10 ключів до використання технологій для управління записами малого бізнесу

Власники малого бізнесу всюди скористалися технологіями для керування своїми записами, будь то планування зустрічей, створення кореспонденції, запис ділових операцій, обробка заробітної плати, відстеження інвентаризації тощо. Хоча підприємства не залишилися «безпаперовими», вони усвідомили переваги використання технологій для підтримки організації. Якщо ви все ще прив’язані до використання паперу, можливо, настав час використовувати наступні десять клавіш, щоб замінити папір електронними файлами.

Використовуйте Outlook, щоб відстежувати зустрічі, завдання та проекти

Паперовий календар, який завжди можна знайти, корисний, але чи пробували ви використовувати функцію «Календар» у програмі? За допомогою комп’ютеризованого календаря ви можете ввести зустріч один раз і налаштувати її на повторення щодня, щотижня, раз на два тижні або щомісяця, а також можна встановити автоматичні нагадування — завдання, які ви не можете виконувати за допомогою паперового календаря. Ось ще один бонус: за допомогою такого програмного забезпечення, як Outlook, усі ваші співробітники можуть ділитися календарями.

Скануйте візитні картки та передайте їх інформацію в списки контактів Outlook

Ви втомилися від того, щоб рити собі шлях через свій Rolodex або величезну стопку візиток, щоб знайти номер телефону чи адресу електронної пошти? Що ж, ви можете відійти від будь-якої версії цього кошмару, з яким ви зіткнетеся. Як? Запустіть кожну візитну картку через сканер, який містить програмне забезпечення для перетворення інформації на картці в список контактів у Outlook. Потім ви можете знайти потрібну інформацію за допомогою операції «Знайти».

Перетворення документів у файли Adobe .pdf

У MS Word є можливість збереження файлів як. pdf. Процес безболісний. У відкритому документі Word виберіть FileSave AsSave as type і натисніть стрілку спадного меню в крайньому правому куті. Прокрутіть список вниз, виділіть PDF і натисніть Зберегти (поряд із Скасувати внизу поля).

Що особливого в pdf-файлах? Вам більше не доведеться турбуватися про те, чи має хтось правильну версію програмного забезпечення для читання вашого файлу. Будь-який комп’ютер із програмою Adobe Reader може відкрити будь-який файл .pdf.

Ви також можете сканувати листи, рахунки-фактури, оголошення — будь-які документи, які підійдуть для вашого сканера — і зберігати їх у форматі PDF. Просто переконайтеся, що ви встановили для сканера тип файлу .pdf, перш ніж сканувати документ.

Створюйте шаблони документів, які часто використовуються

Якщо ви часто використовуєте по суті одну і ту ж букву, але з незначними змінами, зберігайте її головний файл на своєму комп’ютері. Потім, коли вам знадобиться документ, відкрийте основний документ, внесіть зміни та роздрукуйте документ. Не забудьте зберегти файл під іншим ім’ям, щоб не змінити основний файл.

Використовуйте бухгалтерське програмне забезпечення для створення рахунків-фактур та замовлень на закупівлю

Вам більше не потрібно переглядати картотеки, заповнені рахунками-фактурами або замовленнями на покупку. Використовуйте бухгалтерське програмне забезпечення, таке як QuickBooks або Sage 50, щоб створити ці документи. Можливо, вам знадобиться роздрукувати та надіслати документи клієнту, але фактичний файл залишиться — не в заповнених простором картотеках, — а на вашому комп’ютері, де знайти рахунок-фактуру — це питання, натиснувши кілька клавіш.

Автоматизуйте табелі обліку робочого часу, виставлення рахунків за проекти та обробку заробітної плати

Ви можете замінити введення та обробку карток часу електронним обліком та обробкою заробітної плати. Подумайте про заощаджений час і уникнення помилок. Один роботодавець каже, що його компанія скоротила обробку заробітної плати з 6 годин до 45 хвилин за допомогою програмного забезпечення для карток часу. Тепер це великий подвиг.

І якщо надійність є проблемою для вашого бізнесу, ви можете придбати програмне забезпечення, яке вимагає від кожного співробітника прикладати палець до сканера під час початку та закінчення робочого часу! Цей відбиток пальців звучить як науково-фантастичний фільм, чи не так?

Відстежуйте інвентаризацію в електронному вигляді

Якщо ваш малий бізнес включає інвентаризацію, використання технологій — єдиний шлях. Програмне забезпечення для оптичного розпізнавання символів (OCR) дозволяє вашій компанії вести точний облік запасів, швидше виконувати замовлення, безперешкодно відправляти замовлення та точно виставляти рахунки, оскільки все відстежується комп’ютером. Ви можете керувати всіма цими процесами, використовуючи мітки та цифри на екрані комп’ютера.

Записуйте покупки та відомості про продукт про активи в електронній таблиці або базі даних

Коли ви купуєте обладнання чи інші активи, запишіть інформацію про покупку та продукт в електронну таблицю або базу даних. Маючи всю інформацію під рукою, ви можете зв’язатися з постачальником з будь-якими проблемами або швидко підрахувати свої активи для фінансового звіту або відповісти на запит на інформацію про активи від банку.

Зробіть податковий час шматком пирога

Коли всі або більшість ваших записів знаходяться на комп’ютері, підготувати податки набагато простіше та точніше, ніж переносити дані з паперових документів на комп’ютер.

З усіма своїми рахунками-фактурами або замовленнями на покупку в програмі для бухгалтерського обліку, ви просто запускаєте звіт і — вуаля! — програмне забезпечення надає вам загальну суму рахунків-фактур або замовлень на покупку за рік. Те саме стосується нарахування заробітної плати, інвентарю та активів. Ви можете отримати все, що ви систематично зберігали на комп’ютері, коли вам це потрібно.

Резервне копіювання файлів

Додаткова перевага використання технології для керування записами малого бізнесу полягає в тому, що ви можете створити їх резервну копію — наприклад, зберегти їх на комп’ютері в іншому місці або на флеш-накопичувачі.

Чому це так важливо? Найціннішим комп’ютерним активом є дані, які він зберігає. Зберігайте додаткову копію цих даних, щоб ніколи не зіткнутися з жахом через втрачені записи. Ви рідко отримуєте завчасне повідомлення про те, що злодій викраде ваш комп’ютер, вогонь його розтопить або він просто помре.