Як створити рахунок-фактуру з кошторису в QuickBooks 2011

Попередня оплата відбувається, коли ви фактично виставляєте рахунок-фактуру або виставляєте рахунок клієнту на частину суми, яку ви попередньо оцінили. Наприклад, подивіться на вікно Створення оцінок у QuickBooks 2011. Припустимо, що це вікно записує оцінку в QuickBooks, яку клієнт попросив вас надати. Крім того, припустимо, лише для цілей цього обговорення, що кошторис призначений для консультаційної роботи, яку ви виконуєте.

Якщо ви хочете пізніше виставити рахунок клієнту-консультанту за фактичну роботу, ви натискаєте кнопку Створити рахунок-фактуру, яка з’являється вздовж верхнього краю вікна Створити оцінки. QuickBooks відображає діалогове вікно Створити рахунок-фактуру на основі оцінки. У цьому діалоговому вікні можна створити рахунок-фактуру, використовуючи інформацію про оцінку.

Якщо вибрати Створити рахунок-фактуру для всієї оцінки (100%), QuickBooks створить один рахунок-фактуру, який використовує всю інформацію з вікна Створити оцінки. Крім того, ви можете вибрати одну з кнопок інших опцій, щоб виставити рахунок лише за частину кошторису. Наприклад, ви можете вибрати перемикач «Створити рахунок-фактуру для відсотка від усієї оцінки», а потім ввести відсоток у полі «% від оцінки». У цьому випадку QuickBooks виставляє клієнту рахунок на певний відсоток від оцінки. Крім того, ви також можете вибрати перемикач Створити рахунок-фактуру для вибраних позицій або для різних відсотків кожного елемента. У цьому випадку QuickBooks дозволяє вказати, що різні відсотки позицій, показаних у кошторисі, мають бути виставлені.

Коли ви натискаєте кнопку «ОК», QuickBooks або створює рахунок-фактуру, використовуючи інформацію про оцінку, або, якщо ви вказали, що хочете вказати різні відсотки для різних позицій у рахунку-фактурі, QuickBooks відображає діалогове вікно «Указати суми рахунків-фактур для позицій у оцінці». Ви використовуєте стовпець «Сума», щоб вказати частину передбачуваної суми, яку потрібно виставити на рахунок-фактуру.

Якщо встановити прапорець «Показати кількість та ставку» у діалоговому вікні «Вказати суми рахунків-фактур для позицій у оцінці», QuickBooks додасть стовпці до діалогового вікна, які дають змогу переглядати інформацію про кількість та ставку. Аналогічно, якщо встановити прапорець Показати відсоток, QuickBooks додасть стовпці до діалогового вікна, які показують відсотки. Можливо, вам не потрібна ця додаткова інформація, але якщо важливо бути дуже точним у рахунку-фактурі, ви можете поекспериментувати з цими додатковими стовпцями інформації.