QuickBooks 2019 Інтернет-банкінг

У цій статті ми почнемо з обговорення функцій онлайн-банкінгу та оплати рахунків QuickBooks, а потім розглянемо послуги Intuit PaymentNetwork, які є досить крутими інструментами для деяких компаній. Ми також коротко розглянемо деякі інші онлайн-сервіси, які Intuit надає користувачам QuickBooks.

Електронний банкінг

Перш ніж ми обговорюватимемо використання онлайн-банкінгу та платіжних послуг QuickBooks, вам потрібно подумати, чи є ці функції доцільними для вас і вашого бізнесу. Інтернет-банкінг має сенс для деяких людей — можливо, навіть для вас. Знову ж таки, це може бути більше схоже на плавники на Cadillac 62 року: круто, але не так.

Так що це за метушня?

Для QuickBooks онлайн-банкінг включає дві частини: сам онлайн-банкінг та онлайн-оплату рахунків. По суті, онлайн-банкінг дозволяє передавати інструкції щодо переказу рахунку до свого банку та завантажувати (отримувати) інформацію про рахунок в електронному вигляді за допомогою комп’ютера та Інтернету. Онлайн-оплата рахунків дає змогу передавати платіжні інструкції в електронному вигляді. (Ви, по суті, наказуєте своєму банку виписати, поставити печатку та відправити поштою чек, щоб вам не довелося це робити.)

І це, друже, усе, що є в онлайн-банкінгу.

Кілька причин бути обережними в онлайн-банкінгу

Я не знаю, чи варто робити банківські операції онлайн, але я поділюся з вами деякими думками. І без жартів, протягом багатьох років у мене були свої застереження щодо цієї функції. Чи безпечно? Чи легко це? Чи це просто інший спосіб для компанії-розробника програмного забезпечення та мого банку заробити на мені більше грошей?

Ось моє останнє міркування з цього приводу: Ви повинні використовувати онлайн-банкінг. Це безпечно, якщо ви не повідомите свій персональний ідентифікаційний номер (PIN), і це заощадить вам масу часу. Насправді, онлайн-банкінг повинен дозволити багатьом власникам бізнесу самостійно вести бухгалтерський облік лише за кілька хвилин роботи в кінці тижня.

З огляду на це, я повинен швидко вказати на кілька мух у мазі, так би мовити:

• Ваш банк повинен використовувати службу Intuit. Щоб скористатися повноцінною послугою онлайн-банкінгу, вам потрібно скористатися банком, який підписався на цю послугу Intuit. Багато, багато великих банків підписалися. Звичайно, постійно реєструється все більше банків, але деякі ще цього не зробили. Тож якщо ваш банк не вхопився за підножку — тобто підножку Intuit — ви також не можете стрибнути на підніжку, принаймні, не як повноправний учасник групи.

Щоб дізнатися, чи надає ваш банк онлайн-банкінг, виберіть Банківські роботи→ Банківські канали → Фінансові установи-учасники. Після підключення до Інтернету QuickBooks відображає список банків, які підтримують інтерфейс Інтернет-банкінгу Intuit.

• Він не зовсім безпаперовий. Хоча повністю електронна система звучить дійсно ефективною та дуже гладкою, вам потрібно усвідомити, що оплата рахунків онлайн (ключовий компонент онлайн-банкінгу) часто не настільки ефективна чи гладка, тому що, чесно кажучи, система не є повністю електронною. .
  "Що за …?" ти питаєш. «Я думав, що в цьому і суть». На краще чи на гірше, більшість підприємств все ще налаштовані на отримання паперових чеків із порадами щодо переказу коштів і все ще очікують на них. Під час надсилання платіжних інструкцій часто відбувається те, що банк або служба онлайн-платежів просто друкує для вас чек. Подумайте про це на хвилинку. Якщо банк друкує ваш чек, ви все одно маєте всі недоліки друкованого чека, включаючи наступне:
  • Вам все одно потрібно виділити додатковий час для розсилки.
  • У вас все ще є ймовірність того, що чек буде втрачено.
  • У вас все ще є ймовірність того, що чек буде використано неправильно. Іншими словами, чек на оплату рахунка за електроенергію може бути нарахований на рахунок вашого сусіда.
• Є більше шансів на помилку. Більше того, у вас є додаткова складність, коли ваш банк, а не ви, знищуєте все це.
• Це (зазвичай) не безкоштовно. Найгірше, що банк, швидше за все, бере плату за цю послугу. І Intuit також. (Пам’ятайте, що банки та компанії, що займаються програмним забезпеченням, вважають, що онлайн-банкінг — це спосіб заробляти гроші.)
• Ви можете зіткнутися з можливою плутаниною з постачальниками. Отримання платежів від вашого банку, а не безпосередньо від вас, може заплутати ваших постачальників. Плутанина виникає через те, що чеки, які вони отримують, зібрані в ці милі маленькі конвертики, які потрібно розірвати уздовж перфорації майже з усіх боків. А оскільки ви не можете надіслати квитанцію про переказ з онлайн-платежем, постачальники можуть легко зарахувати ваш рахунок неправильно, що може призвести до проблем. (Моя енергетична компанія регулярно погрожує відключити газ у моєму офісі, тому що, незважаючи на те, що плата за електроенергію та газ включена в один рахунок, енергокомпанія не любить, щоб я надсилав один чек через систему онлайн-платежів QuickBooks. потребує двох перевірок: одного для рахунка за електроенергію та одного для рахунку за газ.)

Варто згадати ще одну проблему. Користуючись онлайн-банкінгом, ви створюєте складну систему без чітких обов’язків щодо вирішення проблем та технічної підтримки. А це означає, що коли у вас виникають проблеми, ви не завжди можете викликати когось, щоб отримати допомогу. (Без жартів. Днями якийсь бідолашний хлопець надіслав мені електронного листа, тому що його онлайн-банкінг не працював. Intuit звинуватив банк, банк звинуватив його обладнання для ПК, компанія ПК звинуватила Intuit. У цього хлопця проблема, яку ніхто не може вирішити або вирішити.) Це важливо розуміти, тому дозвольте мені коротко окреслити кроки, які може здійснити онлайн-платеж:

Ви вводите транзакцію в QuickBooks.

Ви встановлюєте (або QuickBooks) підключення до Інтернету.

QuickBooks використовує Інтернет-з’єднання для відправки транзакції до банку.

Банк отримує інформацію про трансакцію та зазвичай створює чек, який надсилає поштою особі, якій ви платите.

Людина, якій ви платите, отримує чек (як ви сподіваєтеся) і зараховуєте ваш рахунок.

П'ять простих кроків, правда? Неправильно. Будь-який з цих п’яти кроків може піти не так. І якщо це зробить, ви насправді не здійснюєте платіж чи переказ, і ви не знаєте чому:

• Помилки трапляються. Якщо у QuickBooks або на вашому комп’ютері є помилка, це може говорити про те, що ви ввели та передали транзакцію, хоча насправді ви цього не зробили. Це сталося зі мною.
• Ви повинні вийти в Інтернет. Якщо ваше з’єднання з Інтернетом не працює або не працює надійно, ви не можете відправити онлайн-транзакцію. У мене були проблеми з онлайн-банкінгом вдома через кабельне модемне з’єднання з Інтернетом (збої в Інтернеті) та на роботі під час використання мережі та оптоволоконного з’єднання (чи то неправильно налаштована мережа, чи погане обладнання).
• Банки помиляються. Якщо банк зіпсується з роздрукуванням чи відправкою чека, звичайно, ваш чек туди не потрапить. QuickBooks дозволяє вводити адресу в п’ять рядків на чеку, але чек, надрукований банком або онлайн-платіжною службою, може мати лише чотири рядки. Тож QuickBooks просто видаляє п’ятий рядок блоку адреси.

Щоразу, коли виникає будь-яка з цих проблем, ви не будете знати, що пішло не так, лише те, що щось пішло не так. І ви несете відповідальність за вирішення проблеми, навіть якщо це може бути провиною вашого банку, Intuit, вашого постачальника послуг Інтернету, телефонної компанії чи когось іншого.

Розуміння онлайн-банкінгу

Отже, що робити? Дозвольте мені зробити пропозицію: якщо ви користуєтеся банком, який надає онлайн-банкінг, спробуйте цю послугу. Абсолютно! Це не дуже дорого — можливо, безкоштовно або (у гіршому випадку) лише кілька доларів на місяць. Якщо згодом ви вирішите, що вам не подобається ця послуга, ви завжди можете повернутися до банківського обслуговування старомодним способом.

Якщо ви користуєтеся банком, який не надає послуг онлайн-банкінгу, і вам це дуже неприємно, ви можете спробувати компонент онлайн-банкінгу для оплати рахунків онлайн, скориставшись службою онлайн-платежів Intuit. Онлайн-оплата рахунків — це частина, де ви надсилаєте інструкції своєму банку (якщо він надає цю послугу) або Intuit для виписування та надсилання чеків для вас. Скористатись сервісом онлайн-платежів можна з будь-якого облікового запису. По суті, ви надаєте Intuit дозвіл автоматично знімати гроші з вашого рахунку для здійснення платежів за вас.

Реєстрація на сервісі

Все, що вам потрібно зробити, щоб зареєструватися в послуги онлайн-банкінгу, це вибрати Банківські роботи→ Банківські канали→ Налаштувати обліковий запис для онлайн-сервісів. QuickBooks запускає майстер онлайн-додатків, який проведе вас через кроки, щоб подати заявку на послуги онлайн-банкінгу. Просто дотримуйтесь інструкцій на екрані, і вуаля! Це воно. Ще одна перевага грамотності.

Щоб фактично розпочати переказ онлайн-платежів або запити облікового запису, вам потрібно заповнити заявку та обробити її. Зауважте також, що зазвичай ви можете заповнити заявку, заповнивши документи зі свого банку та здав їх. Можливо, вам не доведеться використовувати онлайн-процес подачі заявки.

Здійснення онлайн-платежі

Плануйте створювати та надсилати онлайн-платежі за тиждень до їхнього терміну. Обробка вашого запиту, а потім друк і відправка чека займає час для служби оплати рахунків онлайн, а чек, який надсилає ваш банк, не надходить поштою швидше, ніж чек, який ви надсилаєте самостійно. Тому не очікуйте, що оплата рахунків в Інтернеті заощадить вам час у порівнянні з надсиланням чеків, які ви роздруковуєте або пишете від руки.

Після того, як ви зареєструєтеся в онлайн-банкінгу, здійснювати платежі легко. Просто виконайте такі дії:

1. Виберіть Банківські операції→ Виписати чеки.

Ви також можете натиснути піктограму Написати чеки на головному екрані. Якщо ви раніше писали чеки за допомогою QuickBooks, ви, ймовірно, впізнали свого старого друга у вікні Write Checks, як показано на малюнку.

Вікно Write Checks.

2. Натисніть спадне меню Банківський рахунок у верхній частині вікна, а потім виберіть рахунок, з якого потрібно виписати цей чек.

Вибір облікового запису є дійсно важливим кроком. Перш ніж виписувати чек, переконайтеся, що ви отримуєте доступ до правильного облікового запису.

3. Установіть прапорець Оплатити онлайн на стрічці.

Установка цього прапорця є ще одним важливим кроком. Якщо ви не встановите цей прапорець, ви не здійснюєте онлайн-оплату; ви просто виписуєте звичайний чек, який потрібно роздрукувати або написати від руки.

4. Заповнити чек.

Якщо одержувач з’являється в одному з ваших списків імен, функція автозаповнення заповнює ім’я одержувача в рядку Pay to the Order Of після того, як ви введете кілька літер. Для оплати рахунків в режимі онлайн необхідно мати правильну адресу. Якщо адреса неповна, QuickBooks попередить вас і попросить виправити її. Якщо ви не вводили транзакцію для цієї особи або сторони раніше або не додали цю особу чи сторону до списку, QuickBooks попросить вас швидко додати або налаштувати ім’я одержувача платежу. Зробити це.

До речі, QuickBooks дозволяє збирати більше інформації про тих, кому ви збираєтеся платити за допомогою онлайн-платежів.

Введіть суму чека поруч із знаком долара, а потім натисніть Tab. QuickBooks виписує суму для вас на лінії доларів.

5. За потреби заповніть вкладки Витрати та Предмети.

6. Натисніть кнопку «Зберегти та створити» або кнопку «Зберегти та закрити», щоб завершити написання чека.

Натисніть «Зберегти та створити», щоб написати ще один чек, або натисніть «Зберегти та закрити», якщо ви завершили написання чеків на даний момент. Ось вам це. Ваш чек виписаний, внесений до реєстру чеків і готовий до відправки, щоб ваш банк або Intuit могли його роздрукувати та надіслати поштою.

І ви думали, що це буде важко, чи не так?

Люди, які звикли до Quicken, двоюрідного продукту QuickBooks, можуть використовувати вікно Реєстрація для здійснення онлайн-платежів. Ви також можете використовувати вікно Реєстрація в QuickBooks, хоча це не так гладко. Ви вводите платіж звичайним способом, за винятком того, що ви вводите слово НАДІСЛАТИ в текстове поле Номер чека.

Переказ грошей в електронному вигляді

Ви також можете електронним шляхом переказувати гроші між банківськими рахунками, якщо рахунки знаходяться в одному банку. (Звісно, ​​обидва рахунки також потрібно налаштувати для онлайн-банкінгу.) Ось що вам потрібно зробити:

1. Виберіть Банківські операції→ Переказ коштів.

Ви побачите вікно Переказ коштів між рахунками.

2. У спадному меню Переказ коштів із виберіть банківський рахунок, з якого ви збираєтеся переказати гроші.

3. У спадному меню Transfer Funds To виберіть банківський рахунок, на який потрібно переказати гроші.

4. Виберіть рахунок, на який ви хочете отримати кошти.

5. Установіть прапорець «Онлайн переказ коштів».

Це повідомляє QuickBooks, що ви хочете здійснити цю передачу в електронному вигляді. (Це поле не з’являється, якщо ви не налаштували онлайн-банкінг.)

6. Введіть суму, яку потрібно переказати, у полі Сума переказу, а потім заповніть текстове поле Нагадування.

Коли-небудь ви можете зайти в реєстр облікового запису, з якого переказуєте гроші, і запитати, куди ви переказали ці гроші і чому. Заповнення рядка Memo розв’язує цю маленьку загадку заздалегідь.

7. Натисніть Зберегти та закрити.

Передача записується. Після того, як ви передасте інструкції з переказу, трансакція переказу публікується у вашому обліковому записі — можливо, не відразу, але так само швидко, як опубліковано переказ по телефону або через банкомат.

Зміна інструкцій

QuickBooks насправді не надсилає та не передає ваші інструкції щодо оплати та переказу, доки ви не скажете це. Цей невеликий факт означає, що ви можете змінювати або редагувати свої інструкції щодо платежу (те, що ви вводите у вікні Write Checks) та свої інструкції з переказу (те, що ви вводите у вікні Переказ коштів між рахунками), доки ви фактично їх не передасте. Ви редагуєте онлайн-платежі та перекази рахунку так само, як редагуєте звичайні платежі та перекази рахунку.

Передача інструкцій

Після того, як ви опишете онлайн-платежі та перекази рахунку, які ви хочете, щоб QuickBooks здійснив, ви передаєте цю інформацію до банку. Для цього виконайте такі дії:

1. Виберіть Банківські роботи → Банківські канали → Центр банківських каналів.

Ви побачите вікно банківських каналів, яке визначає банківський рахунок, з яким ви будете працювати.

2. У спадному меню «Фінансова установа» на панелі вікна зліва на екрані виберіть банк, якому ви надсилаєте інструкції щодо платежу та переказу.

3. Останній раз перегляньте інструкції щодо оплати та переказу.

Останній раз подивіться на список елементів, які потрібно надіслати, щоб переконатися, що всі інструкції щодо оплати та переказу, які ви надсилаєте, правильні. Якщо у вас виникли запитання щодо певної інструкції, клацніть її, а потім натисніть кнопку Редагувати. Якщо ви знаєте, що конкретна платіжна інструкція неправильна, клацніть її, а потім натисніть кнопку Видалити.

4. Натисніть кнопку Надіслати/Отримати, щоб передати інструкції щодо оплати та переказу.

QuickBooks пропонує вам ввести PIN-код у милому маленькому діалоговому вікні. Якщо ви вперше надсилаєте інструкції щодо оплати та переказу, QuickBooks, ймовірно, запропонує вам змінити свій PIN-код. Якщо у вас немає транзакцій для надсилання, QuickBooks перейменує кнопку «Отримати трансакції».

5. Перегляньте будь-які операції, про які вам повідомляє банк.

Після того, як QuickBooks встановлює з’єднання, надсилає й отримує транзакції, QuickBooks оновлює інформацію, відображену у вікні Центру онлайн-банкінгу. Ви можете отримати більше інформації про багато перелічених елементів, натиснувши їх. Ви можете додати трансакції, які QuickBooks завантажує з банку, але яких ще немає в реєстрах вашого банківського рахунку, натиснувши кнопку Додати трансакції до QuickBooks, яка з’явиться в нижній частині вікна.

6. Натисніть Закрити.

Гей, коли ви закінчите, ви закінчите.

Повідомлення в пляшці

Здійснювати всі свої банківські операції в електронному вигляді може бути трохи неспокійно, коли ви починаєте. А якщо у вас є запитання, наприклад? Все, що вам потрібно зробити, — це надіслати електронний лист до банку, запитуючи людей, які б ви не задали під час телефонної розмови або у вікні проїзду. Для цього виконайте такі дії:

1. Виберіть Банківські роботи→ Банківські канали → Створити повідомлення про банківський Інтернет.

QuickBooks відображає вікно повідомлення про банківські канали та заповнює назву банку (якщо ви користуєтеся послугами онлайн-банкінгу лише в одному банку). Якщо ви користуєтеся послугами онлайн-банкінгу з кількома банками, виберіть назву банку, якому потрібно надіслати повідомлення, зі спадного меню «Повідомлення».

2. Клацніть текстове поле Тема, а потім введіть короткий опис теми вашого повідомлення.

I may be telling you something you already know, but most email programs simply display a list of messages that includes the sender, the message subject, and the date. Therefore, the message subject that you use is one of the first bits of message information that the bank folks see.

3. Select the online account that you’re going to discuss in the message.

4. Click the Message text box and then type your message.

You’re on your own here.

5. (Optional) Click the Print button to print a copy of your message.

6. Click OK.

When you click OK, you add the message to the list of stuff that’s ready to send the next time you go online with your bank.

Other online opportunities

Intuit provides several other small-business-type online services to QuickBooks users. The company has also arranged for a merchant credit card service, for example; you can apply for this service online and then use it online to receive payments and even get charge authorizations. QuickBooks automatically connects you to its online search marketing service. Some of QuickBooks’ payroll services are very online-ish.

If you have questions about the current state of any of these products or services, visit the QuickBooks website and search for the name of the service.