QuickBooks 2012 Pro та Premier у багатокористувацькому середовищі

QuickBooks Pro і Premier 2012 дозволяють налаштувати кілька паролів для файлу даних QuickBooks. Що дійсно чудово в цьому, так це те, що ви можете наказати QuickBooks обмежувати певних користувачів і паролі виконувати лише певні дії.

Власник бізнесу, наприклад, може мати пароль, який дозволяє їй робити будь-що. Але новий бухгалтер, наприклад, може мати пароль, який дозволяє йому лише записувати рахунки в систему.

Щоб налаштувати додаткових користувачів і паролі у випусках QuickBooks Pro і QuickBooks Premier 2012, виконайте такі дії:

Виберіть команду Компанія→Налаштувати користувачів і паролі→Налаштувати користувачів.

QuickBooks відображає діалогове вікно «Список користувачів», яке визначає всіх користувачів, для яких налаштовано доступ до QuickBooks і які в даний момент ввійшли в систему.

Повідомте QuickBooks, що ви хочете додати користувача, натиснувши кнопку Додати користувача.

QuickBooks відображає перше діалогове вікно Налаштувати пароль користувача та доступ.

Ідентифікуйте користувача та введіть пароль.

Дайте кожному користувачеві, для якого ви встановлюєте пароль, ім’я користувача, ввівши коротке ім’я — можливо, ім’я користувача — у поле Ім’я користувача. Після того, як ви ідентифікуєте користувача, ви вводите його пароль у текстове поле «Пароль» і «Підтвердити пароль».

Натисніть «Далі», щоб продовжити, а потім вкажіть, чи хочете ви обмежити доступ для нового користувача.

Коли QuickBooks відобразить друге діалогове вікно Налаштувати пароль користувача та доступ, укажіть, чи хочете ви обмежити доступ і права користувача. Якщо ви хочете обмежити доступ і права ( права — це лише те, що може робити користувач), виберіть перемикач «Вибрані області QuickBooks».

Якщо ви хочете, щоб користувач міг робити будь-що, виберіть перемикач Усі області QuickBooks. Якщо ви вкажете, що новий користувач повинен мати доступ до всіх областей QuickBooks, ви закінчили налаштування пароля користувача. Ви можете пропустити решту кроків.

Натисніть «Далі», щоб продовжити, а потім опишіть доступ до інформації та завдань про продажі та дебіторську заборгованість.

Після виконання кроку 4 QuickBooks відобразить третє діалогове вікно Налаштувати пароль користувача та доступ. Це перше з десяти діалогових вікон, які проведуть вас через інтерв’ю, задаючи детальні запитання про те, який доступ повинен мати кожен користувач до певної області.

Натисніть «Далі», а потім опишіть права на покупки та кредиторську заборгованість.

Після того, як ви завершите крок 5, натиснувши кнопку «Далі», QuickBooks відобразить четверте діалогове вікно «Налаштування пароля користувача та доступу», яке дозволяє вказати, який доступ має цей новий користувач до областей покупок і рахунків до оплат. Ви можете вибрати перемикач «Без доступу», «Повний доступ» або «Вибірковий доступ», а також одну з допоміжних кнопок «Вибірковий доступ».

Натисніть «Далі», а потім опишіть права користувача та доступ, що залишилися.

Коли ви натискаєте кнопку «Далі», яка відображається внизу кожної версії діалогового вікна «Налаштування пароля користувача та доступу», QuickBooks відображає кілька інших версій діалогового вікна, яке QuickBooks використовує для запиту про права користувача та доступ.

Ви обмежуєте права в кожній із цих інших областей так само, як і для областей продажів і дебіторської заборгованості, покупок і кредиторської заборгованості. Просто будьте уважні під час проходження і обмежуйте можливості користувача. Ви хочете, щоб користувачі мали права, необхідні для виконання своєї роботи, але ви не хочете надавати їм більше прав, ніж їм потрібно.

Укажіть, чи може користувач змінювати або видаляти транзакції.

Після того, як ви пройшли приблизно півдюжини версій діалогових вікон «Налаштування пароля користувача» та «Доступ», які запитують про конкретні сфери обліку, QuickBooks відображає версію «Зміна або видалення транзакцій» діалогового вікна «Налаштування пароля користувача та доступу». Загалом, ви хочете обмежити можливості користувача щодо зміни або видалення транзакцій.

Натисніть «Далі», а потім перегляньте свої рішення щодо прав.

Після натискання кнопки «Далі» QuickBooks відобразить остаточну версію діалогового вікна «Налаштування пароля користувача та доступу». Він визначає права користувача, які ви призначили або дозволили. Ви можете використовувати це діалогове вікно, щоб переглянути права, якими хтось має. Якщо ви розумієте, що неправильно призначили права, натисніть кнопку Назад, щоб повернутися через діалогові вікна до місця, де ви зробили помилку.

Після завершення перевірки прав користувача та доступу натисніть Готово.

З цього моменту новий користувач зможе використовувати QuickBooks; однак його або її права обмежені тим, що ви вказали.