11 речей, які потрібно зробити, якщо ваш неонлайновий обліковий запис не має балансу в QuickBooks 2016

Ось кілька порад щодо узгодження облікового запису, якщо у вас виникли проблеми з QuickBooks. Якщо ви сидите перед комп’ютером і заламуєте руки, скористайтеся порадами з цього розділу:

• Переконайтеся, що ви працюєте з правильним обліковим записом. Звучить дурно, чи не так? Однак якщо у вас є кілька банківських рахунків, опинитися на неправильному рахунку дуже легко. Отже, підтвердьте, наприклад, що ви намагаєтеся звірити свій поточний рахунок у Mammoth International Bank, використовуючи виписку з поточного рахунку Mammoth International Bank.

• Шукайте трансакції, які банк зафіксував, але у вас немає. Перегляньте виписку з банку, щоб переконатися, що ви записали кожну трансакцію, записану вашим банком. Ви можете легко не помічати зняття коштів за допомогою банкомата, спеціальні комісії або послуги (наприклад, плата за чеки або ваш сейф), автоматичне зняття коштів, прямі депозити тощо.

  Якщо різниця позитивна, тобто банк вважає, що у вас менше грошей, ніж ви думаєте, що ви повинні мати, можливо, ви пропустили операцію зняття коштів. Якщо різниця від’ємна, можливо, ви пропустили депозитну операцію.

• Шукайте зворотні транзакції. Ось один складний: якщо ви випадково ввели транзакцію назад — депозит як зняття чи зняття як депозит — баланс вашого облікового запису не буде. І помилку може бути важко знайти. У вікні Узгодження відображаються всі правильні транзакції, але сума трансакції відображається в неправильному списку. (Сума з’являється у списку «Депозити та інші кредити», якщо вона належить до списку «Чеки та платежі», або навпаки.) Чек, який ви виписали до Acme Housewreckers за знесення навісу для автомобіля, з’являється у списку «Депозити та інші кредити» для приклад.

• Шукайте трансакцію, яка дорівнює половині різниці. Один із зручних способів знайти транзакцію, яку ви ввели назад, — якщо у вас лише одна — це пошук транзакції, яка дорівнює половині непереборної різниці. Наприклад, якщо різниця становить 200 доларів США, можливо, ви ввели депозит у розмірі 100 доларів США як зняття або 100 доларів США як депозит.

• Шукайте трансакцію, яка дорівнює різниці. Ось очевидний момент: якщо різниця між записами банку та вашими дорівнює одній із трансакцій, перерахованих у вашому реєстрі, можливо, ви неправильно позначили трансакцію як очищену або неправильно залишили транзакцію непозначеною (показано як неочищену). Можливо, це було занадто очевидно. Наааа.

• Перевірте наявність транспонованих чисел. Транспоновані числа – це перекинуті цифри. Наприклад, ви вводите $45,89 як $48,59. Ці індики завжди викликають головний біль у бухгалтерів і бухгалтерів. Якщо ви подивитеся на числа, виявити помилку часто важко, оскільки цифри однакові. Наприклад, коли ви порівнюєте суму чека на суму 45,89 доларів США у своєму реєстрі з чеком на суму 48,59 доларів США, зазначену у вашій банківській виписці, обидві суми чеку показують однакові цифри: 4, 5, 8 та 9. Вони просто показують їх у іншому порядку .

  Знайти транспоновані числа важко, але ось трюк, який ви можете спробувати: розділіть різницю, показану у вікні узгодження, на 9. Якщо в результаті виявиться парна кількість доларів або центів, велика ймовірність, що у вас десь є транспоновані числа.

• Скористайтеся кнопкою «Знайти розбіжності». Наведене нижче діалогове вікно містить кнопку Знайти розбіжності, яку можна натиснути, щоб відобразити інше діалогове вікно, яке друкує звіти, які можуть допомогти вам узгодити обліковий запис. Зокрема, діалогове вікно дає змогу переглядати звіт про зміни, внесені до попередньо очищених транзакцій (що було б досить підозрілою бухгалтерською діяльністю і, безсумнівно, зашкодить вашій звірці).

  Він також показує звіт, у якому перераховані транзакції, позначені як очищені під час попередніх звірок, що може бути цікавим, оскільки, можливо, ви помилково позначили транзакцію як очищену до того, як вона дійсно була очищена.

  

  Діалогове вікно Почати звірку.

• Нехай хтось інший перегляне вашу роботу. Ця ідея може здатися досить очевидною, але ви будете вражені тим, як часто друга пара очей може знайти те, що ви не помітили. Попросіть когось із ваших колег або співробітників (бажано ту людину, яка, здається, завжди має занадто багато вільного часу) переглянути все за вас.

• Слідкуйте за численними помилками. Якщо ви знайшли помилку, використовуючи цей список прання, і у вас все ще є різниця, почніть перевірку у верхній частині списку знову. Наприклад, після того, як ви знайдете транспонований номер, ви можете виявити, що ви ввели іншу транзакцію назад, або неправильно очищено чи не очищено транзакцію.

• Спробуйте ще раз наступного місяця (і, можливо, наступного місяця). Якщо різниця не є великою по відношенню до розміру вашого банківського рахунку, ви можете зачекати до наступного місяця і спробувати знову звірити свій рахунок.

  Розглянемо такий приклад: у січні ви звіряєте свій рахунок, і різниця становить 24,02 дол. США. Потім ви звіряєте рахунок у лютому, і різниця становить 24,02 $. Ви звіряєте рахунок у березні, і — сюрприз, подив — різниця все одно 24,02 дол. Що тут відбувається?

  Ну, ваш початковий баланс облікового запису, ймовірно, зменшився на 24,02 дол. США. (Чим більше місяців ви намагаєтеся узгодити свій обліковий запис і виявляєте, що ви завжди отримуєте таємничу знижку 24,02 дол. США, тим більша ймовірність, що виною цьому є помилка.) Після другого або третього місяця, якщо QuickBooks введе коригувальну транзакцію в розмірі 24,02 дол. досить розумно, щоб баланс на вашому рахунку був.

  Якщо ви раніше успішно звірили свій обліковий запис із QuickBooks, можливо, ваша робота не винна. Помилка може бути (будь ласка) банківською! І в цьому випадку ви повинні зробити щось інше...

• Сідайте в машину, їдьте в банк і благайте про допомогу. Як альтернативу попередній ідеї — яка передбачає, що виписка банку правильна, а ваші записи неправильні — спробуйте цю ідею: попросіть банк допомогти вам узгодити рахунок. Натякніть, що, на вашу думку, помилка, ймовірно, була банківською, але дуже мило, сердечно. Багато посміхайтеся.

  І ще одна річ: не забудьте запитати про продукт, який банк зараз рекламує у фойє (що спонукає персонал думати, що ви зацікавлені в цьому 180-місячному депозитному сертифікаті, що змушує їх бути дуже приємними до вас ).

  Загалом, банківський облік, як правило, дуже хороший. Проте ваш банк цілком імовірно зробив помилку, тому звертайтеся за допомогою. Обов’язково запитуйте пояснення будь-яких трансакцій, які ви дізнаєтеся, лише побачивши їх у виписці з банку. До речі, ви, напевно, заплатите за цю допомогу.