Дозволи SharePoint | Групи Vs. Рівні

У цьому блозі ми обговоримо дозволи SharePoint . Ми пояснимо, чому вони важливі та чому їх варто використовувати. Разом з цим ми поговоримо про різницю між дозволами та автентифікацією . Крім того, ми обговоримо групи та рівні та чому вивчення різниці між ними є критичним фактором під час налаштування дозволів на вашому сайті SharePoint.

Дозволи SharePoint є основною функцією сайту SharePoint. Це робить сайт більш організованим і керованим. Крім того, це забезпечить безпеку на всьому сайті.

Зміст

• Дозволи проти автентифікації
• Важливість дозволів SharePoint
• Групи проти рівнів: огляд дозволів SharePoint
  • Групи Категорії
  • Категорії рівнів
• Важливість груп і рівнів для дозволів SharePoint
• Висновок

Дозволи проти автентифікації

Дозволи та автентифікація — це дві схожі речі, але вони можуть надати вам переваги для кожної. Вони забезпечать безпеку вашого сайту.

Коли ви встановлюєте дозвіл сторінки SharePoint, ви дозволяєте певній особі або особам із вашої організації отримати доступ до сторінки. Вони зможуть вносити деякі зміни, додавати чи видаляти файл.

З іншого боку, автентифікація забезпечує додатковий захист, оскільки користувачеві доведеться довести, ким він/вона є насправді. Окрім введення паролів під час входу користувачеві потрібно буде довести, що він є тим, за кого себе видає.

Коли ви входите на свій сайт, автентифікація виконується через Microsoft 365. Пам’ятайте, що автентифікація виконується за межами автентифікації SharePoint. Це пов’язано з тим, що сайт SharePoint є таким самим, як і автентифікація для Outlook, Microsoft 365 або будь-якого іншого, пов’язаного з Microsoft.

Простіше кажучи, автентифікація підтверджує, що ви є тим, за кого себе видаєте, тоді як дозволи базуються на тому, ким ви є.

Важливість дозволів SharePoint

Дозволи SharePoint надають переваги вашій організації. Якщо ви не хочете, щоб інші люди з вашої організації мали доступ до списку, даних або навіт�� до самої сторінки, дозволи вирішать це за вас.

Основна перевага, яку дозволи можуть надати вашій організації, полягає в тому, що ви зможете дозволити, хто у вашій групі може отримати доступ до певної сторінки та файлу.

Наприклад, ви хочете, щоб особа А отримала доступ до сторінки. Ця особа може додавати та змінювати дані на сторінці. І якщо інші люди спробують отримати доступ до сторінки, вони не зможуть. Однак після автентифікації, що вони є Особою А , вони можуть отримати доступ до сторінки та керувати нею.

Але найкраще у налаштуванні дозволів на сайті SharePoint – це баланс.

Як згадувалося вище, ви можете налаштувати особу у вашій організації, яка буде контролювати сторінку, тоді як інші матимуть інші сторінки. Ви також можете створити групу на сторінці та мати індивідуальні налаштування для кожного.

Наприклад, ви можете надати особі A параметри 1, 5, 10 і 12, а особі B — налаштування 2, 6, 8. Особа C має налаштування 11, 12, 13, 14 та інші члени організації. Це означає, що особа A не може отримати доступ до документа, який має особа C. Те саме стосується Особи B до Особи C .

Ви також можете надати всім користувачам дозволи . Це дозволить їм мати повний доступ до всього сайту. Вони могли додавати, редагувати, видаляти та багато іншого. Однак ми б не рекомендували цього. Оскільки вони мають повний доступ, вони можуть випадково видалити файл і очистити кошик.

Групи проти рівнів: огляд дозволів SharePoint

Дозволи SharePoint складаються з двох основних факторів: груп і рівнів . У цій частині блогу ми пояснимо їхні відмінності та пояснимо, чому вони важливі.

Групи (іноді їх називають командами ) і рівні мають категорії.

Групи Категорії

• Власники. Саме вони володіють сайтом і мають повний контроль. В основному це власник, і в більшості випадків його права рука або хтось, кому він повністю довіряє.
• Члени. Вони безпосередньо стосуються сайту SharePoint.
• Відвідувачі. Це всі люди у вашій організації. Вони можуть не мати безпосереднього відношення до сайту SharePoint.

Однак ви повинні мати на увазі, що ви також можете додати інші групи. Якщо у вас велика організація, ви можете назвати їх залежно від їхнього офісу чи місця розташування. Інші приклади: « Вище керівництво », « Учасники », « Члени Cisco » та багато іншого.

Категорії рівнів

• Повний контроль. Тут люди в групі мають повний доступ. В основному цей рівень має група «Власники» .
• Дизайн. Групи можуть додати сторінку та оформити її. Крім того, вони можуть додавати нові сторінки, редагувати конструкції таблиці, редагувати стовпці таблиці та змінювати форматування стовпців
• Редагувати. Цей рівень має нижчий рівень, ніж дизайн , оскільки користувачі цього рівня не можуть додавати сторінки чи дані на сайті SharePoint.
• Внести свій внесок. Групи на цьому рівні можуть додавати елементи до списку, редагувати їх структуру або додавати коментарі. Вони не зможуть додавати нові сторінки.
• Прочитайте. Це найнижчий рівень за замовчуванням. Вони можуть лише читати дані та не можуть змінювати жодні елементи.

Подібно до груп , ви також можете додавати інші рівні. Наприклад, ви можете створити рівень під назвою « Схвалення » , і він матиме дозволи лише затверджувати речі, а не редагувати речі лише для їх схвалення. Ви можете мати інший рівень дозволу під назвою читання таблиць, який дозволяє користувачам лише читати таблиці на вашому сайті і нічого більше.

Важливість груп і рівнів для дозволів SharePoint

Основною перевагою груп і рівнів є узгодження дозволів . Ви можете встановити, хто у вашій організації входитиме до групи власників та інших груп на відповідних рівнях.

Але найкраща частина цього полягає в тому, що ви можете додавати нові групи та рівні, крім стандартних. Завдяки цьому ви можете легко вирішити, хто має певні дозволи, оскільки ви можете комбінувати рівні. Крім того, ви можете вказати, що вони можуть робити.

Наприклад, у нас є нова група, і ми назвемо її Група X. Тоді давайте створимо інші рівні дозволів і назвемо це Рівень 1 і Рівень 2 . Групи Рівня 1 можуть редагувати сторінку, тоді як групи Рівня 2 можуть змінювати заголовок стовпця таблиці. І якщо ми вирівняємо групу X як з рівнем 1, так і з рівнем 2 , вони матимуть дозволи на обидва.

Майте на увазі, що якщо користувач входить до кількох груп, він успадкує обидва їхні дозволи. Наприклад, користувач може входити до групи відвідувачів і групи X. Це означає, що користувач матиме рівень читання та водночас рівень 1 та рівень 2 . 

Крім того, ви можете поєднувати дозволи на рівнях для повного налаштування.

Висновок

Підводячи підсумок, ви дізналися, що таке дозволи SharePoint і чому вони дуже важливі. Ви також дізналися різницю між групами та рівнями разом із їхніми категоріями.

Настійно рекомендується використовувати дозволи на SharePoint, оскільки це забезпечує безпеку. Крім того, це робить організацію більш систематизованою, оскільки кожен може мати власні дозволи .

Я сподіваюся, що це було корисно. Якщо ви хочете дізнатися більше про цю тему та інший пов’язаний вміст, ви, звичайно, можете переглянути список відповідних посилань нижче. 

Все найкраще,

Генрі