QuickBooks 2012 Enterprise Solutions у багатокористувацькому середовищі

QuickBooks 2012 дозволяє налаштувати кілька паролів для файлу даних QuickBooks 2012. Що дійсно чудово в цьому, так це те, що ви можете наказати QuickBooks 2012 обмежувати певних користувачів і паролі виконувати лише певні дії.

Власник бізнесу, наприклад, може мати пароль, який дозволяє їй робити будь-що. Але новий бухгалтер, наприклад, може мати пароль, який дозволяє йому лише записувати рахунки в систему.

Якщо QuickBooks 2012 використовуватиме більше ніж одна особа, потрібно встановити додаткові паролі. Щоб зробити це в QuickBooks 2012 Enterprise Solutions, виконайте такі дії:

Виберіть команду Компанія→Користувачі→Налаштувати користувачів і ролі.

QuickBooks 2012 відображає діалогове вікно Список користувачів, як показано на малюнку нижче. Діалогове вікно «Користувачі та ролі» визначає всіх користувачів, для яких налаштовано доступ до QuickBooks, і ролі, які QuickBooks може виконувати під час використання QuickBooks. Список користувачів, який відображається на вкладці Список користувачів діалогового вікна, також визначає, хто в даний момент увійшов у систему.

Повідомте QuickBooks 2012, що ви хочете додати користувача, натиснувши кнопку «Створити».

Коли ви натискаєте цю кнопку, QuickBooks відображає діалогове вікно «Новий користувач», як показано.

Ідентифікуйте користувача та введіть пароль.

Вам потрібно дати кожному користувачеві, для якого ви встановлюєте пароль, ім’я користувача. Для цього введіть коротке ім’я — можливо, ім’я користувача — у поле Ім’я користувача. Після того, як ви ідентифікуєте користувача, ви вводите його пароль у текстове поле «Пароль» і «Підтвердити пароль».

Визначте роль(и) користувача.

Використовуйте список «Доступні ролі», щоб вибрати ролі (або обов’язки), які виконує користувач. Потім додайте вибрану роль до списку призначених ролей користувача, натиснувши кнопку Додати. На наступному малюнку показано користувача Сьюзен з бухгалтером, зазначеним як призначена роль. Щоб видалити роль від користувача, виберіть роль у списку «Призначені ролі» і натисніть «Видалити».

(Необов’язково) Змініть ролі за потреби.

Ви можете точно налаштувати ролі, які ви призначаєте за допомогою QuickBooks. Для цього виберіть вкладку «Ролі» у діалоговому вікні «Користувачі та ролі», потім натисніть роль, яку потрібно змінити, і кнопку «Редагувати».

Коли QuickBooks відобразить діалогове вікно «Редагувати роль» (див. ілюстрацію нижче), виберіть облікову діяльність або область зі списку «Область та дії», а потім скористайтеся кнопками «Рівень доступу до області», щоб указати, що може робити користувач із обраною роллю.

Ви можете вказати, що користувач не повинен мати доступу, вибравши Немає, Повний або Частковий доступ за допомогою відповідного перемикача. Якщо користувач повинен мати частковий доступ, ви вибираєте кнопку Частково, а потім встановлюєте або знімаєте прапорці відповідно до Створити, Змінити, Видалити, Друк і Переглянути баланс. Натисніть OK, щоб зберегти будь-які зміни в ролях і повернутися до діалогового вікна Користувачі та ролі.

За загальним правилом, коли справа доходить до контролю бухгалтерського обліку, потрібно надати мінімальний обсяг доступу. Якщо комусь не потрібен доступ до файлу даних QuickBooks для повсякденних обов’язків, вам слід вибрати кнопку Немає.

Чим більше можливостей ви надаєте локшині у своїй бухгалтерській системі, тим більший ризик того, що хтось може внести помилки в систему, і тим легше вам буде вкрасти вас.

(Необов’язково) Перевірте свої дозволи користувача.

Після того, як ви налаштуєте користувача, ви повинні (просто бути обережними) переглянути дозволи, які ви надали користувачеві. Для цього перейдіть на вкладку Список користувачів діалогового вікна Користувачі та ролі, виберіть користувача, а потім натисніть кнопку Дозволи перегляду.

Коли QuickBooks відобразить діалогове вікно Дозволи перегляду, виберіть користувача, а потім натисніть кнопку Відобразити. На наступній ілюстрації показано вікно Дозволи перегляду, яке відображає дуже детальний список того, що користувач може, а що не може робити.