Як шукати в Інтернеті списки QuickBooks для людей

Ви можете використовувати сторінки Клієнти, Постачальники та Співробітники в QuickBooks Online (QBO) різними способами. Сторінка підрядників більш обмежена, ніж інші; з нього можна шукати підрядників і готувати 1099. На сторінках «Клієнти», «Постачальники» або «Співробітники», на яких перераховано всіх людей у ​​цих категоріях, ви можете сортувати людей у ​​списку, експортувати список до Excel та виконувати дії з вибраною групою людей у ​​списку.

Ви також можете роздрукувати базовий звіт, натиснувши кнопку Друк на будь-якій сторінці списку; кнопка «Друк» з’являється трохи вище стовпця «Дія».

Як працювати з конкретною людиною в QBO

Ви можете вибрати конкретного клієнта, постачальника чи співробітника та переглянути трансакції, пов’язані з цією особою, а також деталі особи, а також можете прикріпити файли до цієї особи. Тут ви будете працювати з клієнтами.

Щоб шукати певну людину, введіть кілька символів, які відповідають назві особи або компанії, у полі пошуку, яке з’являється над списком людей.

Щоб знайти певну людину в списку, скористайтеся вікном пошуку, яке з’являється над іменами у списку.

Коли ви вибираєте будь-яку людину зі списку, QBO відображає сторінку, спеціально пов’язану з цією особою. Сторінка має дві вкладки; на наступному малюнку ви бачите вкладку Список трансакцій; інша вкладка — відомості про клієнта.

Якщо ви ввімкнули функцію «Проекти» у своїй компанії, QBO відображає третю вкладку, яка називається вкладкою «Проекти», на якій перелічено всі проекти, створені вами в компанії QBO.

На вкладці Список трансакцій відображаються транзакції в QBO, пов’язані з вибраною особою.

На будь-якій вкладці ви натискаєте кнопку «Редагувати», щоб редагувати інформацію про цю особу, і натискаєте кнопку «Нова трансакція», щоб додати трансакцію, пов’язану з цією особою.

На сторінці відомостей про людину можна вкладати файли, щоб відстежувати важливу фінансову інформацію. Наприклад, ви можете додати документ 1099 постачальника, контракт клієнта або квитанції співробітника. Ви не обмежені текстовими документами; Ви також можете прикріпити фотографії. Просто перетягніть елемент у поле Вкладення в нижній лівій частині відповідної сторінки; якщо бажаєте, ви можете клацнути поле, і з’явиться стандартне діалогове вікно «Відкрити Windows», щоб ви могли перейти до документа, який потрібно прикріпити, і вибрати.

Кожен вкладений файл не може перевищувати 25 МБ. Щоб переглянути документи, які ви вже прикріпили до особи, клацніть посилання «Показати існуючі» під полем «Вкладення», і QBO відкриє панель у правій частині сторінки, де відображаються пов’язані вкладення.

Ви також можете додати вкладення до транзакції. Щоб переглянути трансакції, які мають вкладені файли, ви додаєте стовпець «Вкладення» до таблиці, яка з’являється на сторінці «Список трансакцій» особи. Відкрийте сторінку списку трансакцій особи, а потім натисніть кнопку шестерні таблиці над стовпцем «Дія». У списку, що з’явиться, натисніть Показати більше. Показати більше змін до Показати менше, і з’явиться прапорець для вкладень; клацніть його, і стовпець Вкладення з’явиться як частина сітки таблиці. Ви можете ідентифікувати його як заголовок стовпця за допомогою скріпки. Відображення стовпця Вкладені файли для однієї особи відображає його в таблиці списку трансакцій для всіх осіб цього типу. Якщо для будь-якої конкретної транзакції існують вкладення, ви побачите кількість вкладень у стовпці. При натисканні на номер відображається список вкладень транзакції;

Ви додаєте вкладення до різних транзакцій під час їх створення; лише вкладення, пов’язані з транзакціями, відображаються на різних сторінках списку трансакцій, а вкладення, пов’язані з особою, відображаються на сторінці пов’язаної особи.

Додавання стовпця Вкладення до таблиці в Списку транзакцій.

Коли ви закінчите працювати з однією особою, ви можете легко переключитися на іншу в цьому списку за допомогою панелі списку розділеного перегляду списку.

Ви можете натиснути піктограму розділеного перегляду (показано на попередньому зображенні), щоб відобразити панель зі списком людей, збережених у списку (див. наступне зображення).

Відображення розділеного перегляду списку.

Зі списку на панелі розділеного перегляду ви можете прокрутити вниз, щоб знайти особу, або ви можете ввести кілька літер імені особи чи назви компанії у полі пошуку у верхній частині списку, щоб знайти цю людину в списку. Або ви можете відсортувати список за назвою або за відкритим балансом. Натисніть на особу, щоб перейти на сторінку цієї особи.

Щоб додати нову людину до списку, клацніть символ плюса (+) у верхній частині списку на панелі розділеного перегляду. Щоб відобразити сторінку «Клієнти», клацніть «Клієнти» у верхній частині списку розділеного перегляду або клацніть «Продаж» на панелі навігації, а потім клацніть «Клієнти».

Щоб закрити розділений перегляд, натисніть кнопку Close Split View.

Сортування списку в QuickBooks Online

На додаток до сортування в розділеному перегляді, ви можете сортувати списки на сторінці Клієнти та Постачальники за назвою або відкритим балансом. За замовчуванням QBO сортує записи на цих сторінках в алфавітному порядку за назвою в порядку зростання.

Ви можете сортувати працівників в алфавітному та зворотному алфавітному порядку, за методом оплати або за статусом (активний чи неактивний). Ви не можете сортувати підрядників; QBO за замовчуванням сортує їх в алфавітному порядку.

Щоб змінити порядок сортування для списків Клієнти або Постачальники, клацніть Продажі або Витрати на панелі навігації, а потім натисніть Клієнти або Постачальники, щоб відобразити відповідну сторінку; для цього прикладу я використовую сторінку Клієнти.

Далі клацніть заголовок стовпця, за яким потрібно відсортувати. Якщо натиснути заголовок стовпця Клієнт/Компанія, QBO відобразить клієнтів в алфавітному порядку. Якщо ви клацнете заголовок стовпця Open Balance, QBO сортує список у порядку Open Balance, від найнижчого до найвищого.

Як експортувати список QBO в Excel

Ви можете експортувати список своїх клієнтів або постачальників до Excel.

Якщо у вас немає копії Excel на вашому комп’ютері, ви можете завантажити та використовувати безкоштовну мобільну версію Excel.

Натисніть відповідне посилання на панелі навігації (Продажі або Витрати), щоб потім відобразити сторінку Клієнти або Постачальники; У цьому прикладі використовується сторінка Постачальники. У правому краю сторінки, над стовпцем «Дія», з’являються три кнопки. Натисніть середню кнопку, і QBO експортує список у файл Excel; кнопка для файлу з’являється внизу екрана в Chrome.

Експорт списку постачальників в Excel.

Натисніть кнопку в нижній частині екрана, і Excel відкриє файл. Ви можете редагувати файл, натиснувши кнопку Увімкнути редагування на жовтій панелі у верхній частині вікна. А для тих із вас, хто використовує Excel для мобільних пристроїв, вам потрібно ввійти за допомогою облікового запису Microsoft, щоб редагувати файл.

Як працювати з групою людей у ​​QBO

Коли ви працюєте з клієнтами або постачальниками, ви можете виконувати певні дії одночасно для групи людей. Наприклад, ви можете вибрати конкретних постачальників, натиснувши прапорець біля кожного імені, а потім надіслати той самий електронний лист цим постачальникам, оплатити рахунки в режимі онлайн для вибраних постачальників, якщо ви використовуєте надбудову Bill.com з QBO Essentials, Plus, або Розширений, або зробити вибраних постачальників неактивними.

Ви можете використовувати надбудову Bill.com для оплати рахунків онлайн з QBO; є додаток Bill.com з повним набором послуг, але тут я говорю про доповнення до QBO. Ви знайдете програму Bill.com, доступну в Intuit App Center. Ви можете відвідати магазин, вибравши Програми на панелі навігації. Щомісячна плата за підписку на Bill.com відсутня, але для кожного платежу, який ви обробляєте, стягується плата за транзакцію.

Для клієнтів, окрім надсилання електронної пошти, ви можете створювати й надсилати їм виписки, призначати вибраних клієнтів типу клієнта (ви використовуєте тип клієнта для групування клієнтів) і робити вибраних клієнтів неактивними.

Щоб використати одну з цих дій для групи людей, клацніть відповідне посилання на панелі навігації — Продажі або Витрати — після чого перейдіть на сторінку відповідного списку, щоб відобразити пов’язану сторінку. Для цього прикладу я використав сторінку Клієнти.

Далі встановіть прапорець біля імен, які потрібно включити в дію, а потім натисніть кнопку Пакетні дії. Виберіть дію, яку потрібно виконати, а потім дотримуйтесь підказок на екрані, щоб завершити дію.

Виконання дії для кількох клієнтів.