Як створити справжнє замовлення на покупку в QuickBooks 2012

Замовлення на купівлю служить простій меті: воно повідомляє постачальнику, що ви хочете придбати якийсь елемент. Фактично замовлення на закупівлю є договором купівлі. Щоб використовувати QuickBooks 2012 для створення замовлень, виконайте такі дії:

Повідомте QuickBooks, що ви хочете створити замовлення на покупку, вибравши Постачальники→Створити замовлення на покупку.

Якщо в меню «Постачальники» немає команди «Створити замовлення на покупку», QuickBooks не знає, що ви хочете створити замовлення на покупку.

Використовуйте спадний список меню Постачальник, щоб визначити постачальника, у якого ви хочете придбати товар.

У спадному списку «Постачальники» перелічено кожного з постачальників у вашому списку постачальників.

(Необов’язково) Класифікуйте покупку за допомогою спадного списку «Клас».

(Необов’язково) Введіть іншу адресу відправлення у спадному списку Доставка.

У спадному списку «Доставити» відображається список усіх ваших клієнтів, постачальників і співробітників. Ви вибираєте адресу відправлення, вибираючи одне з цих інших назв. Після того, як ви виберете запис зі списку Відправити, QuickBooks заповнює поле «Доставка» відповідною інформацією.

У вікні «Створення замовлень на покупку» наведено деякі стандартні та знайомі кнопки та поля: «Назад», «Далі», «Друк», «Знайти», «Орфографія», «Історія» та «Шаблон».

Підтвердьте дату замовлення на покупку.

Спочатку QuickBooks поміщає поточну системну дату в поле «Дата». Однак вам слід підтвердити, що дата, яку QuickBooks вводить як дату замовлення на покупку, правильна. Це дата контракту. Часто дата встановлює договірні умови — наприклад, кількість днів, протягом яких товар має бути відправлений.

Підтвердьте номер замовлення на покупку.

Номер замовлення на закупівлю, або номер замовлення, однозначно ідентифікує документ замовлення на закупівлю. QuickBooks послідовно нумерує замовлення на покупку для вас і розміщує відповідний номер у полі № замовлення. Здогадка, яку QuickBooks робить щодо правильного номера замовлення на покупку, зазвичай правильна. Якщо він неправильний, ви можете ввести номер для заміни.

Підтвердьте постачальника та інформацію про відправку.

Блок «Продавець» та «Блок «Відправити»» визначають постачальника, у якого ви купуєте товар, і адресу, на яку ви хочете, щоб постачальник відправив відправлення. Ця інформація має бути правильною, якщо ваш список постачальників оновлений і ви правильно використали розкривний список Відправити для визначення, якщо необхідно, альтернативної адреси Доставка.

Тим не менш, переконайтеся, що інформація, показана в цих двох адресних блоках, правильна. Якщо інформація невірна, звичайно, виправте її. Ви можете редагувати інформацію про блок адрес, вибравши неправильну інформацію, а потім повторно ввівши те, що має бути показано.

Опишіть кожен товар, який ви хочете замовити.

Ви використовуєте стовпці вікна Створення замовлень на покупку, щоб детально описати кожен елемент, який потрібно замовити в рамках покупки. Кожен елемент знаходиться в окремому рядку. Щоб описати товар, який ви хочете придбати у постачальника, ви надаєте наведену нижче інформацію:

• Товар: у стовпці «Пункт» записується унікальний номер товару, який ви хочете придбати. Пам’ятайте, що елементи мають бути введені або описані в списку предметів. Головне, що потрібно знати про список позицій, — це те, що все, що ви хочете відобразити в рахунку-фактурі — або, якщо на те пішло, у замовленні на покупку — має бути описано у файлі товару.

• Опис: у стовпці Опис ви описуєте вибраний елемент. Ви також можете відредагувати поле Опис, щоб воно було зрозуміло для клієнтів або постачальників.

• Кількість: у стовпці «Кількість» вказується необхідна кількість товару. Очевидно, ви вводите необхідну кількість елементів у цьому полі.

• Ставка: у стовпці «Ставка» вказується ціна за одиницю або ставка за одиницю товару. Зверніть увагу, що QuickBooks використовує різні мітки для цього стовпця залежно від типу компанії, яку ви налаштували.

• Клієнт: стовпець Клієнт визначає клієнта, для якого купується товар.

• Сума: у стовпці "Сума" вказано загальну суму витрат на елемент. QuickBooks обчислить суму за вас, помноживши кількість на курс (або ціну). Ви також можете редагувати суму стовпця. У цьому випадку QuickBooks коригує ставку (або ціну) таким чином, щоб коефіцієнт помноження кількості завжди дорівнював сумі.

• Клас: у стовпці «Клас» ви класифікуєте елементи замовлення на покупку на рівні позиції, а не на рівні замовлення на купівлю.

Ви вводите опис кожного елемента, який має бути включено в замовлення на покупку. Це означає, наприклад, що якщо ви хочете замовити шість позицій у постачальника, ваше замовлення на покупку має містити шість рядків інформації.

Роздрукуйте замовлення на покупку.

Метою запису замовлення на покупку в QuickBooks є створення офіційного запису про покупку. Ви майже завжди хочете передати це замовлення на покупку постачальнику. Замовлення на покупку повідомляє постачальнику саме те, що ви хочете придбати, і ціну, яку ви готові заплатити. Щоб роздрукувати замовлення на покупку, ви можете натиснути кнопку Друк. Ви також можете друкувати замовлення на покупку пізніше в пакеті; для цього збережіть усі замовлення на покупку, які потрібно створити, а потім виберіть команду Файл->Друк форм→Замовлення на покупку.

Збережіть замовлення на покупку.

Щоб зберегти замовлення на покупку, натисніть кнопку «Зберегти та закрити» або кнопку «Зберегти та створити». Якщо натиснути кнопку «Зберегти та створити», QuickBooks збереже це замовлення та знову відобразить порожню версію вікна «Створити замовлення на покупку», щоб ви могли записати інше замовлення на покупку.