Як стягнути плату з клієнта за фактичний час і витрати в QuickBooks 2015

Якщо ви стягуєте з клієнта фактичні витрати та години, вам потрібно відстежувати витрати та час, коли ви стягуєте витрати. У QuickBooks ви призначаєте вартість завдання, вводячи інформацію про клієнта та завдання в стовпець Клієнт: робота, який відображається у вікні форми, що використовується для запису певної вартості чи часу.

Наприклад, якщо ви використовуєте вікно «Ввести рахунки» для запису рахунку для певної роботи, ви використовуєте стовпець «Клієнт: робота», щоб позначити роботу.

Щоб стягнути з клієнта кошти або час, які ви записали, виконайте наведені нижче дії.

Виберіть «Клієнти»→ «Створити рахунки-фактури», щоб відкрити вікно «Створення рахунків-фактур».

Змініть ім’я у спадному списку «Клієнт: робота» на потрібне ім’я.

Цей крок простий: активуйте розкривний список і виберіть відповідного клієнта та роботу. Якщо ви призначили час або витрати цьому клієнту, з’явиться екран із проханням натиснути кнопку Час/Витрати, щоб включити витрати у свій рахунок-фактуру.

Натисніть кнопку Додати час/витрати.

QuickBooks відображає діалогове вікно Вибір часу та витрат, що підлягають оплаті. У діалоговому вікні вже відображаються витрати та витрати часу, які ви призначили цій комбінації клієнта та роботи.

Виберіть час і витрати, які потрібно додати до рахунку-фактури.

Перевірте витрати часу та витрати, за які ви хочете виставити рахунок. Зауважте, що діалогове вікно «Вибір часу та витрат» містить різні вкладки для «Позиції», «Витрати» та «Пробіг».

(Необов’язково, тільки витрати) Вкажіть націнку.

На вкладці Витрати є кілька додаткових полів у верхній частині вкладки, щоб вказати суму або % націнки та рахунок націнки. Якщо можливо, заповніть поля відповідною інформацією.

(Необов’язково) Укажіть, чи хочете ви, щоб нарахування відображалися як одна позиція в рахунку-фактурі.

Якщо ви хочете уникнути перерахування кривавих деталей платежів для вашого клієнта, установіть прапорець «Друкувати вибрані час і витрати як одну позицію рахунка-фактури», розташовану в нижньому лівому куті рахунка-фактури. Крім того, зверніть увагу, що ви можете встановити прапорець «Оподатковувані», щоб вказати, чи оподатковуються вибрані витрати.

Натисніть кнопку OK.

Після того, як у вас все буде так, як ви хочете, натисніть OK. Ніби за магією — навіть якщо це була ваша важка праця та піт власного чола — з’являється рахунок.

(Необов’язково) Додайте все, що ви хочете включити в рахунок-фактуру.

Пам’ятаєте, цей рахунок-фактура – ​​звичайний рахунок QuickBooks? Ви можете натиснути стрілку вниз біля кнопки «Друк» і вибрати «Попередній перегляд» зі спадного списку, щоб переконатися, що відображаються лише ті витрати на роботу, які ви хочете відобразити.

Натисніть Зберегти та створити або Зберегти та закрити.

Таким чином ви записуєте рахунок-фактуру.

Після того, як ви запишете рахунок-фактуру, витрати на роботу, які були виставлені, видаляються з вікна Вибрати час і витрати на оплату. Ви закінчили. Дихати легше.

Ви також можете відстежувати кількість часу, який ви або інші співробітники витрачаєте на клієнтів або клієнтів. Щоб увімкнути відстеження часу, виберіть «Редагувати»→ «Налаштування», прокрутіть униз до і клацніть піктограму «Час і витрати», а потім виберіть кнопку «Відстежувати час» на вкладці «Налаштування компанії».

Після цього ви можете відстежувати час, який ви витрачаєте на клієнта або клієнта, вибравши Клієнти→Ввести час→Використовувати щотижневий розклад або Клієнти→Ввести час→Час/Ввести одну дію. Будь-яка команда відображає легке для розуміння вікно, яке дає змогу записувати час, витрачений на конкретного клієнта або клієнта.

І останній важливий момент: годинник із відстеженням часу продовжує цокати, поки працює програма QuickBooks. Щоб продовжити роботу, програма не має бути активною програмою Windows. (У деяких старіших версіях QuickBooks таймер зупиняється, якщо ви починаєте працювати з іншою програмою, наприклад, текстовим процесором або програмою електронної пошти.)