Як створити резервну копію файлу даних QuickBooks 2011

Критично важливе завдання, яке потрібно виконати або вам, або комусь із співробітників, — створити резервну копію файлу даних QuickBooks. Кілька елементів, що зберігаються на жорсткому диску вашого комп’ютера, заслуговують на таку увагу, як файл даних QuickBooks. Досить буквально файл даних QuickBooks описує фінансові справи вашого бізнесу. Ви абсолютно не хочете втратити файл даних.

На щастя, створити резервну копію файлу даних QuickBooks досить просто. Вам потрібно виконати лише три кроки:

Виберіть «Файл»→ «Створити копію».

QuickBooks відображає діалогове вікно «Зберегти копію» або «Резервну копію», яке надає три варіанти:

• Збережіть резервну копію вашого файлу QuickBooks

• Створіть портативний корпоративний файл

• Створіть бухгалтерську копію

Ви хочете зберегти резервну копію, тому натисніть кнопку «Резервна копія» та натисніть «Далі».

Ви можете створити файл повної резервної копії або портативний корпоративний файл під час копіювання файлу QuickBooks. Портативний корпоративний файл менший за файл резервної копії, тому його зручніше переміщати. Наприклад, ви можете легше надіслати електронною поштою портативний корпоративний файл. Проблема з портативними корпоративними файлами полягає в наступному: QuickBooks повинні наполегливо попрацювати, щоб зменшити портативний корпоративний файл до невеликого розміру. QuickBooks також має докласти більше зусиль, щоб розблокувати файл пізніше, коли ви захочете з ним працювати.

Після натискання кнопки «Далі» з’явиться діалогове вікно «Зберегти копію або резервну копію».

Укажіть, чи бажаєте ви зберегти файл резервної копії QuickBooks на локальному сервері компанії чи в центрі обробки даних QuickBooks за межами сайту.

Натисніть «Локальна резервна копія», щоб вказати, що ви хочете зберегти резервну копію вашого файлу на жорсткому диску комп’ютера.

Натисніть кнопку Параметри, щоб вибрати місце резервного копіювання.

Вкажіть, до якої папки чи диска має бути створено резервну копію файлу компанії.

(Необов’язково) Виберіть параметри резервного копіювання.

Ви також можете використовувати діалогове вікно «Параметри резервного копіювання», щоб вказати, коли QuickBooks має нагадувати вам про створення резервної копії та як QuickBooks має створити резервну копію:

• Позначки часу: щоб додати дату та час операції резервного копіювання до імені файлу резервної копії, установіть прапорець Додати дату та час створення резервної копії до імені файлу.

• Обмеження резервних копій: щоб повідомити QuickBooks, що він має позбутися старих резервних копій, установіть прапорець «Обмежити кількість резервних копій у цій папці», а потім вкажіть, скільки резервних копій ви хочете зберегти, за допомогою прилеглого текстового поля.

• Нагадування про резервне копіювання: установіть прапорець «Нагадати мені створити резервну копію, коли я закрию файл компанії» та прилегло до нього текстове поле, щоб указати, що вам потрібно нагадувати про створення резервної копії файлу QuickBooks щоразу, щоразу, кожен третій раз тощо. далі, що ви закриваєте QuickBooks.

• Перевірка даних: використовуйте кнопки «Перевірка», щоб повідомити QuickBooks, що він повинен перевірити цілісність даних під час створення резервних копій ваших даних.

Коли ви закінчите вказувати місце та параметри резервного копіювання, натисніть Далі.

QuickBooks відображає діалогове вікно із запитом, коли ви хочете створити резервну копію.

Вирішіть, коли ви хочете створити резервну копію.

Як правило, ви хочете створити резервну копію, коли вибираєте команду Зберегти копію або Резервне копіювання. І в цьому випадку, коли QuickBooks відображає діалогове вікно «Зберегти копію» або «Резервну копію», яке задає питання «коли», натисніть кнопку «Зберегти зараз». Однак ви можете також наказати QuickBooks регулярно планувати резервне копіювання за якоюсь розумною схемою, натиснувши кнопки «Зберегти зараз» і «Запланувати майбутнє резервне копіювання» або натиснувши кнопку «Тільки розклад майбутніх резервних копій».

Натисніть «Готово», щоб закрити діалогове вікно «Зберегти копію» або «Резервну копію».

Після того, як ви вказали, як має працювати операція резервного копіювання, натисніть Готово. QuickBooks створює резервну копію поточного корпоративного файлу QuickBooks і зберігає цю нову копію файлу в місці резервної копії.