4 способи тримати фінансові записи в порядку в QuickBooks 2016

Надійність і корисність ваших даних QuickBooks 2016 значною мірою залежить від того, наскільки акуратно ви ведете свої фінансові записи. Щоб допомогти вам або вашим співробітникам зробити це краще, подумайте про використання наступних чотирьох прийомів.

Техніка №1. Регулярно звіряйте свої банківські рахунки QuickBooks

Коли ви приділяєте час для звірки банківського рахунку, ви не тільки покращуєте точність записів вашого банківського рахунку (включаючи залишок на вашому рахунку); але ви також побічно перевіряєте купу інших трансакцій, включаючи весь дохід, який надходить на конкретний банківський рахунок. І ви перевіряєте витрати, сплачені з конкретного рахунку.

Отже, підсумок: регулярно звіряйте свої банківські рахунки.

Техніка №2: Оновлення залишків на рахунках позики

Якщо ви позичили гроші в банку, вам слід ще раз перевірити баланс цього рахунку. І вам слід оновити баланс рахунку, якщо він не відповідає записам кредитора на кінець року.

Залишок на кредитних рахунках з часом зазвичай «збивається» через те, що розбивка платежів на компоненти основної суми та процентів дещо неправильна. Ця помилка починає збільшуватися з часом.

Ви часто можете виправити залишки на рахунках позики, додавши запис у журналі, який «виправляє» помилковий залишок рахунку, а потім передає необхідне дебетове або кредитне зміщення до категорії витрат на відсотки за позикою.

Техніка №3: ​​Перевірте наявність сирітських платежів

Людям дивно легко вводити платежі клієнтів, але потім ніколи не застосовувати платежі до рахунка-фактури. Коли виникає така помилка упущення, підприємство не враховує дохід у звіті про прибутки та збитки та занижує свої доходи та прибутки. Отже, це погана помилка.

Ви можете знайти будь-який із цих сирітських платежів у файлі QuickBooks, створивши балансовий звіт на основі готівки. Якщо касовий баланс показує від’ємне значення для дебіторської заборгованості, це означає, що ви ввели платежі в QuickBooks, але ніколи не застосували платіж до рахунку-фактури.

Щоб виправити цю помилку (або виправити цю помилку кілька разів, якщо ви зробили кілька помилок), вам потрібно переглянути платежі клієнтів або створити звіт про транзакції, щоб клієнт міг знайти ті, які ви не застосували.

Техніка №4: Перегляньте свій баланс

Ви знаєте, де бухгалтерські помилки найчастіше проявляються найбільш яскраво? На вашому балансі.

З цієї причини увійдіть в звичку регулярно складати баланс. Шукайте дивні цифри, наприклад, невнесені кошти на загальну суму 40 000 доларів США (це означає, що QuickBooks вважає, що у вас 40 тисяч готівки, що валяються десь в офісі) або залишок готівки в розмірі 11 000 доларів (це означає, що ви перевищили свій поточний рахунок на 11 тисяч).

Ви можете досліджувати кумедні цифри балансу, двічі клацнувши непарне значення у вікні звіту, а потім переглянувши дані транзакції, які додають деяке явно неправильне значення.

Останній момент щодо цієї техніки перевірки помилок: часто помилка, яка створює божевільну вартість балансу, — це не транзакція, введена неправильно, а транзакція, яка була пропущена.

Якщо ви дійсно хочете заглибитися в інформацію про очищення балансу, ви можете пройти через набагато довший список завдань очищення балансу в моєму блозі Evergreen Small Business .