Як узгодити банківські рахунки в QuickBooks

Ви можете узгодити банківський рахунок з дивовижною швидкістю в QuickBooks. Якщо ви хочете, ви можете надрукувати невеликий звіт, який підсумовує вашу звірку після того, як ви натиснете кнопку Узгодити зараз. (QuickBooks надає вам цю опцію у діалоговому вікні, яке відображається.)

Ви також можете натиснути кнопку Попередні звіти, щоб відобразити діалогове вікно, яке дає змогу друкувати інші старі звіти звірки. Ви можете натиснути кнопку «Звіт про розбіжності», щоб створити звіт із переліком операцій, які були відредаговані з моменту останньої звірки облікового запису.

Ви можете клацнути заголовки стовпців, які використовуються у вікні звірки, щоб відсортувати та повторно відсортувати інформацію про банківський рахунок.

Щоб почати звірку облікового запису, виконайте наведені нижче дії.

1 Виберіть команду Banking→Reconcile.

QuickBooks відображає діалогове вікно Почати звірку. Виберіть обліковий запис, який потрібно узгодити, зі спадного списку Обліковий запис.

2 Використовуйте поле Дата виписки, щоб визначити дату закінчення банківської виписки, яку ви використовуєте під час звірки.

Як завжди з полями дати в QuickBooks, ви вводите дату у форматі мм/дд/рррр або натискаєте кнопку календаря та використовуєте її, щоб вибрати правильну дату.

Введіть кінцевий баланс, зазначений у виписці з вашого банківського рахунку, у полі Кінцевий баланс.

3 Використовуйте поля «Збір за послуги» та «Зароблені відсотки», щоб визначити суму будь-якої плати за послуги або будь-яких відсотків, дату будь-якої такої трансакції та обліковий запис, який ви використовуєте для відстеження цих платежів.

Наприклад, якщо у виписці з банку зазначено плату за послуги, введіть суму плати за послуги в першому полі Плата за послуги. Введіть дату трансакції плати за послуги в полі «Дата плати за послуги». Нарешті, виберіть відповідний рахунок витрат для відстеження плати за послуги зі спадного списку Обліковий запис плати за послуги. (Наприклад, банківські збори є хорошим обліковим записом для відстеження плати за послуги.)

Подібним чином використовуйте поля «Відсотки», щоб описати будь-які відсотки, зароблені на бізнес-рахунку.

4 Перегляньте інформацію про заяву.

Після того, як ви введете інформацію про банківський рахунок, дату виписки, кінцевий баланс і будь-яку інформацію про комісію за послуги чи відсотки, перегляньте інформацію та переконайтеся, що вона правильна. Якщо сума, яку ви намагаєтеся звірити, неправильна, у вас буде чимало часу на звірку рахунку.

5 Після того, як ви переконаєтеся, що все налаштовано, натисніть кнопку «Продовжити».

QuickBooks відображає вікно звірки.

6Щоб ідентифікувати чеки та платіжні трансакції, які очистили ваш банківський рахунок, клацніть трансакції, які було очищено.

У вікні Узгодження відображається два списки трансакцій: список чеків і платежів, який з’являється ліворуч, і список депозитів та інших кредитів, який з’являється праворуч. Коли ви натискаєте транзакцію, QuickBooks позначає транзакцію прапорцем, що вказує на те, що транзакція очищена.

Ви можете позначити всі транзакції в списку як очищені, натиснувши кнопку Позначити все. Щоб позначити всі транзакції в списку як неочищені, натисніть кнопку Зняти позначку з усіх.

Використовуйте список «Депозити та інші кредити», щоб визначити ті депозитні операції, за якими було очищено банківський рахунок. Ви ідентифікуєте оплачену депозитну операцію так само, як ідентифікуєте очищений чек або платіжну операцію. Ви можете клацнути транзакцію, що змушує QuickBooks позначити транзакцію як очищену.

Ви також можете використовувати кнопки «Позначити все» та «Зняти позначку з усіх», щоб одночасно позначити або зняти позначку з усіх депозитів та інших кредитних операцій.

Якщо ви розумієте, що під час звірки ви неправильно ввели плату за обслуговування, зароблені відсотки, кінцевий залишок або будь-яку іншу інформацію, натисніть кнопку Змінити. QuickBooks знову відображає діалогове вікно Почати звірку. Внесіть необхідні зміни та натисніть «Продовжити», щоб повернутися до вікна узгодження.

7 Переконайтеся, що очищений баланс дорівнює кінцевому балансу.

Якщо ви вказали правильну інформацію в діалоговому вікні «Почати звірку» та правильно визначили всі транзакції, за якими було очищено ваш рахунок, кінцевий залишок має дорівнювати очищеному балансу.

8 Коли кінцевий баланс дорівнює очищеному, натисніть кнопку Узгодити зараз.

QuickBooks постійно фіксує очищені транзакції як очищені та знову відображає вікно Реєстр. Якщо ви не можете узгодити обліковий запис, ви можете натиснути кнопку Вийти. QuickBooks зберігає вашу напівзавершену звірку, щоб ви могли повернутися пізніше й закінчити її.