Додавання бібліотеки документів у SharePoint

Бібліотека документів надає місце на нашому сайті SharePoint, де ми можемо безпечно зберігати наші файли, створювати, оновлювати та ділитися ними з іншими користувачами в нашій організації. У цьому посібнику ми обговоримо два способи додавання нової бібліотеки документів у SharePoint.

Бібліотека документів SharePoint допомагає нам легко керувати нашими файлами для нашого відділу чи організації. 

За замовчуванням під час налаштування сайту SharePoint ми отримуємо бібліотеку документів під назвою «Документи» . Ми вже можемо використовувати це як сховище наших файлів. 

У цьому прикладі ми маємо ієрархію папок усередині Документів для організації файлів. Однак використання може допомогти нам правильніше організувати наші файли замість використання структур папок. 

Як ви бачите, у нас є папки та файли для витрат, цін, відео, важливої ​​довжини, їжі, автомобілів і багато іншого. Замість того, щоб використовувати лише одну бібліотеку документів і групувати їх за папками, найкращим способом зробити це є створення бібліотеки документів для кожної з них.

Метадані для цих файлів також відрізняються між собою. Наприклад, для файлів витрат важливо мати метадані для відділу . Що стосується цінових пропозицій, метадані, які нам можуть бути цікаві, це зазначена сума, ім’я клієнта, тип роботи тощо. Це ще одна причина, чому корисно мати різні бібліотеки документів для різних типів файлів.

Давайте тепер дізнаємося, як створити нову бібліотеку документів. Існує два способи створення нової бібліотеки документів. 

Зміст

• Створення бібліотеки документів у SharePoint за допомогою вмісту сайту
• Створення бібліотеки документів на домашній сторінці
• Висновок

Створення бібліотеки документів у SharePoint за допомогою вмісту сайту

Перший спосіб полягає у переході до вмісту сайту . Там ми можемо побачити всі інші бібліотеки документів, які у нас є. Деякі з цих бібліотек документів, як-от шаблони форм , ресурси сайтів і бібліотека стилів, використовуються для внутрішніх цілей. Сторінки сайту називають бібліотекою сторінок , де зберігаються всі сторінки нашого сайту. Для цього прикладу ми маємо лише одну сторінку, яка є Домашньою . 

Щоб додати нову бібліотеку документів, просто натисніть «Створити» , а потім виберіть «Програма» . Ми також можемо вибрати опцію «Бібліотека документів» . Однак може настати час, коли Microsoft матиме оновлення, і параметр «Бібліотека документів» може бути видалено. Отже, окрім цієї опції, ми також можемо додати бібліотеку документів, додавши їх через додаток .

Створення бібліотеки документів на домашній сторінці

Другий спосіб - перейти на домашню сторінку. Натисніть «Новий» і виберіть «Програма» .

Потім ми потрапимо на сторінку під назвою Мої програми . Тут ми можемо побачити наші програми SharePoint .

Ми також можемо перейти до SharePoint Store , де ми зможемо знайти всі доступні програми, якими ми можемо користуватися. 

Для цього прикладу ми хочемо шукати вбудовані програми. Ми можемо знайти їх, натиснувши посилання класичного досвіду . 

Потім він перенаправить нас на цю сторінку. Знову ж таки, у нас є різні програми, які ми можемо використовувати на нашому сайті SharePoint. Нам потрібен додаток «Бібліотека документів» . Отже, давайте натиснемо на нього.

Після цього він попросить нас назвати бібліотеку документів. Для цього прикладу ми назвемо це Витрати . Потім натисніть кнопку Створити .

Наша нова бібліотека документів під назвою «Витрати» буде додана до списку вмісту нашого сайту . Давайте натиснемо на нього.

Тепер ми можемо завантажити наші файли витрат у цю бібліотеку документів.

Тепер ми можемо додати метадані для цих файлів. Для цього прикладу ми додали стовпець для метаданих відділу .

Висновок

Підсумовуючи, ми можемо створити власну бібліотеку документів. Знову ж таки, є два способи створити нову бібліотеку документів. Перший — перейти на домашню сторінку, натиснути «Створити» , а потім вибрати «Бібліотека документів» або «Програма» . Другий — перехід до вмісту сайту , клацніть «Створити» , а потім виберіть «Бібліотека документів» або «Програма» .

Потім ви можете відвідати свої нові бібліотеки документів у вмісті сайту , де перераховано всі бібліотеки документів і бібліотеки сторінок. 

Все найкраще,

Генрі