QuickBooks Pro і Premier у багатокористувацькому середовищі

Ви не обмежені використанням лише одного пароля для контролю доступу до вашого файлу даних QuickBooks. Щоб налаштувати додаткових користувачів у QuickBooks Pro та QuickBooks Premier, виконайте такі дії:

1 Виберіть команду Компанія→Налаштувати користувачів і паролі→Налаштувати користувачів.

QuickBooks відображає діалогове вікно «Список користувачів», яке визначає всіх користувачів, для яких налаштовано доступ до QuickBooks і які наразі ввійшли в систему.

2Скажіть QuickBooks, що ви хочете додати користувача, натиснувши кнопку Додати користувача.

QuickBooks відображає перше діалогове вікно Налаштувати пароль користувача та доступ.

3 Визначте користувача та введіть пароль.

Дайте кожному користувачеві, для якого ви встановлюєте пароль, ім’я користувача, ввівши коротке ім’я — можливо, ім’я користувача — у полі Ім’я користувача. Після того, як ви ідентифікуєте користувача, ви вводите його пароль як у текстове поле «Пароль», так і в текстове поле «Підтвердити пароль».

4 Натисніть «Далі», щоб продовжити, а потім вкажіть, чи хочете ви обмежити доступ для нового користувача.

Коли QuickBooks відобразить друге діалогове вікно «Налаштувати пароль користувача та доступ», укажіть, чи хочете ви обмежити доступ і права користувача. Якщо ви хочете обмежити доступ і права (права — це лише те, що може робити користувач), виберіть перемикач «Вибрані області QuickBooks».

Якщо ви хочете, щоб користувач міг робити будь-що, виберіть перемикач Усі області QuickBooks. Якщо ви вкажете, що новий користувач повинен мати доступ до всіх областей QuickBooks, ви закінчили налаштування пароля користувача. Ви можете пропустити решту кроків.

5Натисніть «Далі», щоб продовжити, а потім опишіть доступ до інформації та завдань про продажі та дебіторську заборгованість.

Після виконання кроку 4 QuickBooks відобразить третє діалогове вікно Налаштувати пароль користувача та доступ. Це перше з серії діалогових вікон, які проведуть вас через інтерв’ю, задаючи детальні запитання про те, яким чином кожен користувач повинен мати доступ до певної області.

Наприклад, що стосується діяльності з продажу, QuickBooks запитує про доступ до трансакцій (наприклад, рахунків-фактур, кредитних авізо та інформації про дебіторську заборгованість). Ви можете вказати, що користувач не повинен мати доступ, вибравши перемикач «Без доступу».

Ви можете вказати, що користувач повинен мати повний доступ, вибравши перемикач Повний доступ. Якщо користувач повинен мати частковий доступ, потрібно вибрати перемикач «Вибірковий доступ», а потім вибрати одну з допоміжних кнопок «Вибірковий доступ»: «Тільки створювати транзакції», «Створювати та друкувати транзакції» або «Створювати транзакції та створювати звіти».

6Натисніть «Далі», а потім опишіть права на покупки та кредиторську заборгованість.

Після того, як ви завершите крок 5, натиснувши кнопку «Далі», QuickBooks відобразить четверте діалогове вікно «Налаштування пароля користувача та доступу», яке дозволяє вказати, який доступ має цей новий користувач до областей покупок і рахунків до оплат. Ви можете вибрати перемикач «Без доступу». Ви можете вибрати перемикач Повний доступ.

Або ви можете вибрати середину, вибравши перемикач «Вибірковий доступ» та одну з допоміжних кнопок «Вибірковий доступ». Ті самі правила встановлення прав і доступу, які застосовуються до області покупок і кредиторської заборгованості, застосовуються до області продажів і дебіторської заборгованості.

7 Натисніть «Далі», а потім опишіть права та доступ, що залишилися.

Коли ви натискаєте кнопку «Далі», яка відображається внизу кожної версії діалогового вікна «Налаштування пароля користувача та доступу», QuickBooks відображає кілька інших версій діалогового вікна, яке використовує, щоб запитувати про права користувача та доступ.

Наприклад, після того, як ви опишете, які права є відповідними для користувача в області покупок і кредиторської заборгованості, QuickBooks запитує про область чеків і кредитних карток. Потім запитує про зону інвентаризації. Далі він запитує про нарахування заробітної плати. Потім він запитує про загальну, чутливу бухгалтерську діяльність. Нарешті, QuickBooks запитує про доступ до можливостей фінансової звітності.

8 Укажіть, чи може користувач змінювати або видаляти транзакції.

Після того, як ви пройшли приблизно півдюжини версій діалогових вікон «Налаштування пароля користувача» та «Доступ», які запитують про конкретні сфери обліку, QuickBooks відобразить сторінку «Зміна або видалення транзакцій» діалогового вікна «Налаштування пароля користувача та доступу».

Сторінка «Зміна або видалення трансакцій» дозволяє вказати, що користувач може або не може змінювати транзакції, записані до дати закриття. Загалом, ви хочете обмежити можливості користувача змінювати або видаляти транзакції.

9 Натисніть «Далі», а потім перегляньте свої рішення щодо прав.

Коли ви натискаєте кнопку «Далі», QuickBooks відображає остаточну версію діалогового вікна «Налаштування пароля користувача та доступу», в якому вказуються права користувача, які ви призначили або дозволили. Ви можете використовувати це діалогове вікно, щоб переглянути права, якими хтось має.

Якщо ви розумієте, що ви неправильно призначили права, натисніть кнопку Назад, щоб повернутися через діалогове вікно до того, де ви зробили помилку. Змініть призначення прав і натисніть кнопку «Далі», щоб повернутися до останнього вікна діалогового вікна «Налаштувати пароль користувача та доступ».

10 Коли ви закінчите перевірку прав користувача та доступу, натисніть Готово.

З цього моменту новий користувач зможе використовувати QuickBooks; однак його або її права обмежені тим, що ви вказали.