Як створити замовлення на покупку QuickBooks 2019

Замовлення на покупку QuickBooks служить простій цілі: воно повідомляє постачальнику, що ви хочете придбати якийсь елемент. Фактично замовлення на закупівлю є договором купівлі.

Багато малих підприємств не використовують замовлення на покупку. Але коли вони виростають до певного розміру, багато компаній вирішують використовувати їх, оскільки замовлення на покупку стають постійними записами товарів, які вони замовили. Більше того, використання замовлень на покупку часто формалізує процес закупівлі в компанії. Наприклад, ви можете вирішити, що ніхто у вашій фірмі не може купувати нічого, що коштує більше 100 доларів, якщо він чи вона не отримає замовлення на покупку. Якщо тільки ви можете оформляти замовлення на закупівлю, ви ефективно контролюєте закупівельну діяльність за допомогою цієї процедури.

Як створити справжнє замовлення на покупку QuickBooks

Щоб використовувати QuickBooks для створення замовлень на покупку, виконайте такі дії:

Повідомте QuickBooks, що ви хочете створити замовлення на покупку, вибравши Постачальники→Створити замовлення на покупку.

QuickBooks відображає показано вікно.

Якщо в меню «Постачальники» немає команди «Створити замовлення на покупку», QuickBooks не знає, що ви хочете створити замовлення на покупку.

Використовуйте спадний список Постачальник, щоб визначити постачальника, у якого ви хочете придбати товар.

У спадному списку «Постачальник» перелічено кожного з постачальників у вашому списку постачальників.

(Необов’язково) Класифікуйте покупку за допомогою спадного списку «Клас».

Зауважте, що ви не бачите спадного списку класів, якщо ви не ввімкнули відстеження класу.

(Необов’язково) Виберіть іншу адресу «Доставити до» зі спадного списку «Доставити до» у верхньому правому куті.

У спадному списку «Доставити» відображається список усіх ваших клієнтів, постачальників і співробітників. Ви змінюєте адресу відправлення, вибираючи одне з цих інших назв. Після того, як ви виберете запис зі списку Відправити, QuickBooks заповнює поле «Доставка» відповідною інформацією.

Підтвердьте дату замовлення на покупку.

Спочатку QuickBooks розміщує поточну системну дату в полі «Дата». Однак вам слід підтвердити, що дата, яку QuickBooks вводить як дату замовлення на покупку, правильна. Це дата контракту. Часто дата встановлює договірні умови, наприклад, кількість днів, протягом яких товар має бути відправлений.

Підтвердьте номер замовлення на покупку.

Номер замовлення на закупівлю, або номер замовлення, однозначно ідентифікує документ замовлення на закупівлю. QuickBooks послідовно нумерує замовлення на закупівлю для вас і розміщує відповідний номер у полі № замовлення. Здогадка, яку QuickBooks робить щодо правильного номера замовлення на покупку, зазвичай правильна. Якщо він неправильний, ви можете ввести номер для заміни.

Підтвердьте постачальника та інформацію про відправку.

Блок «Продавець» та «Блок «Відправити»» визначають постачальника, у якого ви купуєте товар, і адресу, на яку ви хочете, щоб постачальник відправив відправлення. Ця інформація має бути правильною, якщо ваш список постачальників оновлений і ви правильно використали розкривний список Відправити для визначення, якщо необхідно, альтернативної адреси Доставка.

Тим не менш, переконайтеся, що інформація, показана в цих двох адресних блоках, правильна. Якщо інформація невірна, звичайно, виправте її. Ви можете редагувати інформацію про блок адреси, вибравши неправильну інформацію, а потім повторно ввівши те, що має відображатися.

Опишіть кожен товар, який ви хочете замовити.

Ви використовуєте стовпці вікна Створення замовлень на покупку, щоб детально описати кожен елемент, який потрібно замовити в рамках покупки. Кожен елемент йде у свій рядок. Щоб описати товар, який ви хочете придбати у постачальника, ви надаєте наведену нижче інформацію:

• Товар: у стовпці «Пункт» записується унікальний номер товару, який ви хочете придбати. Пам’ятайте, що елементи потрібно ввести або описати в списку елементів. Головне, що потрібно знати про список позицій, — це те, що все, що ви хочете відобразити в рахунку-фактурі — або, якщо на те, у замовленні на покупку — має бути описано у файлі товару.

• Опис: у стовпці Опис ви описуєте вибраний елемент. Ви також можете відредагувати поле Опис, щоб воно було зрозуміло для клієнтів або постачальників.

• Кількість: у стовпці «Кількість» вказується необхідна кількість товару. Очевидно, ви вводите необхідну кількість елементів у цьому полі.

• Ставка: у стовпці «Ставка» вказується ціна за одиницю або ставка за одиницю товару. Зверніть увагу, що QuickBooks використовує різні мітки для цього стовпця залежно від типу компанії, яку ви налаштували.

• Клієнт: стовпець Клієнт визначає клієнта, для якого купується товар.

• Клас: у стовпці «Клас» ви класифікуєте елементи замовлення на покупку на рівні позиції, а не на рівні замовлення на купівлю. Зауважте, що ви не побачите цей стовпець, якщо не ввімкнули відстеження класу.

• Сума: у стовпці "Сума" вказано загальну суму витрат на елемент. QuickBooks обчислює суму за вас, помножуючи кількість на курс (або ціну). Ви можете редагувати суму стовпця. У цьому випадку QuickBooks коригує ставку (або ціну) таким чином, щоб коефіцієнт помноження кількості завжди дорівнював сумі.

Ви вводите опис кожного елемента, який має бути включено в замовлення на покупку. Це означає, наприклад, що якщо ви хочете замовити шість позицій у постачальника, ваше замовлення на покупку має містити шість рядків інформації.

Роздрукуйте замовлення на покупку.

Метою запису замовлення на покупку в QuickBooks є створення офіційного запису покупки. Ви майже завжди хочете передати це замовлення на покупку постачальнику. Замовлення на покупку повідомляє постачальнику саме те, що ви хочете придбати, і ціну, яку ви готові заплатити.

Щоб роздрукувати замовлення на покупку, ви можете натиснути кнопку Друк. Ви також можете друкувати замовлення пакетом пізніше, якщо під час створення замовлень на купівлю встановити прапорець «Друкувати пізніше» (доступний на вкладці «Основна»), зберегти всі замовлення на покупку, які потрібно надрукувати пізніше, а потім виберіть «Файл». Команда «Друк форм» → «Замовлення на покупку».

Збережіть замовлення на покупку.

Щоб зберегти замовлення на покупку, натисніть кнопку «Зберегти та закрити» або кнопку «Зберегти та створити». Якщо натиснути кнопку «Зберегти та створити», QuickBooks збереже це замовлення та знову відобразить порожню версію вікна «Створення замовлень на покупку», щоб ви могли записати інше замовлення на покупку.

Поради та підказки щодо замовлення в QuickBooks 2019

Ось ще кілька важливих спостережень:

• Не кожна покупка заслуговує на замовлення. Якщо ви не звикли працювати із замовленнями на покупку, легко переборщити, коли ви почнете використовувати цей зручний інструмент. Проте пам’ятайте, що не всі покупки виправдовують замовлення (див. наступний пункт).
• Використовуйте замовлення на покупку для керування покупками. Зазвичай підприємства використовують замовлення на закупівлю як спосіб контролю та документування закупівель. Насправді, багато покупок насправді не вимагають замовлення на покупку. Суми, які ви погодилися придбати, які задокументовані через стандартні контракти — наприклад, рахунки від телефонної компанії, газової компанії та вашого орендодавця — очевидно, не потребують замовлення на покупку. Крім того, для скромних покупок, таких як канцелярські товари, часто не потрібні замовлення. Вам безумовно потрібен спосіб контролювати ці витрати, але замовлення на покупку, ймовірно, не підходять.
• Розглянемо інші, додаткові інструменти контролю. Інші засоби контролю за бюджетом, такі як «схвалення керівником» або простий бюджет, часто працюють так само добре.