QuickBooks 2013 Pro та Premier у багатокористувацькому середовищі

QuickBooks Pro і Premier 2013 дозволяють налаштувати кілька паролів для файлу даних QuickBooks. У цьому справді гарно те, що ви можете вказати QuickBooks дозволяти певним користувачам і паролям виконувати лише певні дії.

Власник бізнесу, наприклад, може мати пароль, який дозволяє їй робити будь-що. Але новий бухгалтер, наприклад, може мати пароль, який дозволяє йому лише записувати рахунки в систему.

Щоб налаштувати додаткових користувачів і паролі у випусках QuickBooks Pro і QuickBooks Premier 2013, виконайте такі дії:

Виберіть команду Компанія→Налаштувати користувачів і паролі→Налаштувати користувачів.

QuickBooks відображає діалогове вікно Список користувачів. Діалогове вікно «Користувачі та ролі» визначає всіх користувачів, для яких налаштовано доступ до QuickBooks, і ролі, які QuickBooks може виконувати під час використання QuickBooks. Список користувачів на вкладці Список користувачів діалогового вікна також визначає, хто в даний момент увійшов у систему.

Повідомте QuickBooks, що ви хочете додати користувача, натиснувши кнопку Додати користувача.

QuickBooks відображає перше діалогове вікно Налаштувати пароль користувача та доступ.

Ідентифікуйте користувача та введіть пароль.

Дайте кожному користувачеві, для якого ви встановлюєте пароль, ім’я користувача. Для цього введіть коротке ім’я — можливо, ім’я користувача — у поле Ім’я користувача. Після того, як ви ідентифікуєте користувача, введіть його пароль у текстове поле «Пароль» і «Підтвердити пароль».

Визначте роль(и) користувача.

Використовуйте список «Доступні ролі», щоб вибрати ролі (або обов’язки), які виконує користувач. Потім додайте вибрану роль до списку призначених ролей користувача, натиснувши кнопку Додати. Щоб перемістити роль від користувача, виберіть роль у списку «Призначені ролі» і натисніть «Видалити».

Поле опису внизу діалогового вікна «Новий користувач» описує роль більш детально, включаючи тип користувача QuickBooks, якому зазвичай може бути призначена вибрана роль.

(Необов’язково) Змініть ролі за потреби.

Ви можете точно налаштувати ролі, які ви призначаєте за допомогою QuickBooks. Для цього виберіть вкладку «Ролі» у діалоговому вікні «Користувачі та ролі», клацніть роль, яку потрібно змінити, і натисніть кнопку «Редагувати». Коли QuickBooks відобразить діалогове вікно «Редагувати роль», виберіть облікову діяльність або область зі списку «Область та дії», а потім скористайтеся кнопками «Рівень доступу до області», щоб указати, що може робити користувач із обраною роллю.

Ви можете вказати, що користувач не повинен мати доступ, вибравши перемикач «Немає». Ви можете вказати, що користувач повинен мати повний доступ, вибравши перемикач Повний. Якщо користувач повинен мати частковий доступ, ви вибираєте кнопку Частково, а потім встановлюєте або знімаєте прапорці відповідно до Створити, Змінити, Видалити, Друк і Переглянути баланс. Натисніть OK, щоб зберегти будь-які зміни та повернутися до діалогового вікна Користувачі та ролі.

Ви можете побачити, який доступ має будь-яка роль спочатку, вибравши один із записів у списку Область та діяльність. QuickBooks використовує кнопки та поля «Рівень доступу до області», щоб показати поточні налаштування ролі.

(Необов’язково) Перевірте свої дозволи користувача.

Після того, як ви налаштуєте користувача, ви повинні (просто бути обережними) переглянути дозволи, які ви надали користувачеві. Для цього перейдіть на вкладку Список користувачів діалогового вікна Користувачі та ролі, виберіть користувача, а потім натисніть кнопку Дозволи перегляду.

Коли QuickBooks відобразить діалогове вікно «Дозволи перегляду» (не показано), виберіть користувача, а потім натисніть кнопку «Показати», щоб побачити вікно «Дозволи перегляду», яке відображає дуже детальний список того, що користувач може робити, а що не може.

(Необов’язково) Перегляньте зміни ролі.

Якщо ви вносите зміни в дозволи ролі, ви, ймовірно, також захочете переглянути ці зміни. Для цього перейдіть на вкладку Список ролей діалогового вікна «Користувачі та ролі», виберіть роль і натисніть кнопку «Перегляд дозволів». QuickBooks відображає іншу версію діалогового вікна «Дозволи перегляду», в якому перелічено ролі, які ви і QuickBooks налаштували.

Виберіть роль, яку потрібно переглянути, а потім натисніть кнопку «Дозволи перегляду». QuickBooks відображає іншу версію вікна дозволів перегляду з детальним списком того, що може і що не може робити хтось із цією роллю.

Після завершення перевірки дозволів користувача та ролі натисніть Закрити, щоб закрити всі відкриті вікна, а потім натисніть кнопку Скасувати або Закрити, щоб закрити всі відкриті діалогові вікна.

З цього моменту новий користувач може використовувати QuickBooks; однак його або її права обмежені тим, що ви вказали.

Бухгалтери часто хочуть побачити права, які мають певні користувачі. Це особливо вірно, якщо ви перевіряєтеся вашою CPA в рамках щорічного закриття. (Наприклад, вас можуть перевіряти, якщо банк хоче перевірену фінансову звітність.) Вікно дозволів перегляду QuickBooks – це зручний спосіб переглянути ці дані в Інтернеті, і якщо ви хочете роздрукувати копію інформації про дозволи, все, що вам потрібно зробити, це натисніть у вікні кнопку Друк.