Як ущільнити файл даних QuickBooks 2012

Команда QuickBooks 2012 Condense створює постійну копію, яка називається архівною копією, файлу даних QuickBooks. Архівна копія файлу компанії дорівнює знімку файлу компанії, який існує в певний момент часу.

Якщо у когось пізніше виникне запитання — можливо, у вашого бухгалтера, федерального або державного аудитора — ви можете використати архівну копію файлу даних, щоб показати, як виглядав файл компанії в певний момент часу.

Після того як ви зрозумієте, що таке архівування, це стає досить просто. Щоб ущільнити корпоративний файл QuickBooks, виконайте такі дії:

Виберіть команду Файл→Утиліти→Стиснути дані.

QuickBooks відображає перше діалогове вікно Condense Data, як показано на малюнку нижче.

Виберіть перемикач «Транзакції перед певною датою».

Цей параметр повідомляє QuickBooks, що ви хочете зробити дві речі: створити архівну копію файлу даних QuickBooks і зменшити розмір робочого файлу компанії, щоб він не був таким великим. QuickBooks зменшує розмір робочої версії файлу даних компанії, видаляючи старі закриті транзакції, якщо на кроці 3 ви вирішите видалити транзакції.

Вкажіть дату видалення транзакцій до.

Щоб указати дату, до якої закриті транзакції мають бути видалені, введіть дату у відповідному полі дати. Якщо ви хочете стиснути файл, наприклад, видаливши транзакції до 31 грудня 2009 року, введіть 31.12.2009 у поле дати.

Зауважте, однак, що вам не потрібно відчувати компульсивність щодо видалення купи закритих транзакцій. Ви видаляєте закриті транзакції, лише якщо ваш корпоративний файл QuickBooks стає занадто великим. Ви можете легко працювати з корпоративним файлом QuickBooks розміром 25, 50 або навіть 100 МБ (мегабайт).

Натисніть «Далі», коли завершите вказувати, які транзакції QuickBooks має видалити. QuickBooks відображає друге діалогове вікно Condense Data, як показано на наступній ілюстрації.

Укажіть, як і чи має QuickBooks підсумовувати транзакції, які буде видалено.

Використовуйте друге діалогове вікно Condense Data, щоб вказати, як QuickBooks має підсумовувати транзакції, які буде видалено. Ви можете налаштувати QuickBooks підсумовувати транзакції за допомогою однієї або щомісячної записи в журналі — вибір, який ви робите, натиснувши відповідну кнопку.

Або ви можете вибрати кнопку параметра «Не створювати підсумок», щоб вказати, що ви не хочете, щоб QuickBooks створював підсумковий запис у журналі для заміни видалених операцій. Натисніть Далі, коли закінчите. QuickBooks відображає третє діалогове вікно «Згущення даних» (не показано), у якому запитується, як ущільнювати операції інвентаризації.

Укажіть, як операції з запасами мають бути згорнуті.

Якщо ваш файл QuickBooks містить операції з інвентаризацією, QuickBooks рекомендує видалити старі операції з інвентаризацією. Коли QuickBooks відобразить третє діалогове вікно «Згущення даних», ви можете вказати QuickBooks зробити саме це, вибравши кнопку «Видалити операції з запасами». Натисніть «Далі», щоб перейти до четвертого діалогового вікна «Згущення даних» (не показано), яке запитує, які транзакції слід вважати закритими.

Укажіть, які операції слід вважати закритими.

Коли ви натискаєте кнопку «Далі», щоб перейти до діалогового вікна «Згущення даних», яке запитує про операції з інвентаризацією, QuickBooks запитує трохи більше інформації про те, що саме є «закритою» або «старою» транзакцією, яку слід видалити.

Ви встановлюєте прапорці, щоб вказати, чи потрібно видаляти транзакції до дати видалення, навіть якщо вони не очищені, позначені як «Для друку», позначені як «Відправити» тощо. Потім ви клацніть «Далі», щоб перейти до п’ятого діалогового вікна «Згущення даних».

Укажіть будь-яке очищення списку, яке має відбутися.

Використовуйте четверте діалогове вікно Condense Data, щоб повідомити QuickBooks, що він також має очистити деякі списки. Ви можете встановити прапорці в діалоговому вікні «Згущення даних». Очищаючи свій список шляхом видалення невикористаних елементів списку, ви не тільки зменшуєте розмір корпоративного файлу, а й полегшуєте людям роботу зі списком.

Натисніть Далі.

QuickBooks відображає п’яту сторінку діалогового вікна Condense Data, як показано на наступній ілюстрації.

Підтвердьте операцію згущення та архівування.

Після того, як ви опишете, як ви хочете, щоб QuickBooks архівував і згущував корпоративний файл, QuickBooks відображає п’яте діалогове вікно згущення даних. Це діалогове вікно просить вас підтвердити своє рішення архівувати та ущільнювати файл даних. Використовуйте це діалогове вікно, щоб підтвердити той факт, що ви хочете заархівувати та стиснути дані.

Натисніть кнопку Почати ущільнення.

QuickBooks починає процес ущільнення файлу даних.

Створіть резервну копію файлу даних, коли буде запропоновано.

На самому початку процесу ущільнення QuickBooks запропонує вам створити резервну копію файлу компанії QuickBooks. Резервне копіювання корпоративного файлу QuickBooks як частина операції згущення працює так само, як і резервне копіювання корпоративного файлу QuickBooks в будь-який інший час.

Після створення резервної копії файлу компанії QuickBooks QuickBooks зберігає архівну копію файлу компанії, а потім очищає робочу версію корпоративного файлу, використовуючи ваші інструкції. Знову ж таки, як було зазначено на попередніх кроках, процес очищення може зайняти лише кілька хвилин або кілька годин, якщо ваш файл дуже великий.