QuickBooks: 10 фінансових порад для власників бізнесу

Власники бізнесу повинні відігравати активну роль у фінансовій стороні бізнесу, щоб запобігти будь-яким спробам розтрати або підробки. Перегляньте свою фінансову звітність QuickBooks, уважно стежте за тим, куди йдуть гроші, і знайте, хто займається фінансами. Підтримуйте свій бізнес у безпеці та порядку, дотримуючись цих десяти фінансових порад.

Підпишіть усі власні чеки

Це не нарікання на бухгалтерів. Однак у малому бізнесі люди (особливо бухгалтери з повною оплатою) мають можливість легко вас обдурити. Підписуючи всі чеки самостійно, ви тримаєте руку на пульсі відтоку готівки. Так, ця практика може бути проблемою — вам доведеться пробиратися через папери щоразу, коли підписуєте стос чеків, — але пам’ятайте про альтернативу.

До речі, якщо ви перебуваєте в партнерстві, ви повинні мати принаймні пару партнерів, які підписали чеки — або принаймні великі чеки.

Не підписуйте чек неправильно

Якщо ви підписуєте багато чеків, у вас може виникнути спокуса використовувати швидкий і лютий (неминуче нерозбірливий) підпис. Хоча написання вашого імені нерозбірливо має великий сенс, коли ви даєте автограф бейсбольних м’ячів, не робіть цього, коли підписуєте чеки. Яскравий підпис, особливо з відчуттям особистого стилю, є відмінним. Хвилясту лінію з хрестиком і парою крапок легко підробити.

Перевірте скасовані чеки до того, як це зробить ваш бухгалтер

Обов’язково перегляньте свої скасовані чеки (зображення чека, яке з’являється у вашій банківській виписці), перш ніж хтось побачить щомісячну виписку з банківського рахунку.

Ця інформація, безумовно, не стосується невдоволених бухгалтерів. Тим не менш, власник бізнесу може визначити, чи хтось підробляє підписи на чеках, лише першим відкривши виписку з банку та переглянувши кожен із підписів на анульованих чеках.

Якщо ви не перевіряєте чеки, недобросовісні працівники — особливо бухгалтери, які можуть оновлювати записи банківських рахунків — можуть безкарно підробити ваш підпис. І вони не будуть спіймані, якщо вони ніколи не перевищать рахунок.

Ще раз перевірте звірку банку

Короткий момент: якщо ви не та особа, яка виконує звірку банку, обов’язково перегляньте роботу звірки, виконану тим, хто виконує цю роботу. (Напевно, ваш бухгалтер?) Цей огляд не тільки означає, що інша група очей бачить роботу та вловлює помилки. Цей огляд дає ще одну можливість переконатися, що не відбувається смішного бізнесу.

І, о, ще один незручний момент: ви не схильні виконувати попередні дві або три процедури? Тоді ви, а не банк, можете з’їсти будь-які втрати від таких речей, як підробка.

Виберіть бухгалтера, який знає комп’ютери

Не хвилюйтеся, вам не потрібно запитувати перевірку ФБР, коли наймаєте бухгалтера. Насправді, якщо ви використовуєте QuickBooks, вам не потрібно наймати людей, які знайомі з системами обліку малого бізнесу. Але знайдіть людей, які вміють вести чекову книжку та працювати з комп’ютером. У них не повинно виникнути проблем із розумінням QuickBooks.

Звісно, ​​вам не потрібен той, хто щойно впав з вантажівки ріпи. Але навіть якщо ви найняте когось, хто їздив до міста на одному, у вас не виникне особливих проблем з тим, щоб навчити цю людину за допомогою QuickBooks.

Якщо можете, знайдіть бухгалтера, який знає подвійну бухгалтерію та нарахування заробітної плати

Ось кілька порад щодо технічних навичок ідеального кандидата. Бухгалтер, який володіє подвійною бухгалтерією, дуже корисний — хоча чесно кажучи, такі знання, ймовірно, не є суттєвими.

Крім того, якщо ви можете, знайдіть когось, хто знає, як нараховувати заробітну плату — і не тільки федеральний податок на заробітну плату, а й державний податковий бізнес мавп. (Якщо ви не можете знайти таку людину, знайте, що ви можете легко передати нарахування заробітної плати великій службі оплати праці.)

Регулярно переглядайте свою фінансову звітність

Регулярно створюйте та переглядайте звіт про прибутки та збитки, який QuickBooks легко створює. Увійдіть у звичку переглядати свій баланс зі списками активів і пасивів. Дослідіть і знайдіть ще один-два звіти, які дають вам корисне уявлення про ритми та рими вашого бізнесу. (До речі, будь-які помилки, які ви зробите, ймовірно, відображатимуться у вашому балансі як дурні цифри.)

Ймовірно, ви зможете досить твердо керувати операцією, переглянувши два-три легкі для розуміння звіти. І регулярно переглядаючи ці фінансові звіти — скажімо, один-два рази на тиждень — ви перетворюєте свою систему обліку на інструмент, корисний як для виявлення привабливих можливостей, так і для уникнення небезпечних пасток.

Ось спосіб керувати своїм бізнесом, переглянувши три звіти QuickBooks:

• Звіт про прибутки та збитки, у якому порівнюються показники поточного та попереднього року з початку року (щоб ви могли побачити, як ви працюєте в поточному році порівняно з попереднім роком)

• Підсумковий термін погашення дебіторської заборгованості (щоб ви могли побачити, які клієнти та клієнти прострочені)

• Баланс (тобто ви можете контролювати свої готівкові та оборотні кошти та виявляти будь-які смішні речі)

Виберіть відповідну систему обліку

Коли ви використовуєте QuickBooks, ви використовуєте або касовий облік, або облік за методом нарахування. Бухгалтерський облік на основі готівки підходить, коли грошові надходження підприємства відображають його продажі, а його відтік — витрати. Однак у багатьох підприємствах така ситуація не така. Наприклад, забудовник односімейних будинків за контрактом може отримувати готівку (за допомогою позик у банках), але не може заробляти грошей. Крім того, власник ломбарду, який позичає під 22-відсотковий відсоток, може заробити купу грошей, навіть якщо готівка виливається з бізнесу щодня.

За загальним правилом, коли ви купуєте та продаєте запаси, облік за методом нарахування працює краще, ніж за касовим. Однак у касовому обліку зазвичай відкладається податок на прибуток.

Якщо QuickBooks не працює для вашого бізнесу

QuickBooks — чудова програма для бухгалтерського обліку малого бізнесу. Але якщо QuickBooks, здається, не відповідає вашим потребам — якщо, наприклад, вам потрібна програма, яка краще працює для виробника або яка містить якусь спеціальну галузеву функцію — вам може знадобитися одна із складніших (але й потужніших). ) пакети бухгалтерського обліку малого бізнесу.

Перш ніж переходити з QuickBooks Pro або QuickBooks Premier, обов’язково ознайомтеся з версією QuickBooks Enterprise Solutions, яка коштує дорожче, але також підходить для великих компаній. Корпоративна версія QuickBooks виглядає і працює майже так само, як і «звичайні» версії. Якщо ви знаєте QuickBooks Pro або QuickBooks Premier, відповідно, ви вже знаєте (або здебільшого знаєте) QuickBooks Enterprise.

Якщо версія QuickBooks Enterprise не працює, ви можете поговорити зі своїм бухгалтером щодо галузевих пакетів. (Наприклад, якщо ви комерційний друкар, деякі постачальники можуть розробити спеціальний пакет обліку саме для комерційних принтерів.)

Будьте простими

Керуючи фінансовими справами малого бізнесу, будьте якомога простішими. Насправді, тримайте свої ділові справи достатньо простими, щоб ви могли легко визначити, чи заробляєте ви гроші та чи здоровий бізнес.

Ця порада щодо простоти може здатися дивною, але іноді дуже розумні люди можуть побудувати жахливо складні фінансові структури для свого бізнесу, включаючи складні угоди про лізинг, лабіринт партнерства та корпоративних структур, а також складні угоди про розподіл прибутків і витрат з іншими підприємствами. Ці надскладні фінансові механізми не приносять прибутку, якщо врахувати всі витрати. Більше того, такі складні домовленості майже завжди перетворюються на головний біль в управлінні та обліку.