Як створити та роздрукувати звіт у QuickBooks 2016

Після того як ви вирішите, який звіт QuickBooks вам потрібен, все, що вам потрібно зробити, це вибрати його у відповідному меню або у вікні Центру звітів. Щоб створити стандартний звіт про прибутки та збитки, наприклад, виберіть Звіти → Компанія та фінансові → Стандартні прибутки та збитки або виберіть його в Центрі звітів. Або двічі клацніть зображення звіту у вікні Центру звітів.

Залежно від того, скільки даних має обробити QuickBooks, ви можете побачити вікно звіту про будівництво, перш ніж звіт з’явиться на екрані у всій красі. Ось стандартний звіт про прибутки та збитки або звіт про прибутки та збитки.

Стандартний звіт про прибутки та збитки.

Якщо замість звіту ви бачите діалогове вікно «Налаштувати звіт», ви можете повідомити QuickBooks змінити цю опцію. Для цього виберіть «Редагувати» → «Параметри», а потім клацніть піктограму «Звіти та графіки» у списку ліворуч. Натисніть вкладку Мої налаштування, якщо вона у вас є, і вона ще не вибрана. Зніміть прапорець із пункту Запропонувати мені змінити параметри звіту перед відкриттям звіту.

Ви не можете побачити всю екранну версію звіту, якщо ваш звіт не дуже маленький (або ваш екран жахливо великий). Використовуйте клавіші Page Up і Page Down на клавіатурі, щоб прокручувати вгору і вниз, і використовуйте клавіші Tab і Shift+Tab для переміщення ліворуч і праворуч. Або, якщо ви любите миші, ви можете скористатися смугою прокрутки.

Щоб надрукувати звіт, натисніть кнопку Друк у верхній частині звіту та виберіть Звіт у спадному меню, що з’явиться. QuickBooks відображає діалогове вікно Друк звітів. Щоб прийняти наведені технічні характеристики, які майже завжди відповідають вимогам, натисніть кнопку Друк. Ви ніколи не вгадаєте, що станеться далі: QuickBooks друкує звіт!

Діалогове вікно Друк звітів.

Коли ви вперше друкуєте звіт, QuickBooks відображає діалогове вікно Функції друку, яке пояснює кілька речей про механіку вибору та друку звітів.

Ви можете вибрати перемикач «Файл» на панелі «Друкувати на», щоб наказати QuickBooks зберегти звіт у вигляді файлу, а не друкувати його. Потім ви можете вибрати формат файлу: текстовий файл ASCII, файл із роздільниками комами або файл із роздільниками табуляції. Ви можете використовувати будь-який формат файлу з роздільниками, якщо ви хочете відкрити файл пізніше за допомогою програми для роботи з електронними таблицями, наприклад Microsoft Excel. Після натискання кнопки «Друк» скористайтеся діалоговим вікном «Створити файл диска», яке з’явиться, щоб указати ім’я файлу та місце зберігання.

І в меню «Файл», і в підменю кнопки «Друк» у вікні звіту передбачена команда «Зберегти як PDF», за допомогою якої можна створити PDF-версію звіту, що відображається в меню звіту. Просто виберіть команду та вкажіть назву для PDF-файлу, коли QuickBooks запропонує.

Параметри орієнтації повідомляють QuickBooks, як звіт має відображатися на папері. Параметри діапазону сторінок визначають сторінки, які потрібно надрукувати. Прапорці «Зігнати звіт до xx сторінок за шириною» та «підігнати звіт до xx сторінок за висотою» дають змогу зменшити звіт, щоб він містився на вказаній вами кількості сторінок. Мета прапорця «Друк у кольорі» (лише кольорові принтери) досить очевидна.

QuickBooks включає два варіанти розриву сторінок для створення легших для читання звітів:

• Установіть перший прапорець (Розумні розриви сторінки), щоб зберегти елементи, які належать до однієї групи, на одній сторінці.

• Установіть другий прапорець, щоб надати кожній великій групі власну сторінку.

• Ви також можете переглянути звіт, натиснувши кнопку Попередній перегляд.