Як створити індивідуальну форму рахунка-фактури в QuickBooks 2010

Хоча ви можете вибрати попередньо визначений шаблон форми рахунка-фактури для своїх рахунків-фактур, QuickBooks 2010 надає вам більше гнучкості. Ви також можете створити спеціальні шаблони рахунків-фактур, щоб створити рахунок-фактуру, який буде виглядати саме так, як ви хочете.

1 Виберіть Клієнти→Створити рахунки-фактури.

З’явиться вікно створення рахунків-фактур.

2 Натисніть кнопку Налаштувати.

QuickBooks відображає вікно Налаштування форм QuickBooks.

3 Натисніть кнопку Налаштувати макет даних.

Якщо натиснути кнопку «Налаштувати макет даних», у QuickBooks відобразиться діалогове вікно «Основна настройка».

Крім того, натисніть кнопку Створити новий дизайн, щоб перейти на веб-сайт, на якому ви зможете пройти повноцінний сеанс графічного дизайну для форми рахунка-фактури. Просто дотримуйтесь інструкцій веб-сайту, які з’являються на веб-сторінках.

4 Натисніть кнопку Керувати шаблонами.

З’явиться діалогове вікно Керування шаблонами.

5 Виберіть шаблон рахунка-фактури, який потрібно налаштувати.

Спочатку QuickBooks надає власний шаблон рахунка-фактури та шаблон фінансових платежів, які ви можете налаштувати.

Крім того, ви можете вибрати один із існуючих шаблонів, а потім натиснути Копіювати, щоб створити, а потім налаштувати один із цих шаблонів, зберігаючи оригінал.

6 Натисніть OK.

QuickBooks закриває діалогове вікно «Керування шаблонами» і повертає вас до діалогового вікна «Основна настройка».

7Щоб додати логотип до рахунків-фактур, установіть прапорець Використовувати логотип.

QuickBooks відображає діалогове вікно Вибрати зображення.

8У діалоговому вікні «Вибір зображення» виберіть файл графічного зображення, який відображає ваш логотип.

Діалогове вікно Вибір зображення працює як стандартне діалогове вікно відкритого файлу Windows.

9Щоб додати колір до рахунків-фактур, виберіть колірну схему, яку ви хочете використовувати, зі спадного списку «Вибрати колірну схему», а потім натисніть кнопку «Застосувати колірну схему».

Додавайте колір, лише якщо у вас є кольоровий принтер, і вам байдуже, якщо ви витратите невеликий статок на кольорові чорнила.

10Щоб змінити шрифт, виберіть потрібний фрагмент тексту у списку Змінити шрифт для та натисніть кнопку Змінити шрифт.

QuickBooks відображає діалогове вікно Приклад.

11 Використовуйте параметри «Шрифт», «Стиль шрифту» та «Розмір» діалогового вікна «Приклад», щоб указати, як має виглядати виділений фрагмент тексту.

Діалогове вікно Приклад містить вікно Зразок, яке показує, як виглядають зміни шрифту.

12 Коли ви завершите специфікацію шрифту, натисніть OK.

Діалогове вікно Приклад закриється.

13У розділі «Інформація про компанію та транзакції» діалогового вікна «Основна настройка» встановіть прапорці, які відповідають інформації, яку ви хочете додати.

Якщо ви хочете, щоб назва компанії відображалася у формі рахунка-фактури (це означає, що ви не використовуєте фірмові бланки або попередньо надруковані форми рахунків-фактур), установіть прапорець Назва компанії.

14 (Додатково) Натисніть кнопку Додаткове налаштування.

Якщо кнопка «Додаткове налаштування» не з’являється внизу діалогового вікна «Основна настройка» — а в деяких версіях QuickBooks — ні — натисніть кнопку «Скасувати».

QuickBooks відображає діалогове вікно Додаткова настройка. Ви не можете використовувати діалогове вікно Додаткове налаштування, якщо ви працюєте з одним із шаблонів рахунків-фактур за замовчуванням — лише якщо ви працюєте з копією. Відповідно, QuickBooks може запропонувати вам зробити копію шаблону рахунка-фактури.

15На вкладці Заголовок введіть інформацію, яка має відображатися у верхній частині вікна Створення рахунків-фактур та у верхній частині фактично надрукованої форми рахунка-фактури.

Ця інформація містить номер рахунка-фактури, дату рахунка-фактури, а також інформацію про оплату й доставку.

16 Використовуйте прапорці Заголовок за замовчуванням, щоб указати, чи має відображатися назва форми на екранній версії рахунка-фактури та у друкованій версії рахунка-фактури.

Екранна версія з’являється у вікні Створення рахунків-фактур.

17У текстовому полі «Заголовок за замовчуванням» введіть назву форми.

Введіть будь-яку описову фразу, яка має відображатися у верхній частині рахунків-фактур.

18 Використовуйте прапорці «Дата», щоб указати, чи має відображатися дата на екрані та у друкованих версіях рахунка-фактури.

Також вкажіть, яку етикетку слід використовувати для опису дати рахунку-фактури.

19 Клацніть вкладку «Стовпці» діалогового вікна «Додаткове налаштування».

Відкриється вкладка «Стовпці».

20Укажіть, які стовпці ви хочете відображати, встановивши прапорці та ввівши описові мітки в текстові поля Заголовок.

Використовуйте прапорці «Екран» і «Друк», щоб указати, чи має відображатися конкретна частина інформації на рівні стовпця як стовпець у вікні «Створення рахунків-фактур» чи у фактично створеному рахунку-фактурі.

21 Розмістіть стовпці в потрібному порядку, ввівши значення в текстові поля Порядок позицій.

Наприклад, якщо номер або код товару мають відображатися в першому стовпці ліворуч, ви вводите значення 1 у текстове поле Порядок товару.

22 (Необов'язково) Натисніть вкладку Prog Cols.

На цій вкладці ви можете додавати та видаляти інформацію, таку як замовлена ​​сума, попередньо виставлена ​​сума та будь-які незамовлені суми.

23 Натисніть вкладку Нижній колонтитул.

На цій вкладці можна вказати, яка інформація відображатиметься у вікні «Створити рахунки-фактури» під областю стовпців і в фактично надрукованому рахунку-фактурі під областю стовпців.

24Якщо ви хочете, щоб з’явилася інформація в нижньому колонтитулі, установіть прапорець Екран і Друк; щоб змінити фрагмент тексту, який використовує QuickBooks, відредагуйте вміст текстового поля «Заголовок».

Інформація в нижньому колонтитулі містить повідомлення клієнта, загальну суму рахунку-фактури, інформацію про платежі та кредит, поле балансу та (необов’язково) довше текстове поле.

25 Натисніть вкладку Друк.

На цій вкладці ви можете керувати тим, як QuickBooks друкує рахунки-фактури, які використовують шаблон, який ви налаштували.

26 Виберіть перемикач у верхній частині вкладки.

Перемикач у верхній частині вкладки дозволяє вказати, що під час друку цього конкретного шаблону рахунка-фактури QuickBooks має використовувати звичайні старі налаштування принтера рахунків-фактур або інші спеціальні параметри друку.

27 Натисніть OK.

QuickBooks зберігає ваші зміни та закриває діалогове вікно Додаткове налаштування.