5 хороших засобів обліку, які мінімізують крадіжки

Ось короткий виклад п’яти потужних методів для мінімізації проблем, які виникають, коли з вашими даними QuickBooks працюють люди з різними рівнями навичок і рівня довіри:

• Регулярно порівнюйте підрахунок матеріальних запасів із записами обліку запасів. Однією з речей, які ви можете зробити, як для мінімізації втрат запасів, так і для підтримки точних облікових записів, є регулярне порівняння фізичних підрахунків ваших запасів з тими, що показують ваші облікові записи.

  Цей підхід до частого підрахунку найцінніших і найлегших для крадіжки предметів досягає двох речей:

  • Усадка запасів швидко визначається.

  • Власник бізнесу може мінімізувати скорочення запасів, визначивши тип інвентарю, який найчастіше крадеться, або навіть коли інвентар найчастіше викрадається.

• Звірити банківські рахунки. Ще один метод, який слід використовувати власникам бізнесу, - це звірити власні банківські рахунки. Часто викрадення працівників бухгалтерським персоналом відбувається, коли працівники з’ясовують, як виписати чеки на банківський рахунок компанії, які власник не бачить.

  Один із надійних способів знайти фіктивну та шахрайську операцію – попросити власника звірити виписку з банку. Крім того, будь-які неоднозначні підозрілі операції стають очевидними, коли власник бізнесу уважно дивиться на чеки.

• По можливості відокремте бухгалтерський облік від фізичного зберігання. У малому підприємстві важко завжди відокремлювати облік певної діяльності від фізичної опіки чи фізичної відповідальності за цю діяльність.

  Наприклад, важко відокремити облік запасів від фізичного зберігання або доступу до цього інвентарю. Продавець магазину, наприклад, може легко вкрасти сигарети, а також відкоригувати записи про запаси через касовий продаж сигарет. Тим не менш, де б ви не могли відокремити фізичне зберігання від бухгалтерського обліку, відбувається вбудована перевірка помилок. Особа, яка веде бухгалтерський облік, опосередковано перевіряє догляд за активом з боку фізичних зберігачів.

• Навчайте працівників використанню QuickBooks. Ви повинні навчити співробітників використовувати QuickBooks, якщо у вас є бізнес будь-якого розміру з двох основних причин:

  • По-перше, той, хто вміє користуватися QuickBooks, менш схильний робити випадкові помилки.

  • По-друге, безладні бухгалтерські записи маскують крадіжки співробітників.

• Закрийте файл QuickBooks. Хоча вам не потрібно закривати фінансовий рік у QuickBooks, ви все одно можете зробити це, щоб зберегти цілісність ваших даних. Ось як:

  Виберіть команду «Редагувати»→ «Параметри».

  Виберіть вкладку Облік→ Налаштування компанії

  Натисніть кнопку Встановити дату/пароль для дати закриття.

  Коли QuickBooks запропонує вам, вкажіть дату закриття та пароль.

  Після того, як ви надасте цю інформацію, QuickBooks забороняє або обмежує користувачам змінювати або вводити транзакції, датовані до дати закриття.