10 порад щодо покращення грошового потоку за допомогою Xero

Готівка має вирішальне значення для виживання бізнесу, і Xero можна використовувати для відстеження. Грошові кошти повинні надходити в бізнес, тому у підприємства є гроші для оплати загальних витрат, таких як оренда, заробітна плата та акції. Ось десять основних порад, які допоможуть вам ефективно використовувати Xero для надходження готівки на рахунки в банку.

Регулярно звіряйте банківські рахунки

Щоб переконатися, що інформаційні панелі та звіти Xero є правильними та актуальними, введіть звичку часто звіряти банківські рахунки. При своєчасній інформації, ви можете бути впевнені в тому, що звіти про неоплачених рахунках - фактурах правильно і в змозі спілкуватися з клієнтами з оперативно. Альтернативою є очікування, щоб перевірити квитанції всіх грошей, які надходять у бізнес, перш ніж почати гнатися за клієнтом за оплатою.

Слідкуйте за очікуваними надходженнями грошових коштів у бізнес

На домашній інформаційній панелі Xero є інформаційна панель «Рахунки-фактури, які ви повинні», яка підсумовує інформацію про поточну дебіторську заборгованість та містить графік. Ви можете швидко клацнути мишею, щоб визначити вартість непогашених рахунків-фактур, поточних і чернеткових рахунків-фактур, а також переглянути деталі на інформаційній панелі продажів. На інформаційній панелі продажів ви можете натиснути прапорець у стовпці Очікувана дата, додати примітки та оновити очікувану дату рахунка-фактури.

Налаштуйте рахунки-фактури Xero

Рахунки-фактури Xero мають бути налаштовані, щоб включати ваші банківські реквізити та умови оплати. Це полегшує клієнтам оплату. Деталі вашого платіжного шлюзу також можна додати до рахунку-фактури за допомогою теми брендування рахунків-фактур. Роздрукуйте копію рахунка-фактури та візуально перевірте, чи легко клієнтам визначити, як вони мають платити компанії.

Негайно надсилайте рахунки-фактури Xero

Рахунки-фактури можна надсилати електронною поштою із відділу продажів Xero (або будь-якого мобільного пристрою), що заощадить вам вартість штампа та час на розміщення рахунка-фактури до звичайного процесу кредиторської заборгованості; часто кілька днів, якщо ви користувалися поштовою скринькою.

Надсилаючи рахунок-фактуру через Xero, у вас є можливість надіслати його як PDF-файл через мережу Xero та як онлайн-посилання. Клієнт може завантажити PDF-файл, зрізати дерево, роздрукувати його та подати в файл — бу! Або вони можуть зберегти PDF-файл на своєму комп’ютері, переконавшись, що вони мають регулярну систему резервного копіювання.

Якщо вони такі круті користувачі Xero, як ви, вони можуть мінімізувати введення даних, підключившись до вашої системи Xero та отримавши рахунок-фактуру безпосередньо на свої облікові записи як проект рахунку. Клієнт може натиснути гіперпосилання, автоматично створене в рахунку-фактурі, який ви йому надіслали, і переглянути рахунок-фактуру онлайн. Коли вони натискають посилання, зелена галочка біля рахунку-фактури на вашій інформаційній панелі продажів темніє, щоб ви знали, що вони це бачили. Смачно, привіт?

Займайтеся мобільними технологіями

Встановіть додаток Xero на свій iPhone і отримайте доступ до хмари, виставляючи рахунки, поки ви в дорозі. Чим швидше виставлено рахунок-фактуру, тим швидше він оплачується і тим швидше банк отримує готівку.

Надсилайте виписки Xero в кінці місяця

Всього кількома клацаннями на інформаційній панелі Xero Sales можна легко надіслати клієнтам, які мають непогашений залишок, дані про активність та неоплачені звіти, у яких підсумовуються рахунки-фактури.

Перегляньте звіт про прострочену дебіторську заборгованість

Звіт про прострочену дебіторську заборгованість можна знайти на інформаційній панелі звітів Xero і перелічує всю дебіторську заборгованість за клієнтами та місяцями. Ви можете натиснути на дані, щоб дізнатися більше про рахунок-фактуру та клієнта.

Перегляньте звіт про позицію готівки

У звіті Xero ви можете отримати доступ до звіту про позицію готівки. Перший блок інформації в цьому звіті – це простий огляд стану готівки підприємства: отримана готівка, витрачена готівка, надлишок (дефіцит) готівки та залишок банку.

Позитивні відхилення виділені зеленим, а негативні – червоним. Це огляд високого рівня готівкової позиції бізнесу, і він може спонукати вас глибше вникнути в деталі, якщо це необхідно.

Звіт «Позиція готівки» також допомагає зрозуміти деталі, які стоять за чистим рухом готівки компанії. Залишаючись в курсі руху готівки у вашому бізнесі, ви можете краще приймати проактивні рішення, наприклад відкладати витрати, якщо грошовий потік повільний.

Також слідкуйте за гістограмою загальних надходжень та виплат на домашній інформаційній панелі, яка висвітлює рух готівки за останні шість місяців.

Прийміть спільну природу хмари

Надайте віртуальному члену команди або консультанту доступ до вашого файлу Xero, і вони зможуть віддалено переслідувати непогашені рахунки та оновлювати записи клієнтів.

Інвестуйте в додаткове рішення для стягнення боргу

Не дозволяйте клієнтам ставитися до вас як до банку. Інвестуйте в одне з додаткових рішень Xero для відстеження боргів, таких як Debtor Daddy, Satago, Chaser або Late Fee Manager. Вони пропонують різноманітні функції, включаючи нагадування про ввічливість до сплати рахунка-фактури, автоматичні нагадування електронною поштою після прострочених платежів, а також можливість надсилати текстові повідомлення, застосовувати комісію за прострочення, плату за обслуговування або відсотки до рахунків-фактур.