Як створити пробний баланс налаштувань QuickBooks 2014 для початку

Незалежно від того, чи використовуєте ви версію QuickBooks Express Start або Advanced Setup/EasyStep Interview для процесу налаштування QuickBooks, ви насправді не отримаєте повний пробний баланс у файлі компанії QuickBooks просто шляхом налаштування. У QuickBooks ви отримуєте лише свій банківський рахунок, дебіторську заборгованість, інвентар та кредиторську заборгованість.

Однак вам також потрібно ввести всю відсутню інформацію про пробний баланс у QuickBooks, щоб почати отримувати хороші звіти з QuickBooks і використовувати QuickBooks для надання фінансових даних у ваші податкові декларації.

Щоб записати решту початкового пробного балансу, ви реєструєте запис у журналі. У записі в журналі записується залишок пробного балансу для всіх інших ваших рахунків на дату конвертації або початку: рахунки, відмінні від ваших банківських рахунків, дебіторська заборгованість, кредиторська заборгованість та запаси.

Як простий приклад, щоб показати вам, як це працює, припустимо, що у вас є пробний баланс, показаний у таблиці. Зауважте, що залишок для банківського рахунку не реєструється, баланс не реєструється для рахунків до отримання (оскільки цей рахунок навіть не відображається в пробному балансі), а також залишки не записуються для інвентаризації чи кредиторської заборгованості (оскільки ці рахунки мають нульовий баланс на дату конвертації).

Пробний баланс

Для цілей цього прикладу (але не наступного) залишок готівки не є банківським рахунком, а насправді є готівкою: шухляда столу, наповнена дрібними номіналами, використані купюри з непослідовними серійними номерами.

На малюнку показано, як виглядає вікно «Зробити загальні записи в журналі», коли в ньому записується інформація про відсутній пробний баланс із таблиці. Після запису цієї записи в журналі пробний баланс є правильним на дату початку.

Якщо ви хочете спробувати це самостійно без додаткових інструкцій, виберіть команду Компанія→Зробити загальні записи в журналі. Коли QuickBooks відображає вікно Загальні записи журналу, використовуйте стовпці «Рахунок», «Дебет» і «Кредит», щоб записати запис у журналі.

Якщо ідея зробити запис у журналі страшенно лякає вас, ви можете опинитися в дедалі невдалому стані. Вам потрібно звикнути працювати з подвійною бухгалтерією, щоб налаштувати QuickBooks в інший час, ніж на початку року.

На жаль, це означає, що якщо ви налаштовуєте QuickBooks десь у середині року, ви повинні ввести загальну запис у журналі, щоб виправити дивацтва, які створює QuickBooks Setup. Якщо ви не знаєте, як працює подвійна бухгалтерія — якщо дебети та кредити — не ваші друзі — вам, мабуть, потрібна чиясь допомога.

Це не має бути великим проектом, якщо ви вирішите викликати свого CPA. Якщо вона прийде до вас в офіс, і якщо у вас є готовий для неї пробний баланс, їй знадобиться всього кілька хвилин, щоб ввести необхідну загальну запис у журналі. Можливо, ви можете купити їй смачний обід, і це зведе рахунки.

Напевно, вам не пощастить, щоб запис у журналі початкового пробного балансу був таким простим. Ймовірно, вам доведеться мати справу з банківським рахунком і залишками на рахунках на рахунках до отримання, кредиторської заборгованості або рахунках інвентаризації.

Припустимо, що у вас є пробні залишки, показані в цій таблиці. Зауважте, що в цьому прикладі (на відміну від попереднього) перший показаний рахунок — рахунок у 5000 доларів США — це банківський рахунок.

Пробний баланс

Ось складна частина запису цього пробного балансу. Вам не потрібно — повторюю, не потрібно — записувати всю цю інформацію про пробний баланс через запис у журналі. Оскільки банківський рахунок, дебіторська заборгованість, кредиторська заборгованість і запаси вже були записані, якщо ви додали інформацію про клієнта, постачальника, предмет і банківський рахунок під час процесу налаштування QuickBooks, вам просто потрібно ввести решту пробного балансу.

Оскільки ви не будете записувати весь пробний баланс, ваш запис у журналі не тільки не відповідатиме вашому фактичному пробному балансу, але й не буде балансувати. Тому, щоб зробити його балансом, ви підключаєте різницю до облікового запису, який QuickBooks надає саме для такого виду бухгалтерського божевілля: рахунок початкового балансу.