Як створити резервну копію файлу даних QuickBooks

Критично важливе завдання, яке потрібно виконати або вам, або комусь із співробітників, — це створити резервну копію файлу даних QuickBooks. Кілька елементів, що зберігаються на жорсткому диску вашого комп’ютера, заслуговують на таку увагу, як файл даних QuickBooks. Досить буквально файл даних QuickBooks описує фінансові справи вашого бізнесу.

Ви абсолютно не хочете втратити файл даних. Втрата файлу даних може означати, що ви не знаєте, скільки у вас грошей, ви не знаєте, заробляєте чи втрачаєте гроші, і ви не зможете легко чи точно підготувати свої річні податкові декларації.

Основи резервного копіювання

На щастя, створити резервну копію файлу даних QuickBooks досить просто. Вам потрібно виконати всього дев’ять кроків:

1. Виберіть команду Файл→Створити копію.

QuickBooks відображає перше діалогове вікно «Зберегти копію або резервну копію» (див. наступний малюнок), яке надає три варіанти: можливість зберегти резервну копію вашого файлу QuickBooks, можливість створити портативний корпоративний файл і можливість створити бухгалтерський копія.

Перше діалогове вікно Зберегти копію або Резервну копію

2. Ви хочете зберегти резервну копію, тому виберіть опцію Резервна копія; потім натисніть Далі, щоб продовжити.

Ви можете створити файл повної резервної копії або портативний корпоративний файл під час копіювання файлу QuickBooks. Портативний корпоративний файл менший за файл резервної копії, тому його зручніше переміщати. Наприклад, ви можете легше надіслати електронний лист із портативним корпоративним файлом. Проблема з портативними корпоративними файлами полягає в наступному: QuickBooks повинні наполегливо попрацювати, щоб зменшити портативний корпоративний файл до невеликого розміру. QuickBooks також має докласти більше зусиль, щоб розблокувати файл пізніше, коли ви захочете працювати з ним.

Після натискання кнопки «Далі» з’явиться друге діалогове вікно «Зберегти копію або резервну копію».

Друге діалогове вікно «Зберегти копію або резервну копію».

Ви можете перейти безпосередньо до діалогового вікна Зберегти копію або Резервну копію, вибравши команду Файл→Створити резервну копію.

3. Укажіть, чи бажаєте ви зберегти файл резервної копії QuickBooks на комп’ютері вашої компанії чи в центрі обробки даних QuickBooks за межами сайту.

Виберіть «Локальне резервне копіювання», щоб вказати, що ви хочете зберегти резервну копію вашого файлу на жорсткому диску комп’ютера або на якомусь знімному накопичувачі, наприклад на флеш-накопичувачі USB.

4. Натисніть кнопку Параметри, щоб вибрати місце резервного копіювання.

QuickBooks відображає діалогове вікно «Параметри резервного копіювання», як показано.

Діалогове вікно Параметри резервного копіювання

5. Вкажіть папку або розташування на диску, до якого потрібно створити резервну копію файлу компанії.

Введіть ім’я шляху безпосередньо в текстовому полі, щоб вказати QuickBooks, де зберігати ваші резервні копії.

Якщо ви не знаєте, як ввести шлях, натисніть кнопку Огляд. Коли QuickBooks відображає діалогове вікно «Огляд папки», скористайтеся його списком папок, щоб вибрати диск або папку, які ви хочете використовувати для резервного копіювання QuickBooks.

6. (Необов'язково) Виберіть параметри резервного копіювання.

Ви також можете використовувати діалогове вікно «Параметри резервного копіювання», щоб вказати, коли QuickBooks має нагадувати вам про створення резервної копії та як QuickBooks має створити резервну копію:

• Додавання позначок часу: щоб додати дату та час операції резервного копіювання до імені файлу резервної копії, установіть прапорець Додати дату та час резервної копії до імені файлу (рекомендовано).
• Обмеження резервних копій: щоб повідомити QuickBooks позбутися старих резервних копій, установіть прапорець «Обмежити кількість резервних копій у цій папці до X», а потім вкажіть, скільки резервних копій ви хочете зберегти, за допомогою прилеглого текстового поля.
• Налаштування нагадувань про резервне копіювання: установіть прапорець «Нагадати мені створити резервну копію, коли я закрию файл компанії кожні X разів», щоб указати, що вам потрібно нагадувати про створення резервної копії файлу QuickBooks, коли ви закриваєте QuickBooks. Ваші параметри інтервалу включають кожен раз, щоразу, кожен третій раз тощо.
• Увімкнення перевірки даних: використовуйте кнопки підтвердження, щоб повідомити QuickBooks, що він повинен перевірити цілісність даних під час створення резервних копій ваших даних. Виберіть перемикач Повна перевірка (рекомендовано) для найкращої та найповнішої перевірки QuickBooks. Якщо у вас немає часу на додаткові кілька секунд повторної перевірки, які потрібні для перевірки даних, обов’язково виберіть перемикач Швидша перевірка. А ще краще — будьте обережні — все одно обережність стосується немовлят — і виберіть перемикач «Без перевірки».

7. Натисніть OK, коли закінчите вказувати місце та параметри резервного копіювання, а потім натисніть Далі.

QuickBooks відображає діалогове вікно (див. наступний малюнок), яке запитує, коли ви хочете створити резервну копію.

Діалогове вікно «Зберегти копію» або «Резервну копію» запитає, коли ви хочете створити резервну копію.

8. Укажіть, коли потрібно створити резервну копію.

Як правило, ви хочете створити резервну копію, коли вибираєте команду Зберегти копію або Резервне копіювання. У цьому випадку, коли QuickBooks відображає діалогове вікно «Зберегти копію» або «Резервне копіювання», яке задає питання «коли», натисніть перемикач «Зберегти зараз». Крім того, ви можете наказати QuickBooks запланувати регулярне резервне копіювання файлу даних QuickBooks за якоюсь розумною схемою, коли QuickBooks задає питання «коли» — натиснувши перемикач «Зберегти зараз та запланувати резервне копіювання на майбутнє» або натиснувши «Тільки планувати резервне копіювання в майбутньому». радіо-кнопка. Якщо ви скажете QuickBooks, що хочете запланувати резервне копіювання, QuickBooks відобразить кілька діалогових вікон, які ви використовуєте для створення нового розкладу резервного копіювання, назвавши розклад і встановивши дні та час, коли слід планувати резервне копіювання.

9. Натисніть Готово, щоб закрити діалогове вікно Зберегти копію або Резервну копію.

Коли ви вказали, як має працювати операція резервного копіювання, натисніть Готово. QuickBooks створює резервну копію (або створює копію) поточного корпоративного файлу QuickBooks і зберігає цю нову копію файлу в місці резервної копії.

А як щодо онлайн-резервного копіювання?

Якщо ви уважні, ви, можливо, помітили, що діалогове вікно «Зберегти копію» або «Резервне копіювання» містить перемикач «Інтернет-резервне копіювання». Якщо ви хочете дізнатися більше про резервне копіювання файлу даних компанії QuickBooks онлайн — що означає використання комп’ютерної мережі Intuit, а не комп’ютера чи якогось знімного диска для зберігання резервної копії — ви можете вибрати цей перемикач.

Тому я настійно рекомендую вам розглянути можливість використання онлайн-методу резервного копіювання з двох причин:

• Розумна вартість: резервне копіювання в Інтернеті є надзвичайно розумним (це може бути навіть без додаткової плати, якщо у вас є QuickBooks Desktop Pro Plus, Premier Plus або Enterprise), з ціною на основі графіка (місячна підписка буде коштувати більше на місяць, ніж річна підписка) і про те, чи створюєте ви резервну копію лише QuickBooks чи всіх файлів на своєму ПК. Резервне копіювання всіх файлів за річною підпискою здається найкращим варіантом.
• Менше зусиль: онлайн-резервне копіювання може зробити завдання резервного копіювання менш складним і більш регулярним, якщо у вас є надійне підключення до Інтернету. Вам не потрібно пам’ятати про створення резервної копії, а потім не забудьте взяти диск резервної копії додому.

Два останніх моменти: Так, я сам використовую онлайновий варіант резервного копіювання QuickBooks (і для створення резервних копій усіх важливих файлів). Ні, Intuit не платить мені якусь таємну комісію за рекламу продукту.

Ви можете зберігати файли резервних копій у папці, яка синхронізується з хмарним резервним копіюванням, наприклад Dropbox, Google Drive або OneDrive від Microsoft. Кожна з цих служб пропонує безкоштовне резервне копіювання у хмарі «Налаштуйте і забудьте», якщо ви використовуєте безкоштовний простір для зберігання, який пропонує будь-яка з них. Цей тип послуг, безумовно, підходить для користувачів, які мають обмежений бюджет або обмежені ресурси.

Деякі резервні тактики

Резервне копіювання – це переважно питання здорового глузду. Однак, з огляду на це, дозвольте мені дати вам кілька ідей про те, як, коли і, можливо, чому потрібно створити резервну копію:

• Зробіть це легко. Я згадую це у своїй рекомендації щодо варіанту резервного копіювання в режимі онлайн, але цей момент заслуговує на згадку ще раз. Найважливіше, що ви можете зробити щодо резервного копіювання файлів даних QuickBooks, це: Зробіть резервне копіювання легким. Це, ймовірно, означає розглянути варіант онлайн, але якщо ви все-таки перебуваєте на локальному рівні, ви хочете мати знімний накопичувач високої щільності, який можна використовувати з комп’ютером, який використовуєте для запуску QuickBooks. Я використовую невелику USB-флешку. Виберіть, який пристрій найкраще підходить для вас, але вам точно потрібен такий же простий у використанні пристрій зберігання даних. У цьому випадку простота означає, що резервне копіювання, швидше за все, відбудеться.
• Регулярно створюйте резервні копії. Я рекомендую робити резервні копії кожного разу, коли ви вводите транзакції у файл даних QuickBooks. Очевидно, якщо резервне копіювання представляє велику роботу, ви не захочете це робити. Але якщо у вас є простий спосіб створення резервних копій і зручний пристрій зберігання даних, на який можна створювати резервні копії, ви можете — і повинні — регулярно створювати резервні копії. Щодня не надто часто.
• Зберігайте резервну копію файлу даних QuickBooks за межами сайту. Останній важливий момент, який варто згадати: багато подій, які можуть знищити або пошкодити файл даних, характерні для вашого комп’ютера, наприклад, збій жорсткого диска, вірус, нещасний випадок користувача тощо. Однак деякі події, які можуть пошкодити або знищити ваш файл даних QuickBooks, залежать від місця розташування. Пожежа, повінь або крадіжка можуть призвести до втрати файлу даних QuickBooks та його резервної копії. З цієї причини ви хочете зберегти копію резервної копії за межами сайту. Наприкінці тижня, наприклад, ви можете захотіти покласти флеш-накопичувач у кишеню сорочки чи гаманець і забрати його додому. Переконайтеся, що якщо щось пошкодить або знищить файл даних QuickBooks, це те саме не знищить резервний файл даних QuickBooks.