Імпорт даних в MYOB

Чи знаєте ви, що ви можете імпортувати дані в MYOB з інших програм? Наприклад, можливо, у вас є список імен та адрес клієнтів десь на вашому комп’ютері (можливо, у файлі Word, файлі бази даних або в Excel), і ви хочете імпортувати цю інформацію в MYOB. Ось як імпортувати дані про клієнта або постачальника за мить ока.

Організація ваших даних

Перший етап під час імпорту даних полягає в тому, щоб маніпулювати списком клієнтів або постачальників у форматі, який може зрозуміти MYOB.

Якщо дані вашого клієнта або постачальника зараз знаходяться в текстовому процесорі або базі даних, спробуйте занести ці дані в електронну таблицю, перш ніж намагатися імпортувати інформацію в MYOB.

Наприклад, якщо ваші дані зберігаються в базі даних, наприклад Microsoft Access, ви зазвичай можете зберегти ці дані у форматі, який можна відкрити в Excel.

Використовуючи програмне забезпечення для роботи з електронними таблицями, наприклад Excel, акуратно розташуйте інформацію по стовпцях.

Упорядкуйте свої дані, щоб усі імена перераховувалися один за одним, усі адреси – одна за одною тощо. З адресами розділіть вулицю, місто, штат та поштовий індекс на чотири окремі стовпці.

Вставте рядок у верхній частині списку (якщо ви ще цього не зробили), який позначає стовпці.

Наприклад, Ім’я, Телефон 1, Телефон 2, Контакт тощо. Цей рядок називається вашим рядком заголовка.

Збережіть цю електронну таблицю як файл із роздільниками табуляції.

Наприклад, у Excel перейдіть до меню «Файл», натисніть «Зберегти як», а потім виберіть «Тип файлу» з роздільниками табуляції. Формат файлу з роздільниками табуляції полегшує читання програмним забезпеченням MYOB.

Імпорт ваших даних

Тепер, коли ваші дані впорядковано, ви готові імпортувати цю інформацію в MYOB. Тримайся, ось:

У меню «Файл» у MYOB виберіть « Помічник імпорту/експорту» .

Виберіть Імпорт даних і натисніть Далі.

Виберіть «Картки» як тип даних, а в якості типу «Картки» виберіть «Картки клієнтів» або «Картки постачальника».

Натисніть «Огляд», перейдіть до папки, де ви зберегли дані, і виберіть файл, який потрібно імпортувати. Натисніть Далі.

Повозяться з налаштуваннями та натисніть «Далі».

На цьому етапі все стає досить технічним. Але ніколи не бійся! Скажіть MYOB, що ваші дані розділені табуляціями, що перший рядок містить заголовки, що якщо дані вже існують, ви хочете їх оновити, а також зіставити картки за прізвищем. (На скріншоті нижче показано, як виглядають ці налаштування.)

Натисніть Автоматична відповідність, щоб MYOB автоматично відповідав полям, а потім натисніть Далі.

Крім того, ви можете зіставити поля вручну, спочатку виділивши поле імпорту зліва, а потім клацнувши відповідне поле імпорту праворуч. Робіть це по черзі, поки кожне поле зліва не збігається з полем праворуч.

Коли з’явиться запит, зробіть резервну копію вашого файлу.

Навіщо створювати резервні копії? Якщо ви дійсно зіпсували імпорт (що іноді трапляється з першого разу), ви можете відновити резервну копію та почати знову.

Натисніть «Імпортувати» і дивуйтеся, як почнеться веселощі.

Іноді імпортування займає дуже багато часу, іноді лише кілька секунд. Проте імпортування завершено, коли з’являється чудове повідомлення, яке повідомляє про ваш успіх (або невдачу). Якщо імпорт не вдалося, уважно прочитайте повідомлення!

Усунення несправностей, якщо щось пішло не так

Імпорт даних картки до файлу компанії MYOB має бути простим, але велика кількість гремлінів може видавати повідомлення про помилку. Якщо після імпортування даних ви отримаєте повідомлення про помилки чи попередження, дотримуйтесь підказок, щоб переглянути журнал помилок.

• Якщо імпорт пропущено запис, це означає, що щось було настільки погано, що MYOB повністю проігнорував цього клієнта або постачальника.

• Якщо ви отримуєте попередження, це означає, що сталася незначна проблема, і MYOB відхилив частину даних клієнта або постачальника (наприклад, MYOB додав ім’я клієнта, але не адресу чи номер телефону).

Журнал помилок показує список усіх записів, у яких є проблеми, з кодом помилки, що відображається на початку кожного запису. Спочатку ці коди помилок виглядають як незрозумілий жаргон (наприклад, помилка -7 мало що означає для непосвячених). Однак у верхній частині цього звіту наведено список того, що означає кожне повідомлення про помилку.

Після того, як ви визначите, які записи не імпортовано належним чином і чому, ви можете зробити один із двох кроків. Якщо це стосується лише кількох карток, відкрийте файл компанії та виправте ці картки одну за одною. З іншого боку, якщо більша частина імпорту не спрацювала, найкраще відновити резервну копію, виправити файл імпорту та спробувати ще раз.