5 Контроль обліку для QuickBooks

Ось короткий підсумок п’яти потужних методів для мінімізації проблем, які виникають, коли з вашими даними QuickBooks працюють люди з різним рівнем навичок та надійності:

• Регулярно порівнюйте підрахунок матеріальних запасів із записами обліку запасів. Одне, що ви можете зробити, щоб мінімізувати втрати запасів і підтримувати точні облікові записи, — це регулярно порівнювати фізичні підрахунки ваших запасів з тими, що показують ваші бухгалтерські записи. Частий підрахунок найцінніших і найлегших для крадіжки предметів досягає двох речей:

  • Усадка запасів швидко визначається.

  • Власник бізнесу може мінімізувати скорочення запасів, визначивши тип інвентарю, який найчастіше викрадають, або навіть коли інвентар найчастіше крадуть.

• Звірити банківські рахунки. Ще одна річ, яку мають зробити власники бізнесу, на мою думку, – це звірити власні банківські рахунки. Часто викрадення працівників бухгалтерським персоналом відбувається, коли працівники з’ясовують, як виписати чеки на банківський рахунок компанії, які власник не бачить. Один із надійних способів знайти фіктивну та шахрайську операцію – попросити власника звірити виписку з банку. Крім того, будь-які нечіткі, підозрілі транзакції, як правило, стають очевидними, коли власник бізнесу уважно дивиться на чеки.

• По можливості відокремте бухгалтерський облік від фізичного зберігання. У малому підприємстві не завжди легко відокремити облік певної діяльності від фізичної опіки чи фізичної відповідальності за цю діяльність. Наприклад, важко відокремити облік запасів від фізичного зберігання або доступу до цього інвентарю. Продавець магазину, наприклад, може легко вкрасти сигарети, а також налаштувати записи про запаси через касовий апарат для продажу сигарет. Тим не менш, всюди, де ви можете відокремити фізичне зберігання від бухгалтерського обліку, має місце вбудована перевірка помилок. Особа, яка веде бухгалтерський облік, опосередковано перевіряє догляд за активом з боку фізичних зберігачів.

• Навчайте працівників використанню QuickBooks. Ви повинні навчити співробітників використовувати QuickBooks, якщо у вас є бізнес будь-якого розміру, з двох основних причин: хтось, хто знає, як користуватися QuickBooks, менше схильний до випадкових помилок, а брудні бухгалтерські записи маскують крадіжку співробітників.

• Закрийте файл QuickBooks. Ось остаточна техніка, яку варто розглянути. Хоча вам не потрібно закривати фінансовий рік у QuickBooks, ви все одно можете зробити це, щоб зберегти цілісність ваших даних. Ось як: Виберіть команду «Редагувати→Параметри», виберіть «Бухгалтерський облік», виберіть вкладку «Налаштування компанії», а потім натисніть кнопку «Встановити дату/пароль дати закриття». Коли QuickBooks запропонує вам, вкажіть дату закриття та пароль. Після того, як ви надасте цю інформацію, QuickBooks забороняє або обмежує користувачам змінювати або вводити транзакції, датовані до дати закриття.