Як створити бухгалтерську копію файлів даних у QuickBooks 2011

QuickBooks полегшує бухгалтерам роботу з файлами даних клієнтів. Ви можете попросити клієнта використовувати функцію копіювання бухгалтера в QuickBooks і просто надіслати вам електронною поштою або поштою копію файлу даних QuickBooks. Потім ви можете переглянути копію файлу даних цього бухгалтера, внести необхідні виправлення або зміни, а потім надіслати зміни клієнту для внесення. Клієнт може потім легко імпортувати ці зміни у свій існуючий файл QuickBooks і продовжити своїм веселим шляхом. Досить акуратно, правда?

Ваш клієнт створює бухгалтерську копію файлу даних QuickBooks, використовуючи свою версію QuickBooks і справжній файл даних. На щастя, процес дуже простий. Ось що потрібно зробити вашому клієнту:

Виберіть Файл→ Копія бухгалтера→ Діяльність клієнта→ Зберегти файл.

QuickBooks спочатку відображає повідомлення із запитом клієнта, чи хоче він того

• An бухгалтер ' s копія файлу.

• Портативний або резервна копія файлу.

Ви також можете створити копію бухгалтера, вибравши «Файл»→ «Створити копію», а потім натиснувши кнопку «Копія бухгалтера».

Портативний файл є реальною, живою копії файлу QuickBooks даних , який був злегка хрустів за розміром , так що легше пересуватися (наприклад, по електронній пошті файл як вкладення). Резервний файл резервної копії, другий примірник QuickBooks файл створюється (зазвичай) , тому у вас є копія файлу даних QuickBooks у разі що - то погане трапляється з початковим QuickBooks файлу даних.

Виберіть «Копія бухгалтера», а потім натисніть «Далі», щоб продовжити.

Вкажіть дату поділу.

Операції, які припали до цієї дати, можна редагувати лише всередині бухгалтерської копії. Операції, які випадають після цих даних, можна редагувати як у копії бухгалтера, так і в копії клієнта.

Натисніть Далі, щоб продовжити.

З’являється ще одне повідомлення, яке повідомляє клієнту, що QuickBooks має закрити всі вікна, щоб створити копію бухгалтера. QuickBooks також може вказати клієнту вставити диск.

Натисніть кнопку OK і вставте диск (якщо необхідно).

QuickBooks відображає діалогове вікно Зберегти копію бухгалтера.

Назвіть бухгалтерську копію та виберіть, де її потрібно зберегти.

Клієнт повинен запам’ятати, де зберігається копія файлу бухгалтера. Цей файл надається бухгалтеру — електронною поштою, равликом або зберігається на диску — для того, щоб бухгалтер міг ним користуватися.

Натисніть Зберегти.

Потім клієнт повинен отримати цей файл даних.

Ваш постачальник послуг електронної пошти може обмежити розмір вкладень (включаючи файли QuickBooks), які ви можете надсилати або отримувати електронною поштою. Якщо розмір шкодить, ви можете завантажити файл QuickBooks на веб-сайт Intuit, вибравши Файл→ Копія бухгалтера→ Діяльність клієнта→ Надіслати бухгалтеру. Потім Intuit надсилає вам повідомлення з посиланням, яке можна натиснути, за допомогою якого можна отримати файл.

Очевидно, що це може бути не ваш клієнт, який робить ці кроки; можливо, вам доведеться виконати брудну роботу. Однак у будь-якому випадку процес працює саме так. Зауважте, однак, що економія в реальному часі для бухгалтера та економія витрат для клієнта відбувається, коли ви можете змусити клієнта вибрати команду та працювати з діалоговим вікном. Потім ви можете стягувати платний час за фактичну роботу з даними QuickBooks, а не возитися з файлом.