієнта.

3. Відстежуйте дані

Ще одна ефективна функція, де можна використовувати розділ «Коментарі» , — це відстеження даних. Хоча вас не згадували, коли ви клацаєте дані, ви побачите коментарі, доступні для всіх. Якщо ви хочете запитати щось пов’язане з цим, ви можете легко додати коментар до цього конкретного елемента у своєму списку SharePoint.

Висновок

Підводячи підсумок, ми навчилися додавати коментарі до списків SharePoint. Ми також обговорили, як ви можете згадати та сповістити конкретних людей із вашої групи чи організації.

Коментарі SharePoint можуть бути простим інструментом для вашого списку SharePoint, але він, безумовно, дає багато переваг. Тому я пропоную вам скористатися цією функцією та використовувати її належним чином, щоб зробити відстеження даних ефективнішим.

Все найкраще,

Генрі