8 складних ситуацій (і що робити далі)

Існують деякі важкі реалії бухгалтерського життя, яких можна уникнути, якщо ви використовуєте MYOB: кілька підприємств, об’єднаних в одне (часто проблемне) підприємство, хаос, залишений попередніми бухгалтерами, борги перед податковою інспекцією, бюджети, які ніколи не збуваються, і багато іншого.

Зіткнувшись із такими складними ситуаціями, ви можете покластися на поєднання технічних порад MYOB, бухгалтерських ноу-хау та внутрішніх нахилів блискучого лицаря до порятунку.

Працюючи з 2 або більше компаніями, усі об’єднані в один

Ви коли-небудь замислювалися, як ваш бізнес заробляє гроші? Можливо, ви виконуєте багато різних видів роботи, і хоча ви підозрюєте, що не вся ця робота є прибутковою, ви не впевнені, що приносить прибуток, а що ні. На щастя, ваші дні роздумів можуть закінчитися, тому що за допомогою звітів про роботу та категорії ви можете дізнатися, що ви робите правильно, а що робите неправильно.

MYOB пропонує два способи аналізу доходів і витрат:

• Перший спосіб — використовувати функції вакансій для відстеження прибутковості кожної роботи, яку виконує ваш бізнес, незалежно від того, чи є це контракти, етапи проекту чи робота для конкретних клієнтів.

• Другий спосіб аналізу прибутковості — розділити свій бізнес на центри прибутку, використовуючи особливості категорій. Категорії часто добре працюють, якщо у вас є компанія, яка має кілька різних місцеположень або керує різними банківськими рахунками для різних підрозділів.

  	Робота	Категорії
  Тр санкції	Ви можете призначити одну транзакцію для кількох завдань	Ви не можете віднести одну транзакцію до кількох категорій
  Баланси	Ви не можете роздрукувати баланс для кожного завдання	Ви можете роздрукувати баланс для кожної категорії
  Бюджети	Ви можете створювати бюджети для окремих робіт	Ви не можете створювати бюджети для категорій
  Активи	Ви не можете відстежувати рух активів для кожної роботи	Ви можете відстежувати рух активів для кожної роботи
  Попередження	Ви можете налаштувати свої параметри, щоб отримати попередження, якщо ви забудете додати код завдання до рядка транзакції	Ви не можете налаштувати свої параметри, щоб отримати попередження, якщо ви забудете додати код категорії до транзакції
  Елементи керування	Ви не можете налаштувати свої параметри так, щоб транзакція записувалась, лише якщо кожен рядок має код завдання	Ви можете налаштувати свої налаштування так, щоб транзакція записувалась, лише якщо вона має код категорії
  Заголовки	Ви можете мати завдання заголовка та деталі	Ви не можете мати категорії заголовків і деталей
  Посилання на клієнтів	Ви можете пов’язувати вакансії з конкретними клієнтами	Ви не можете пов’язувати категорії з клієнтами
  Прив’язка до витрат	Ви можете пов’язати витрати з вакансіями, щоб їх можна було позначити для відшкодування під час виставлення рахунку клієнтам	Ви не можете пов’язувати категорії з витратами для онбіллінгу

Відчуваєте себе розгубленим? Ви можете використовувати вакансії для аналізу прибутковості окремих центрів витрат, проектів або підприємств, але використовувати категорії для відстеження прибутковості чітко окремих бізнес-підприємств або місць.

Виготовлення шовкового гаманця з вуха свиноматки

Чи успадкували ви роботу бухгалтера від когось, хто насправді був нав’язливим накопичувачем, і хто проявив цю рису, створивши список облікових записів у MYOB, який включає всі облікові записи, які ви можете собі уявити?

Можливо, ви навіть підійшли до наступного етапу і вирішили видалити всі ті облікові записи, які вам більше не потрібні. Це момент, коли ви можете зіткнутися з проблемою: щоразу, коли ви збираєтеся видалити обліковий запис, MYOB відмовляється грати, кажучи, що обліковий запис містить історичну інформацію.

У цій ситуації спосіб позбутися небажаного облікового запису — поєднати його з потрібним обліковим записом. Щоб об’єднати два облікові записи, перейдіть до списку облікових записів, виберіть обліковий запис, який потрібно зберегти (MYOB називає це вашим основним обліковим записом), і натисніть Об’єднати облікові записи. У вікні «Об’єднати облікові записи», що з’явиться, виберіть обліковий запис, який потрібно об’єднати (називається додатковим обліковим записом), і ще раз натисніть «Об’єднати облікові записи». Натисніть OK, щоб продовжити. Все зроблено!

Відстеження доходів і витрат від оренди нерухомості

У вас є інвестиції в оренду нерухомості, а також бізнес? Якщо ви хочете відслідковувати все в одному файлі MYOB, ви можете.

Перейдіть до списку облікових записів і подивіться зверху. Чи можете ви побачити вкладку «Інші доходи» та вкладку «Інші витрати»? Ви можете використовувати ці класифікації для відстеження доходів від оренди майна та витрат на оренду майна. Таким чином, ви все ще можете зберігати доходи та витрати від бізнесу окремо від ваших інвестицій в нерухомість.

Робота з акціями та дивідендами

Хочете знати, як записати купівлю акцій та доходи від дивідендів у MYOB? Відповідь коротка і мила. Просто не треба. Це все одно що намагатися зрубати дерево канцелярським ножем.

Натомість банківські дивіденди на ваш особистий рахунок, а також купуйте нові акції з особистого рахунку. Використовуйте просту рукописну книгу або електронну таблицю, щоб відстежувати ці операції та надавати резюме своєму бухгалтеру в кінці кожного року.

Влізти в борги з АТО

Це складний стан речей, коли ви виявите, що не можете вчасно сплатити свою Декларацію про ділову діяльність, і в кінцевому підсумку ви заборгуєте гроші до Австралійського податкового управління.

У цій ситуації АТО щомісяця надсилає вам виписку, яка показує, скільки ви заборгували. Щоб ваші облікові записи мали сенс, ви повинні включити цю відповідальність у свої облікові записи. Ось як:

Перейдіть до свого списку рахунків і створіть новий рахунок зобов’язань під назвою «Гроші через ATO».

В якості типу рахунку виберіть Кредитна картка.

Перейдіть до Витрачати гроші та запишіть свій платіж у звіті про діяльність так, ніби ви сплачуєте його повністю.

Загальна ідея полягає в тому, що ви розподіляєте свій платіж між своїм обліковим записом зі сплатою податку на товари та послуги, вашим обліковим записом із сплатою податку на товари та послуги та, якщо у вас є співробітники, вашим обліковим записом для утримання податків.

Перш ніж натиснути кнопку «Запис», виберіть «Гроші через ATO» як свій банківський рахунок у верхньому лівому куті.

Запис транзакції таким чином повертає ваші рахунки GST і PAYG до правильних сум і коректно відображає зобов’язання ATO.

Щоразу, коли ви здійснюєте платіж на рахунок цього боргу, записуйте цей платіж у Spend Money і розподіляйте цей платіж на свій рахунок Money Owing to ATO.

Звіряйте цей рахунок так само, як і будь-який інший банківський рахунок.

Ви повинні звіряти цей рахунок щоразу, коли податкова служба надсилає вам виписку.

Дотримання бюджетів

Бюджети – це настільки ж тест особистості, як і вправа в арифметиці та плануванні. Нижче наведено кілька порад, які допоможуть вашим бюджетам наблизитися до позначки:

• Подумайте про людину (чи це ви чи хтось інший), яка складає фігури. Вони оптиміст чи песиміст? Залежно від відповіді на це запитання, відповідно відкоригуйте свої цифри.

• Продавці оптимісти (інакше вони б не вижили на своїй роботі). Прийміть їхні прогнози продажів з дрібкою солі.

• Якщо у вас багато людей, які працюють у вашому бізнесі, попросіть їх внести свій внесок у цифри бюджету. Чим більше задіяні всі, тим більш реалістичний і досяжний бюджет.

• Щойно пройде перший місяць, порівняйте бюджети з фактичними, використовуючи звіт MYOB «Аналіз бюджету прибутків і збитків». Робіть це щомісяця, щоб оволодіти справжнім мистецтвом дивитися на кришталеву кулю.

• Завжди допускайте непередбачені витрати, особливо якщо ви складаєте бюджет для нового бізнесу. Речі завжди коштують дорожче, ніж ви думаєте.

• Уважно продумайте терміни нерегулярних платежів, таких як квартальні рахунки за електроенергію, місяці з п’ятьма тижнями оплати та щорічні страхові внески.

Робота із загальними журналами

Загальні журнали зазвичай належать бухгалтерам, але якщо ви серйозно ставитеся до цієї гри MYOB, рано чи пізно хтось може попросити вас записати загальний журнал. Можливо, ви коригуєте амортизацію, реєструєте коригування наприкінці року або перерозподіляєте витрати з одного рахунку на інший.

Ось кілька загальних порад щодо того, як впоратися з цією особливо складною ситуацією:

Перейдіть до командного центру «Облікові записи» та натисніть «Запис журналу».

Зробіть паузу на мить і добре подумайте про дату.

Загальні журнали, як правило, є коригуваннями того чи іншого роду, і найчастіше їм слід вказувати дату, відмінну від запропонованої системної дати. Введіть дату в журналі, щоб відповідати періоду, для якого здійснюється коригування — якщо ви робите запис амортизації за листопад, введіть дату в журналі як листопад.

Запишіть детальну записку.

Поясніть, що ви робите і чому.

Дебетувати один рахунок або рахунки та кредитувати один рахунок або кілька рахунків.

Для кожного рядка можна ввести суму в стовпці Дебет або Кредит, але не в обидва. Однак ви можете додати скільки завгодно рядків.

Подумайте про податкові коди для кожного рядка.

Більшість загальних журналів не впливають на податок на товари та послуги, тому звичайним податковим кодом є NT. Однак, якщо ви не впевнені, запитайте у свого бухгалтера.

Переконайтеся, що загальна сума дебету відповідає загальній сумі кредитів.

Вони роблять? Тоді сума позабалансу внизу має відображатися як нуль

Натисніть Запис, щоб заповнити свій журнал.

Діло зроблено.

Ведення іноземних операцій

Наразі MYOB AccountRight не включає функції іноземної валюти. Які є рішення цієї дилеми?

• Якщо ви експортуєте товари за кордон, але ваші продажі здійснюються в австралійських доларах, навіть якщо ви експортуєте товари за кордон, вам не потрібні функції іноземної валюти.

• Так само, якщо ви купуєте товари з-за кордону за австралійські долари, вам не потрібна іноземна валюта. Наприклад, якщо ви купуєте щось за допомогою своєї австралійської кредитної картки, навіть якщо ціна вказана в доларах США, коли сума з’явиться у вашій виписці з банку, ця сума вже буде конвертована в австралійські долари.

• Якщо ви ще не придбали MYOB, ви все одно можете вибрати стару версію MYOB Premier Classic, яка включала іноземну валюту. Основним недоліком є ​​те, що ця версія не включає банківські канали чи хмарні функції.

Нарешті, перш ніж щось робити, зверніться до служби підтримки клієнтів MYOB. Функції в MYOB AccountRight постійно змінюються.