Як створити замовлення на покупку в QuickBooks 2010

Ви можете використовувати QuickBooks для створення замовлення на покупку для вашого бізнесу. Замовлення на покупку повідомляє постачальнику, що ви хочете придбати якийсь елемент. Фактично замовлення на закупівлю є договором купівлі.

1 Виберіть Постачальники→Створити замовлення на покупку.

QuickBooks відображає вікно Створення замовлень на покупку.

2У спадному списку Постачальник виберіть постачальника, у якого ви хочете придбати товар.

Розкривний список Постачальників містить кожного з постачальників у вашому списку постачальників.

3 (Необов'язково) Класифікуйте покупку за допомогою спадного списку Клас.

Ви можете використовувати класи, щоб визначити, до якої частини вашого бізнесу відноситься покупка.

4 (Необов’язково) Змініть адресу, вибравши назву зі спадного списку Доставка.

У спадному списку «Доставити» відображається список усіх ваших клієнтів, постачальників і співробітників. Після того, як ви виберете запис зі списку Відправити, QuickBooks заповнює поле «Доставка» відповідною інформацією.

5 Підтвердьте дату замовлення на покупку.

Спочатку QuickBooks поміщає поточну системну дату в поле «Дата». Однак вам слід підтвердити, що дата, яку QuickBooks вводить як дата замовлення на покупку, правильна.

6 Підтвердьте номер замовлення на покупку.

Номер замовлення на купівлю, або номер замовлення, однозначно ідентифікує документ замовлення на купівлю. QuickBooks послідовно нумерує замовлення на покупку для вас і розміщує відповідний номер у полі № замовлення. Здогадка, яку QuickBooks робить щодо правильного номера замовлення на покупку, зазвичай правильна. Якщо він неправильний, ви можете ввести номер для заміни.

7 Підтвердьте постачальника та відправте інформацію.

Блок «Продавець» та «Блок «Відправити»» визначають постачальника, у якого ви купуєте товар, і адресу, на яку ви хочете, щоб постачальник відправив відправлення. Якщо інформація невірна, звичайно, виправте її. Ви можете редагувати інформацію про блок адрес, вибравши неправильну інформацію, а потім повторно ввівши те, що має бути показано.

8У стовпці Товар запишіть унікальний номер товару, який ви хочете придбати.

Пам’ятайте, що елементи мають бути введені або описані в списку предметів. Головне, що потрібно знати про список позицій, — це те, що все, що ви хочете відобразити в рахунку-фактурі — або, якщо на те пішло, у замовленні на покупку — має бути описано у файлі товару.

9У стовпці «Опис» введіть деякі дані щодо вибраного елемента.

Ви також можете відредагувати поле Опис, щоб воно було зрозуміло для клієнтів або постачальників.

10 Вкажіть потрібну кількість товару в стовпці Кількість.

Очевидно, ви вводите номер цього конкретного елемента, який вам потрібно.

11У стовпці «Тариф» введіть ціну за одиницю або ставку за одиницю товару.

QuickBooks використовує різні мітки для цього стовпця залежно від типу компанії, яку ви налаштували.

12 Введіть ім'я клієнта в стовпець Клієнт.

У цій формі клієнтом є особа, для якої купується товар.

13 (Необов’язково) У стовпці «Сума» відкоригуйте загальну суму витрат на елемент.

QuickBooks обчислює для вас значення Суми, помножуючи кількість на курс (або ціну). Якщо ви відрегулюєте цю загальну суму, QuickBooks коригує ставку (або ціну) таким чином, щоб ставка "кількість помножена" завжди дорівнювала сумі.

14У стовпці «Клас» класифікуйте елементи замовлення на покупку на рівні позиції, а не на рівні замовлення на купівлю.

Ви вводите опис кожного елемента, який має бути включено в замовлення на покупку. Наприклад, якщо ви хочете замовити шість позицій у постачальника, ваше замовлення на покупку має містити шість рядків інформації.

15 Натисніть кнопку Друк, щоб надрукувати замовлення на покупку.

Ви також можете друкувати замовлення на покупку пізніше в пакеті; для цього збережіть усі замовлення на покупку, які потрібно створити, а потім виберіть Файл→Друк форм→Замовлення на покупку.

16 Натисніть кнопку «Зберегти та закрити» або кнопку «Зберегти та створити».

Якщо натиснути кнопку «Зберегти та створити», QuickBooks збереже це замовлення та знову відобразить порожню версію вікна «Створення замовлень на покупку», щоб ви могли записати інше замовлення на покупку.